职场写作,当我们写邮件、报告和方案时,明确了符合SPA原则的标题,用SCQA形式设计了序言之后,接下来就到了核心内容的展开环节。
许多人在写作时,面对一个明确的主题常常不知所措,要么没有思路,不知道该写些什么;要么天马行空,写一些不切实际的想法;要么不知道如何将主题展开成一篇系统的、有条理的文章。
出现这些问题,一个重要原因就是没有建立起写作框架,没有进行写作前的构思。
如果写作无规划,缺少逻辑,想到哪里写到哪里,最终结果可能是洋洋洒洒写了很多,却难以清晰、全面及准确地表达出核心思想,甚至会让读者看完之后不知所云。
因此,我们要建立一个结构框架,让文章内容在这个框架内展开,从而避免混乱现象的出现。
一、结构化思维
在工作中,我们经常会接收和传递信息,不管是口头传递,还是书面表达,都必须做到快速、清晰、有效,这就需要我们必须在短时间内迅速整理自己的思路,将各类信息和素材组织起来,形成一个有机的整体。
在众多方法当中,2W1H思维框架无疑是一个最直接、简单、快速、有效的方法。这里的2W1H,是指WHAT(是什么),WHY(为什么),HOW(如何做)。
在日常工作中,有人遇到事情时经常会问三个问题,即是什么、为什么和怎么做,这就是典型的2W1H思维框架。
在2W1H框架之下,针对不同的需求重点,我们可以设计两种展开内容的方式,即并列式和层进式。
二、并列式
并列式主要用于描述说明。当我们向他人描述、说明某件事情或某个事物时,就可以采用并列式。
比如我们向领导汇报工作,告诉他我们现在正做什么工作,为什么这样做,怎样做;我们向客户介绍某个产品,告诉客户产品有什么特点,能解决什么问题,为什么要设计这个产品,如何帮助客户解决难题等。
这些场景,核心部分都是在“回答”对方的三个问题,即“是什么—为什么—怎么做”,这就是我们所说的“并列式”。
并列式让我们将重点信息置于对方关心的三个核心问题的框架下。一方面可以快速整理大脑的思路,将原本散乱的信息分别归整到三个问题之下;另一方面对方也可以有效抓住重点,极大提高沟通效率。
在“并列式”中,WHAT、WHY、HOW三者之间顺序并不是固定不变,我们可以根据实际情况进行相应调整,也可以根据对方的实际情况以及不同的环境场合,有选择性地放弃某方面的内容,或者调整内容的深入度,也不一定每次都需要从三个方面展开。
三、层进式
层进式主要用于澄清问题。身在职场,每天都会面临各种各样的问题,需要我们不断分析和解决,这也是我们每天最做的重要工作。
沟通问题一般采用“什么问题→什么原因→如何解决”的“套路”,即2W1H的思维框架,这是人们已经约定俗成的,也符合人们的思维习惯。提出问题→分析问题→解决问题,就是“层进式”思维的最好体现。
“层进式”模式的格式是固定的,有明确的先后顺序。一定是先发现问题,然后才是分析问题和解决问题。“层进式”具有很强的说服力,通常会应用于广告中,用以说服消费者购买某个产品。
在实际运用“层进式”模式时,应该先绘制结构图,使现象、原因和解决方案能够一一对应,这样才能不至于发现混乱现象
无论是“并列式”还是“层进式”,其本质都是用2W1H的思维框架对自己的思路进行梳理。当然这也只是针对于简单的场景。对于一些更复杂的场景,可能就要使用5W2H的框架,全面覆盖七个方向的问题。
在实际工作中,可以根据环境的需要,所描述的内容和最终的目标,灵活运用“层进式”和“并列式”中的任何一种。
需要注意的是,展开方式只是为内容服务的,不要为了套用而套用,只有选择合适的方式,才能更好地传达内容的核心思想。
展开主题的方式有很多种,但这两种却是非常实用且易于操作的。无论是“层进式”还是“并列式”,其本质都是2W1H模型下的思维方式,是典型的“模型思维”。
思维应该凌驾于工具之上,不能被工具所左右。在实际工作中,我们可以根据需要将“2W1H”替换为其他任何类型的模型。
人的思维大多经历这样的过程,一开始思维水平有限,视角单一,只能看到事物的表面,思维处于零散混乱的状态;经过训练之后,能够从多个维度看待事物,而且可以将不同类型的事物关联起来,寻找到其中的规律,思维也变得更加清晰,富有条理;最后,思维水平达到一定高度,能够透过现象看到本质,突破自我的界限。
因此,经过思维的不断训练和发展,我们的思维方式就可以实现不断蜕变,最终越来越成熟。
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