工作十多年以来，经常处于这种状态：要关注的事项很多，会担心有所遗漏，不停在头脑中萦绕而挥之不去；忘了自己的目的地，蔓生出的枝节不知不觉占据了相当多的时间；要完成的项目没有头绪，没有清晰的地图；生活琐事偶尔也冒出来弄得自己手忙脚乱。2008年，一个偶然的机会，我知道了GTD，在网上找来了中文版的word文件，一个周末在二楼的出租屋里，很忘我的开始读起来。作者说：“写作本书的宗旨在于：帮助你在任何必要的时候，都能达到高效和放松的境界。”用我的说法就是，在做事、产出的时候能够很快、频繁的进入心流，而事后能够真正放下、放松。这正是我追求的境界。

然而过去很多年，我没有很好的执行GTD书中所讲的方法，工作、生活状态一如既往。今年年初，在我关注的一个GTD牛人“毒龙”的博客上，看到他的2017年计划，对比自己一年年没有目标，很是感慨，力求在今年有所突破，于是列了几项任务，学会并切实执行GTD便是其中之一。参照毒龙的做法，我打算在这个阶段先对自己的GTD执行情况做一个总结、分享，虽然自知还很不成熟，但在今后写三年、五年GTD管理经验的时候就有一个对照了。

GTD的有五个关键的环节，分别是收集(collect)、处理(process)、整理(organize)、回顾(review)、执行(do)。下面我将我目前是如何执行这五个环节作一个总结。

收集环节

收集环节的要求是everything, outside your brain.做过一次彻底的收集之后，我日常收集的主要工具是苹果手机和windows操作系统的icloud提醒事项。苹果手机上的收集工具是omnifocus软件，现在通常都是手机不离身的，所以基本可以做到随时收集。但是在公司里，一方面工作中的任务有时有较多文字信息需要备注，手机打字比较慢，从windows（因为我的办公环境只能用单位配备的windows电脑）复制拷贝到手机上的omnifocus软件也比较繁琐，同时也为了避免拿起手机而出现一些干扰，例如微信之类。因此我自己摸索出了一个办法：在omnifocus的设置里，有一个“捕捉”选项，它的功能是可以将苹果手机系统的“提醒事项”内容捕捉到omnifocus的收件箱，指定某个提醒事项的清单（我的是名称为OF的提醒事项清单）捕捉到omnifocus的收件箱即可。因此我每天开始工作时的一个惯例环节，就是打开icloud的“提醒事项”。日常工作中，我常常将电话、邮件、公司内部即时通信软件产生的待办事项加入到这个OF提醒事项清单中。

处理环节

和毒龙一样，目前我不能将process和organize两个环节区分开来。process环节，在GTD原版书的标题是“PROCESS:GETTING 'IN' TO EMPTY”中文翻译为“处理阶段：清空工作篮”，而organize 环节的标题是“seting up the right buckets”，中文翻译为 “组织整理：建立好清单”。在process环节，要回答如下几个问题（下文的它都是上一步骤搜集得到的事项）：它是什么？也就是说，对邮件、电话等输入环节的信息进行澄清、提炼、具体化；是否需要采取行动？因为有些输入是无法采取行动的，包括：a垃圾——无用的信息直接删掉，b参考资料，c现在不具备条件、但将来可能有价值的想法；如果上一个问题的答案是“可以执行”，就需要回答下一步行动是什么？这个问题非常重要。在一个行业呆了多年的老手，通常是凭直觉、潜意识在做事，当任务出现的时候没有经过事前的澄清、提炼、具体化的步骤，很可能就是简单的重复以往做过的事情，也就谈不上做一次新一次。另外一方面，面对一项或是艰难、或是繁琐而有抵触情绪的工作时无从下手，那么可以自问自答这个问题——下一步行动是什么，这往往是一个突破口。

在搞清楚下一步行动是什么之后，需要进一步分析属于以下三类中的哪一类：a 是两分钟之内，并且是自己负责的事项，那就立即处理掉，不要拖延；b如果多于两分钟，那就延迟处理（defer），设定好延迟的时间也就是打算什么时候开始做这个事情；c如果自己并不是完成这个事项的最佳人选，那么就指派给最合适的人。至此，process对的环节就完成了。设定延迟的时间，就是指定一个将来的时间，自己初步判断可以开始这件事情的时间。指派给合适的人，

process环节，可以在每天早上做，目标是清空工作蓝。

处理环节是GTD流程图的下图中粗框线表示的部分：

组织环节

在organize环节，有8个bucket，将上一步骤的成果放到对应的bucket中去即可，这8个bucket即构成了你的GTD系统的全部。8项bucket分别为8个清单：不可执行类中的a项 垃圾（无清单，直接删掉）、b项“参考资料”清单、“将来\也许”清单；可执行分类中有项目清单（仅列出项目的名称）、“项目支持资料”清单、记录在日程表中的行动和信息、"下一步行动"清单、“等待”清单。记住：清单仅仅是一个目录，它帮助你跟踪正在进行的事情，并让你在回顾的时候有依据和参照。因此，我理解，清单系统是否完善即标志着GTD系统是否完善。下面，我将分别阐述我的各个清单系统是如何做的。

"下一步行动"清单

"下一步行动"清单，也就是ASAP行动清单。我参照oceangirls的方法，定制了两个透视，一个是聚焦工作的，一个是聚焦生活的，主要的判断条件是available，这两个透视就是我的ASAP行动清单。这个清单的条目数量会非常庞大，对其进行有效管理的方式是进行情景分类。书中给出的几个基本的情景分类：电话、在电脑旁、外出事宜、在办公室、在家、议事对象（原文翻译是议事日程，我觉得费解、不准确）、阅读/回顾。我自己的Omnifocus情景分类大类是：office，calls，errand，waiting for，agenda，home，iphone在手、evernote inbox或书（包括kindle书和纸质书）。我的分类基本与书中分类相符。我在办公室时，通常就是在电脑旁，因此我不必要单独分出“在电脑旁”的分类。而目前智能手机的功能非常强大，可以进行网上购物、碎片阅读、整理omnifocus、记账等，因此iphone在手是非常有必要存在的一个情景分类，当然这也是界限不清的一个分类，我暂时还没有想清楚如何解决这个界限不清的办法。对书中所说的阅读/回顾，实际上是指超过2分钟的阅读，而且不是碎片化阅读，我理解是有目的性的学习、输入性阅读，这类阅读最好做笔记，要有或长或短的输出。一般我用kindle书和纸质书来完成有计划的阅读，当在网上看到一些高质量的长文而暂时不打算仔细阅读时，会用浏览器的evernote工具剪藏到我的evernote的inbox中。对微信公众号的好文，我用微信的发送到kindle的功能。偶尔也有电子邮件内容较复杂，需要单独找个时间来进行阅读的。今后在剪藏文章到evernote inbox、微信公众号的好文发送到kindle时，还需要在omnifocus里做一个登记，这样可以对收集的文章进行一个筛选，筛选出哪些是需要进一步仔细提炼的。

“项目”清单

书中说，项目清单不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成项目的目录。项目清单自然可以在omnifocus的“项目”快捷方式中查看。另外，我将本月要完成的项目清单列在workflowy的“本月目标”中。

项目辅助资料

书中说，项目辅助资料不是project actions，不是project reminders。他们只是支持你的这个项目所需的资源而已。我目前对这个清单的重要性没有体会到，直到这次写这个总结的时候才意识到竟然有这样一个“清单”。因此，对于搜集到的项目辅助资料，是需要列一个目录也就是清单的。这个清单，我认为用workflowy更适合做。但是存在一个问题，就是每当一条项目辅助资料进入到我的资料系统时，我除了归类保存之外，还需要做一个登记，会花掉大量的时间，也是没有必要的。因此，我决定凭直觉登记，对那些反常的、需要特别提醒的项目辅助资料进行登记。另外，我的foxmail系统中，是按照工程项目名称进行分类的，通常在收到邮件并初步阅读的第一时间，会归类到它所属的foxmail工程项目名称文件夹下，而对于邮件主题不明确的邮件我会在foxmail的这条邮件写上备注。

“参考资料”清单

“参考资料”清单，需要你有一个完善的、界限清晰的归档系统，它是我的个人“图书馆”。我在电脑里有一个名为“参考资料”的文件夹，但是文件夹的子文件夹的界限不够清晰，需要重新规整，目标是我不借用everything之类的搜索工具时可以较快的锁定我需要的参考资料所在的子文件夹。现在我在workflowy中对文件夹的目录进行了初步的规整，还没有腾出时间来规整。另外，我用全能名片王，对收集到的名片进行扫描输入。

“将来\也许”清单

我在Omnifocus里建立了“someday/maybe”的文件夹，这里是我的“将来\也许”清单主要的归属地。这个清单是供将来不定期重新评估是否具备条件、具备可行性的。“someday/maybe”的文件夹的子文件夹有“life ideas”和“创业ideas”。目前我对这个清单的管理比较欠缺，很薄弱，点子不少，也就是常说的ideas are cheap。

综上，我理解，organize环节，其实是属于建立系统、打基础这样的性质。一旦你的8个（其实是7个，第一类垃圾不需要建立）buckets都建立了，日常并不需要在organize上花太多的时间。当你对inbox中的条目进行处理process环节之后，其结果就是这些条目按照你的bucket的规则自动到各个bucket里去了。

组织环节是GTD流程图的下图中粗框线表示的部分：

review环节

THE PURPOSE OF this whole method of workflow management is not to  let your brain  become  lax,  but  rather  to  enable  it  to  move toward more elegant and productive activity. In order to earn that freedom, however, your brain must engage on some consistent basis  with  all  your  commitments  and  activities.  You  must  be assured that you're doing what you need to be doing, and that it's OK to be not doing what you're not doing. Reviewing your system on a regular basis and keeping it current and functional are pre­ requisites for that kind of control.

it should trigger consistent and appropriate evaluation of your life and work at several horizons.

A real review process will lead to enhanced and proactive new thinking in key areas of your life and work. Such think­ing  emerges  from both  focused  concentration  and  serendipi­tous brainstorming, which  will be triggered  and  galvanized by a consistent personal review of your inventory of actions and projects.

review环节，在GTD原版书的标题是“review:keep your system functional”.为什么要将review放在do的前面？最初我是很不理解的，一般的闭环管理流程，都是先做，然后回顾、评估。然而很多GTD的实践达人一般也是这么处理的，每天早上都会有一个review的环节：检查自己的日历，看下inbox，检查一下等待的人有没有反馈信息需要处理。我理解，这里有一个很重要的想法，如果把人生比作一次旅行，每天每个月每年的各个时间点，每次出发之前，可以问自己两个问题：我现在在人生地图上的何处，我要去往何处？这也是主动工作、主动生活和被动的让外部环境牵着并作出反应的重要区别。这也是我目前很欠缺的环节，必须予以执行，否则肯定难以做到对自己的GTD系统的信任。最初，我按照书中给出的建议是，一周回顾一次，回顾时间建议为周五下午，这个时间对于我的工作来说肯定是不现实的，我决定定在周日的晚上，时间限制在40分钟以内。实际上，这个review ，参照上面原文的含义，是时时刻刻在进行，也就是说do之前务必要抬头看路，而不能埋头拉车。

当你主动、有规律的回头看（review）的时候，一些耀眼的想法可能会冒出来，因此review环节，还具有让你产生创新思维的功能。

There are two major issues that need to be handled at this point:

•What do you look at in all this, and when?

•What do you need to do, and how often, to ensure that all of it works as a consistent system, freeing you to think and manage at a higher level?

A few seconds a day is usually all you need for review,as long as you'relooking at the right things at the right time.

People  often  ask  me,  "How  much  time  do  you spend  looking  at  your  system?"  My  answer  is  simply, "As  much  time  as  I  need  to  to  feel  comfortable  about what  I'm  doing."  In  actuality  it's  an accumulation  of two seconds here, three seconds there. What most people don't realize is that my lists are in one sense my office. Just as you might have Post-its and stacks of phone slips at your workstation, so do I on my "Next Actions" lists. Assuming that you've completely collected, processed, and organized your stuff, you'll most likely take only a few brief moments here and there to access your system for dayto-day reminders.

人们经常问我：“你花多少时间来回顾检查你的系统？”我的回答是：“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”在现实生活中，常常是几秒几秒的时间堆积起来的。然而大多数人并没有意识到，从某种意义上来说，我的行动清单就是我的办公室。这如同你的工作台上放着即时贴和电话留言本一样，我的“下一步行动”清单的情况也是这样。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤，这时你很可能只需要在这里或者那里花上几分钟回顾一下你的系统，搜索每天的提示信息。

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。

Review，一般都翻译为回顾。但我认为原文中，可以分为两类，日常的review和每周review。对于日常review，我认为翻译为“查阅”更为贴切；对每周review，用“回顾”是没有问题的。

日常review哪些项目呢？

答案是日程表和Action Lists。

After you review all your day- and time-specific commitments and handle whatever you need to about them, your next most fre­quent area for eview will be the lists of all the actions you could possibly do in your current context. You need to feel confident that you're not missing anything critical.

The Right Review in the Right Context

When you and your spouse are decompressing at the end of the day,and you want to be sure you'll take care of the "business" the two of you manage together about home and family, you'll want to look at your accumulated agendas for him or her. On the other hand, if your boss pops in for a face-to-face conversation about  current realities and priorities, it will be highly functional for you to have your "Projects" list up to date and your "Agenda" list for him or her right at hand.

作者举例的两个经典案例，很有用，和自己配偶要讨论的问题（不方便在电话中讨论的），以及要和自己领导汇报的问题。

更新你的系统——每周检查回顾

假如通过这些努力，你能够达到那种“心静如水”、一切尽在掌控的状态，那么更新你的系统，就是要让你能够持续的保持这种状态，保持这种平衡。有一个事实，我们必须面对，不能理想化、不能将自己超人化，那就是每天新增加的任务必然比你处理掉的任务多。而我们总是拒绝承认这一点，认为自己还不够优秀、效率不够高，拼命的追赶时间，从而迷失了自己的方向，丢掉了对生活的主动权；而每周回顾，就是让你重新掌握主动权，重新让重要的事回到你的视野。因此，必需站在更高的角度、更大的格局上，对不重要的事说NO，懂得放弃。这也是我的“摆渡人”告诉我的，要主动展现自己的不完美。

每周回顾执行了GTD环节的前4项：收集、处理、整理、回顾。以下是需要用这4个环节处理的对象：

Losse Papers

碎纸片，在办公室我用专门的一个文件夹和一个拉链带来保管，A4幅面的就夹在文件夹中，其他临时作草稿的碎纸片、收集到的名片等非标准A4幅面的放在拉链带中。每周清理一次。

Process your notes（Organize 环节的bucket之 1，参考性资料）

我的笔记目前主要包括：a）纸质的工作会议用笔记本，我用了一个塑料分页，将开完会后没有整理到印象笔记作为参考文件、提炼出需要行动的信息到OF系统中的会议笔记用分页隔开。b）印象笔记的inbox笔记本。c)icloud提醒事项中的几个列表。 

Previous Calendar Data， Upcoming Calendar（Organize 环节的bucket之 2）

搜索一下过往的日程中，是否有事情未处理。

对将来的日程（我通常看一个月以内的）浏览一遍，目的是心中有数、妥善安排。

Empty your Brain

把大脑中的一切都写下来，再次清空大脑。平常我想到什么事情，一般都会在前文列举的几个收集工具中写下来，应该来说在这个每周回顾的环节没有太多需要从大脑里清空的东西。

Review "Projects" (and Larger Outcome) lists（Organize 环节的bucket之 3）

确认、评估各个项目的最新进展、目标和成果，从而确保所有在进行中的项目了然于胸。

Review "Next actions" list （Organize 环节的bucket之 4）

将已完成、而未标记为”已完成“的action状态修改为”已完成“，检查next action list中的提示信息是否需要更新、更正。

Review "Waiting for "list （Organize 环节的bucket之 5）

核查”waiting for “list，有些交给他人处理的事情可能已经有了处理结果，这种情况下很可能产生新的next action，将其记录下来，并进行process和organize的步骤。

Review "someday/maybe "list（Organize 环节的bucket之 6）

对我来说，主要是OF系统的someday/maybe文件夹。有些事情可能非常重要了，应该提上日程了。当然，还需要删除一些你不再感兴趣的事项了，可以是删除，或者放到一个单独的存档文件夹。删除、存档也很重要，否则这个文件夹的内容会越来越多，反而会使你有压力感，最终留下的才是精华。

DO环节

执行阶段的原则是，选择最合适的行动。作者说，该如何根据各种情况来选择最合适的行动呢？答案很简单，相信你的感觉，或者说相信你的本能反应，你的直觉。有3个评估方法，对行动进行决策：确定某一时刻行动的四标准法；评估每日工作的三分类法；总体检视工作的六层次法。这三个评估方法的视角越来越高。

四标准法

四标准法，是依据情景、有多少时间、有多少精力、重要性。情景的设置前面已经交代。而时间，我现在的感觉精度比较差，预估半个小时完成的工作通常需要1~2个小时，我在omnifocus里目前一般也不填写预估时间。这也从一个方面反映对工作的分解还很不够，如果分解足够细致，对每一个步骤的时间把握会更准确一些。目前项目分解我是在workflowy里完成，效果还比较好。另外，我已坚持用时间记录软件atimelogger记录自己的时间花费，已经坚持了2个月，只是对记录的结果、输出报告的分析和利用还有待加强。精力的多少，我在情景分类中也设置了精力比较差的时候的情景：office情景中的chores time，home情景中的brain dead都是代表精力比较差的情况；而office情景中的番茄钟时间和Home情景中的high energy，是精力比较旺盛的时候。不知道这种分类是否恰当，家中的情景分类用的太少，因为在家里可以自由支配的时间确实太少，单位加班时间较多。而对重要性的分类，则要提到下面的两种分类方法。

评估每日工作的三分类法

日常工作可以分为三类：执行事先安排好的工作doing predefined work；处理突发事件doing work as it shows up；安排自己的工作defining your work。人们更倾向于意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾以及评估那些并不明了的工作，不是按部就班去处理自己的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。然而，当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时，你的焦虑情绪就会不断增加。只有在你清楚的直到所有你“应该执行却尚未执行”的工作时，这种焦虑才不会继续困扰你。这就要求对工作篮进行定期处理以明确你的工作，并且坚持定期全面回顾包含了所有预订工作的各类清单。如果你能根据情况有意识的放弃事先已经确定的工作，转而去应对那些突发事件，这是一个更高的水平，虽然同样是优先处理了突发事件。

回顾检查的6个层次

1、5万英尺以上：生活

2、4万英尺：3~5年的计划

3、3万英尺：1~2年的目标

4、2万英尺：责任范围

5、1万英尺：当前的工作

6、跑道：目前的行动

我现在每天开始工作之前，都会按照我规定的流程要求，先将今天要做的事情列入番茄土豆软件的任务清单中。在列入的时候，还应更多的考虑上面所讲的三个分类、6个层次的要求。

另外，在执行的时候，我目前用番茄工作法。为了提高自己的专注力，减少忘记自己在做什么事情的状况发生，我会在屏幕上用电子便笺ANOTE写上当下的番茄任务是什么。

总结

以上，是我对5个环节的初步总结。总体来讲，5个环节只执行了一多半。review环节亟需加强，do环节还需要多多理解6个层次，努力推进三个分类中的第一项和第三项，减少自己处理突发时间的频率和时间。