我的时间管理术

作者: 闲者时间_王掌柜 | 来源:发表于2017-02-16 10:47 被阅读593次

    前言

    我在上一篇文章《 器物与我-2016我的数字生活 》中分享了自己16年在数字生活中的一些所想所得,文章发布后,就有人问我是如何做时间管理的,本来想简单回答一下,后来想干脆写一篇文章分享一下自己的时间管理术,于是就有了今天的文章

    我们为什么要做时间管理

    在聊具体的之前,我想先提一个问题我们为什么要做时间管理

    这个问题其实很简单,首先假设各位和我一样都是普通人,如果我们还想成为优秀的人,我们该怎么办呢

    首先看一看我们和优秀的人还有哪些差距,找到差距,然后我们如何追赶呢?

    我们和哪些优秀的人,起点已经不同了,唯一相同的就是时间,时间对我们每个人都是公平的,所以如果在时间的跑到上,如果我们能够领先的话,或许我们有追赶上优秀的人的机会

    就像是一场和高手对决的篮球比赛,到了第四节,我们还落后20分,如果此时放弃,我们将一败涂地,最终会以20分以上的分差结束比赛,那么我们如何在最后一节翻盘,追上比分甚至超越对手,一举夺冠呢。这个时候就要求我们必须每一回合都得进球,可是如果我们进一球,对手也能进一球呢,我们依然是没有机会,这个时候,我们就要争取投三分球,每个回合我们会多得到一分,这样一分分积累,我们就有了翻盘的希望,最终也许会反败为胜

    时间管理术就像在追分环节投入的三分球,能够帮助我们一点点的积累,最终实现翻盘的可能

    我为什么成为了工具控

    还得多唠叨两句,很多人说我是一个工具控,其实我也认为自己是一个工具控,因为我认为好的工具会给我们带来事半功倍的效果,从而帮我们节省很多时间

    我的手机上装有N屏APP,N>10,当然大部分软件我不经常使用,那么为什么我要装这么多软件呢

    这还要从我刚接触计算机开始,那时候我使用的是 Windows 系统,我平时就非常喜欢从计算机世界等类似的杂志翻看关于软件的使用,并且想尽办法下载和适用,很多年我一直保持着对新软件和工具的体验乐趣,一直到最近我才明,我研究的这些个工具,现在统称为生产力工具

    现在我的平台转移到 MaciOS 上,每年花在购买软件上的钱至少1000+

    当然谁的钱也不是大风刮来的,我之所以购买这些软件或者服务,一方面他们给我带来生产力的提升,生产力的提升就给我节约了很多时间,这些时间对我来说非常珍贵,我会用这些时间再去做其他我感兴趣的事情。另一方面我购买的软件也大多是知名的有口皆碑的软件,我愿意为之付费并体验

    一直到去年,我才意识到,自己买了这么多软件和服务,也有了很多体会,如果不去做总结和整理的话,那么就没有完全发挥它们的作用,于是我从15年开始,尝试写一些软件的体验文章,发表在少数派或者简书等平台,我也做了自己的公众号格物说,我会把我用过的比较好的软件或服务推荐出来,分享给大家

    同时这也会帮助我对软件或服务做一下梳理,这样下来,我就形成了真正属于我自己的知识,这些概念在我上篇文章《 器物与我-2016我的数字生活 》中的知识管理里有提及

    时间管理工具

    说回我们的主题,市面上有很多时间管理相关的软件和服务,每一款都有自己的特色,以下列出的是我曾经使用过的软件:

    这些软件我都用过,这里我挑选几个软件跟大家先聊聊

    Wunderlist(奇妙清单)

    Wunderlist 是我使用的第一款任务管理软件,那个时候我刚刚有了任务管理的概念,基本上我就用它提供的清单功能,把所有要做的事,列在上边,完成一个打一个勾,当所有勾都打完,我就检查一下,定期将任务做更新

    现在,经常有人过来问我,说是我想做任务管理,怎么入门?我都向他们推荐Wunderlist(奇妙清单),因为它上手非常容易,同时又没有那么多概念,非常推荐作为入门的任务管理软件

    Things

    Things 是我用过的最符合GTD理念的软件,我在14年开始使用它作为我 GTD 工具,这个软件入手相对麻烦一些

    Things 自带的清单我非常喜欢,可以看下图标注部分


    Things

    Today ,显示今天到期的任务,并且在右侧显著的提示未完成数

    Next ,这个非常像 OmniFocus 里的设置的提醒事项视图,它列出来所有你已经计划的,且需要下一步处理的(非今天)

    Scheduled ,翻译过来叫计划,实际上显示的是所有重复的任务,比如每月几号要做什么,每周四要做什么类似的任务

    Someday ,这个列表显示的是所有以及列出来的,将来要做的任务,实际工作生活中,会有一些任务,我们想到了列出来,但是什么时间做还没有想好,这样的任务适合放到这里

    另外,Things 支持 Project 也就是项目,任务归属于项目,也就是增加了任务的一个维度

    所以这里非常推荐大家如果想入门 GTD 的话,使用 Things

    Clear

    Clear 是一款 iOS 和 Mac 独占的任务提醒工具,我使用它是因为它的手势操作(在iPhone上)被 Apple 当作经典实用案例推荐给所有开发者和用户,我也第一时间下载并试用

    现在还能记得自己被它的手势操作所折服,简单的左滑或右滑,上拉或下拉都有对应的内容以及提示音,并且过渡动画做的也相当到位,总之在使用上有着独特的美感

    我也坚持用它作为我快速录入提醒事项的第一首选,可惜他的快速录入被后来的其他工具替代(通过 Launch Center Pro),再加上有一段时间,其核心的提醒功能失效,我就把它给淘汰了

    不过目前依然可以作为快速录入提醒事项的工具,它也支持 Mac 端的跨平台同步,是一个简单的任务管理工具

    OmniFocus

    这是我目前主力做任务管理的应用,我也在多个场合介绍和推荐过此工具,如果你已经掌握了 GTD 理念,作为高阶用户,推荐你使用 OmniFocus

    但是想要用好它,有几个概念必须理解,比如透视,比如上下文

    透视

    透视

    允许用户制定一组透视规则,内容包括是否使用项目层级结构按什么分组(推迟日期/项目/上下文/到期/已完成/已添加/已更改/已标注)过滤内容(按状态过滤,按可用性过滤,按持续时间过滤,过滤上下文)查找文本聚焦上下文选择等内容

    [image:3391994E-3CF1-45D1-B6F7-4562E920F15F-2086-00000455D18EF80B/IMG_0172.JPEG]

    设置这些内容后,可以通过自定义的透视,方便查阅符合自己要求的视图

    上下文

    指的是任务附加的上下文属性,你也可以理解为标签,即每个任务都可以设置上下文(标签),例如我可以设置@办公室为一个上下文(标签),然后我可以在上下文列表里,点击@办公室,筛选出所有我需要在办公室完成的任务

    当然,上下文内容是随便定义的,比如你可以不以办公地点命名,而是以客户名称命名,例如你需要维护许多客户,你就可以创建类似@联通客户@京东客户等上下文,同样在上下文列表里,通过点击类似@联通客户上下文,快速查看和联通这个客户相关的任务

    当然上下文的理解不仅于此,相信通过使用,你会找到符合自己习惯的上下文规则

    明确几个概念

    什么是任务管理(待办事项)

    他是任务管理最小单位,他的内容是一个具体的事情,比如明天下午三点银行取钱,比如下周五之前完成论文

    它是我们真正要执行的具体事项,也就是我们真正要做的事

    例如购物清单,我们购物之前,记录下需要买的东西,然后在购买过程中,每买完一个,我们就在清单里打一个勾代表已完成,定期检查清单还有几个未完成,重复流程直到所有要买的物品前都打了一个勾,代表我们处理完所有任务

    以上就是一个简单的任务管理流程

    什么是日程管理(日历)

    日程管理,简单说就是类似去哪里,见什么人,做什么事,这样的事情全部归为日程管理

    我们接触最早的日程管理就是课程表,课表内容就是一个典型的日程,例如:周三下午3点物理课,周五上午10点体育课等

    日程管理有两个目的

    • 日程提醒:提醒我应该在什么时间去哪里见什么人,做什么事
    • 回顾:我可以随时通过日程管理软件回顾我的行程

    日程管理和任务管理的重合

    如果跟着我的思路思考,这里会发现日程任务有重合的部分,或者说界限不是很清晰,这也是一开始阻碍我使用日程管理最大的困惑

    经过这些年的使用和总结,我自己的方法是:

    1. 凡是约会、会议、参加活动,等具有时间、地点、人物的事情,统统算作日程管理
    2. 除了第一条之外,其他凡是具体到某一项任务,具体做某一件事,统统算作任务管理
    什么是优质时间

    前段时间看到一篇文章讨论的是优质时间问题

    作者具有多年时间管理经验,在之前的生活中,他一直是采用挤出时间来做自己要做的事情,但是最近他发现这个方法有问题

    他举例说明:他在和家人聚会的时候,有时候会出现和家人没话可说的情况,每当出现这个情况,他就掏出手机来,沉浸在自己要做的事情里,可是这样做了之后,带来的效果却是非常不好的:

    • 首先,家人会觉得没有得到尊重,认为你一直在玩手机
    • 其次,由于这段时间经常会被打断(家人的新话题,或者一些其他琐事),没有一个持续的时间做事,导致想做的事情也没有做好

    从以上结果看到,这样做的结果是得不偿失

    所以作者提出来优质时间的概念,在合适的时间,做合适的事

    我非常赞同作者的想法,我之前也会出现和作者一样的挤时间问题,可是从结果看果然是得不偿失,所以我现在也会采用优质时间的概念去处理自己的事情,保证效率

    那么我们都有哪些优质时间呢

    • 临睡前,我会有一段不受打扰的时间,半小时到一小时之间
    • 早晨,我会大概5点钟起床,距离我上班出发我会有大概一个多小时的优质时间不受打扰
    • 假期固定的时间段,每个假期,我都会好好规划自己的日程,总是会留出来一段时间,来处理自己的事(具体留多少时间,视自己的情况定)

    具体的优质时间还需要结合自身情况进行总结

    我的时间管理术

    终于进入主题,我的时间管理术是怎样的呢?我想分三部分来展开

    • 任务管理
    • 日程管理
    • 专注管理
    任务管理

    用子弹笔记法管理每日任务

    我在上一篇《 器物与我-2016我的数字生活 》中详细介绍过子弹笔记法,这里不做过多展开,想了解的同学们可以翻看那篇文章

    每天晚上,我都会整理一下当天的子弹任务,把完成的任务打勾,未完成的移到第二天的子弹清单里。然后我会再详细规划第二天的子弹清单,这里我只列出来我认为第二天必须完成的事情

    用 OmniFocus 管理需要提醒的任务

    子弹笔记记录了我每天要完成的事,每天我都检查清单来处理自己的任务,另外还有一些任务,是可以规划的,需要定时提醒的

    例如,我目前正在考研,我完全清楚应该在什么时间做什么事,这样的任务,我会在 OmniFocus 里创建考研这个项目,并且把能够规划的事情,需要提醒的任务,全部创建出来,设置好提醒时间和持续时间以及结束时间等内容。那么到期就会提醒我去完成某个任务

    OmniFocus 有很多技巧和功能帮助我更好的完成和追踪任务,比如设置某一个任务必须在完成上一个任务之后才会提醒之类的,利用好这些技巧,会让自己对任务管理更加游刃有余

    我常用的几个定时任务:

    • 每周五,提醒检查是否完成了本周所有既定任务
    • 每周六,提醒进行周总结,同时整理下周任务
    • 每月底,提醒进行月总结,并制定下月子弹清单

    关于 OmniFocus 的几点补充

    1. 有人说它是前云时代的产物,这点我大部分同意,但是目前在任务管理方面,在项目和任务关系方面,在 GTD 理念方面,它依然是最优秀的软件
    2. iOS 端 OmniFocus 支持 WorkFlowEmail 、系统扩展等方式快速创建任务;在 Mac 端结合 Alfred 等软件,创建任务效率也非常高。所以从自动化和跨平台的角度看, OmniFocus 已经具备了相当的云功能
    3. OmniFocus 具有一套自洽的理念,通过提供视图检查上下文等功能,对人的启发性很大。可以说 OmniFocus 就像一本武功秘籍,长期使用的话,你不但能掌握它的(工具的使用),你还能它掌握背后的
    日程管理

    TimePage

    日程管理上,我走了一些弯路,上边也提到过,我对日程和任务的模糊,在我试用了很多日程管理软件之后,终于找到了适合自己的应用TimePage

    和其他日程管理软件相比较,TimePage 是一款优雅的日程管理软件,优雅体现在交互和细节上

    • 可以自定义样式颜色,其中有我非常喜欢的猩红
      样式1
      样式2
    • 按住天气,可以查看各个时段的天气详情,这个交互需要手指按住,描述不清楚,体验过就知道了


      天气
    • 向右滑动查看热图,动态查看每月有多少事


      右滑
    • 在任何日期上下拉并开始神奇的创建任务,可以输入人和地点
    下拉
    • 点击事件,查询怎么去,何时去,什么人会参加,天气如何等信息
    点击事件
    • 贴心的提醒,会根据你的出发方式,给出来出行建议
    贴心提醒

    目前这款软件是 iOS 独占,但是 iPad Pro 和 iPhone 是我的主力工具,所以我在使用上不受影响,体验上非常愉悦,我将所有日程相关的事情用 TimePage 管理起来

    专注管理

    在上一篇文章《 器物与我-2016我的数字生活 》中详细介绍了我的专注管理工具 BeFocused Pro 的使用方法,这里不做过多展开,感兴趣的同学可以回过去查看上篇文章

    简单说,我就是用番茄工作法来进行专注管理,番茄工作法以25分钟为一个番茄钟,专注的去做事情,完成一个番茄钟后,休息5-10分钟,然后再做下一个番茄钟

    专注管理注意以下几点:

    1. 利用好优质时间,规定的时间做规定的事
    2. 番茄工作法要坚持,在专注的25分钟里,尽量不去打扰的做事情,当然如果是临时被打断,可以暂停番茄钟,或者结束番茄钟,重新开始一个新的

    术与道

    我认为时间管理最关键的是,能够知道自己有哪些事情要做,这点非常重要

    如果你不知道自己未来一段时间要做什么,或者你做的事情都需要别人推着(被动的去做)做,这样的话,你根本不需要时间管理,因为这样的时间不用管理,所以这里再强调一下,要时刻知道自己有哪些事情要做

    如果想成为优秀的人,我们需要找出应该补足的地方,运用符合自己的时间管理术,然后进行冲刺,就像同非常强的对手打篮球比赛一样,当最后一节我们大比分落后时,能做的就只有多投三分球,毕竟这是我们赢得比赛的唯一途径了,在成为优秀的人的路上,道理依然如此

    之前和同事进行了一场术和道的讨论,是我们终其一生要持续吸收的内容,是在积累到一定程度,水到渠成的就能达到的事;今天跟大家分享我的时间管理的,希望能够给大家带来启发

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