办公人员必须掌握的EXCEL20种技巧

办公人员必须掌握的EXCEL20种技巧

办公人员必须掌握的EXCEL20种技巧

一、 基本方法

1. 快速选中全部工作表 7

2. 快速启动Excel 7

3. 快速删除选定区域数据 7

4. 给单元格重新命名 7

5. 在Excel中选择整个单元格范围 7

6. 快速移动/复制单元格 8

7. 快速修改单元格式次序 8

8. 彻底清除单元格内容 8

9. 选择单元格 8

10. 为工作表命名 9

11. 一次性打开多个工作簿 9

12. 快速切换工作簿 9

13. 选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品） 10

14. 快速查找 10

15. 修改默认文件保存路径 10

16. 指定打开的文件夹 10

17. 在多个Excel工作簿间快速切换 10

18. 快速获取帮助 11

19. 创建帮助文件的快捷方式 11

20. 双击单元格某边移动选定单元格 11

办公人员必须掌握的EXCEL20种技巧

基本方法

快速选中全部工作表

右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。

快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。

快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分1.双击“我的电脑”图标或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。

给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”1.双击“我的电脑”图标按钮即可（）。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

在Excel中选择整个单元格范围

在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中1.双击“我的电脑”图标的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。

快速移动/复制单元格

先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下1.双击“我的电脑”图标鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单1.双击“我的电脑”图标元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

彻底清除单元格内容

先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

选择单元格

选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。

为工作表命名

为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。

一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel 2002时，上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四 在Excel 2002中，单击“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，1.双击“我的电脑”图标就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单击“文件→保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

快速切换工作簿

对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则1.双击“我的电脑”图标出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。

选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。

快速查找

在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。

修改默认文件保存路径

启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。

指定打开的文件夹

我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下: 单击“开始→运行”，输入regedit命令，打开“注册表编辑器”，展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”，然后在该主键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为“我的文件”(可1.双击“我的电脑”图标以随意命名)和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径)，关闭“注册表编辑器”，重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开”操作时，打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目，点击该项目，即可进入“d:\mypath”文件夹。

在多个Excel工作簿间快速切换

按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。

快速获取帮助

对于工具栏或屏幕区，按组合键“Shift＋F1”，鼠标变成带问号的箭头，用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

创建帮助文件的快捷方式

Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm，存放在安装目录\Office10\2052目录中，单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后，不管Excel是否在运行，而且也不用调用Office助手，单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。

双击单元格某边移动选定单元格

在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元1.双击“我的电脑”图标格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。