《超级工作整理术》阅读笔记（一）

一、时间一样多，如何应付双倍工作

（一）要么死守时间哲学，要么蹉跎人生

学会时间管理的技巧固然重要，不过我们最该做的是彻底建立自己的时间哲学和规则，并坚守。

方面1：确立目标。

方面2：根据目标，制订好计划。

方面3：不断检查时间的利用率。

美国西屋电气公司前任董事长兼总经理唐纳德·C.伯纳姆提出了提高效率的三个“能不能”原则。

其一，能不能取消它？时间应该用在最关键的地方，“有所不为，而后有所为”，只有舍弃一些，才能得到一些。

其二，能不能把两件事情合并到一起来做？比如：整理文件的时候，能不能顺便把今天工作中需要用到的资料准备好呢？

其三，能不能代替它？为了达到某种目的，用费时少的办法去代替费时多的办法。虽然二者殊途同归，但所耗费的时间成本是绝对不同的。比如：打电话和书信都可以达到互相交流的目的，但用打电话代替书信能够节约很多时间。

首先，可以将一项大的工作分解成若干小的部分，然后对每个小部分问三个“能不能”，这样就能提高效率。

方面4：防止拖拉、疲沓。

小小的打扰、一个小小的诱惑，又或者状态不是很好，就足以让人将手头上的工作一拖再拖，让时间白白流逝。此时，我们不妨稍微“勉强”自己一下，在一开始的时候就强迫自己去行动。这种勉强不会太长久，只需5分钟，5分钟之后，我们就会专注在工作之中，不再觉得勉强。

心理学家将这一战胜拖拉、疲沓的法宝称为“5分钟起飞法”。

方面5：善于利用零碎时间。

一旦建立起自己的时间哲学和规则，就不要轻易更改，否则只会让工作陷入混乱中。

“工作中难免需要重新安排行程，但千万不能轻易改变预定的计划”，拥有这个意识非常重要。如果变更不能让你获得好处，那么它就等于是“损失”。要知道，很多时候，计划变更都是损失宝贵时间、造成工作混乱的起因。

（二）你怎样对待时间，时间就怎样回报你

对时间尊重一些，别总是对时间爽约，时间才会成就你。

试想一下，如果你能够真正专注于工作最核心的部分，不就能在有限的时间里做更多的事情，取得更多的成绩了吗？你让时间变得更有价值，时间也会让你的人生变得更有价值！

一般来说，一周内要处理的所有工作可以分为三个部分——勉强、尚可、精通。“勉强”是指那些就你的能力而言做起来有些勉强，又或者做起来简直就是一种煎熬的工作；“尚可”是指在你能力范围之内，但你并不是特别享受，或者说你还可以做得更好些的工作；“精通”是指你擅长且享受，而且能完成得出色的工作。

而现在，你需要做的是尽可能地将“尚可”“勉强”向“精通”转变。

（三）哈佛凌晨四点半的秘密

考试前夕，哈佛图书馆凌晨四点半时学子们埋头苦读的情景，为全世界津津乐道。从中固然能够看出哈佛学子是在付出了怎样的努力之后才取得了成绩，但这却不是哈佛凌晨四点半的全部秘密。在这背后，更重要的是时间管理的诀窍——神奇三小时。

神奇三小时的概念是由被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯提出的。他鼓励人们自觉地早睡早起，每天早上5点起床，这样可以每天在起跑时就领先于别人，而5点~8点这一段时间就是神奇三小时。利用这段时间，我们可以不受任何人和事的干扰，做一些自己想做的事。当然，神奇三小时的效果不可能在朝夕之间体现出来，需要持之以恒。

好处1：畅享“心灵的宁静”。

好处2：避免他人打扰。

好处3：处理事务的黄金时段。

好处4：建立一个正面的“自我概念”。

经济学家维尔弗雷多·帕累托发现，意大利80%的财富被20%的人拥有，于是提出了“80/20法则”。“80/20法则”揭示了功效的不平衡性。推而广之，同样是1小时的努力，有的人能赚1万美元，有的人只能赚20美元。这是为什么呢？答案是前者是高效率投入，而后者是低效率投入。因此，将“80/20法则”应用于时间管理，我们得出的结论就是，我们投入时间，就一定要让时间高效率地被利用。而神奇三小时完全符合这项原则。

所谓时间管理，指的是对时间资源进行分配，让它发挥出最大的效用，进而让我们在最短的时间内获得成功。时间管理的高手们往往都把神奇三小时修炼成习惯。总而言之，我们要做时间的主人，我们应该高效率地支配时间，这样，我们才能真正地掌握自己的命运，并且提高自己的生活和工作质量。

（四）你要学会精明地分配时间

时间管理大师的实验：大石块、砾石、沙子和水。

大师说，“这实验是要告诉大家：如果你不是先放大石块，那你就再也不能把它放进瓶子里。那么，什么是你生命中的大石块呢！是与爱人共度的时光，还是你的信仰、教育、梦想？切记要把时间优先分配给这些‘大石块’！”

关于时间分配，一方面要优先将时间分配给那些重要、紧急的事情，另一方面也要善于利用剩下的零碎时间。

利用零散的时间处理细小的环节，比如看报纸、打个电话等。时间可以“闲”下来，但是我们不要“空”下来。不要再以小时为单位计算时间，要以分钟为单位计算时间，这样我们才会将每一分钟都看在眼里，而不会将这些零星时间视作无用的“零布头”扫进垃圾堆。试想，一天几十分钟，一年就是上万分钟，如果用于工作，那么我们将比现在多收获多少？据统计，能自觉地运用零星时间的人只占3%~5%。谁能成为这3%~5%中的一分子，谁就更能在工作中取得成绩。

懂得了零星时间的价值，还要学会巧妙地运用它，以达到“化零为整”的目的，以下几个技巧值得我们参考。

技巧1：随身“三带”。

在事件流程中，一件事情处理完毕和另一件事情开始处理中间总会有时间空隙，虽然这段时间很短，但是如果能随身带好笔、本、书（或报）这“三带”，我们便能够做很多事情。首先，我们可以见缝插针地学习以便提升自己的工作技能；其次，我们还可以随时把一些新的想法记下来，这些新的想法很可能就是工作上使我们做出杰出成绩的契机；再次，我们能够随时记录下总结、改良性方案等，这些对工作都非常有促进作用。

技巧2：同步处理。

有的事情比较简单，完全用不到多少精力，这时，我们就可以把两件，甚至更多的事并列起来同步处理。比如：你大可一边喝咖啡以振作精神，一边关注报纸财经版的最新消息。

技巧3：压缩支配。

“压缩”，一方面指尽可能避免为那些可做可不做的事情消耗时间；另一方面指作息要有规律，要有节奏，这有利于我们更好地掌控时间。

（五）事项清单，你要列得靠谱一些

每天入睡前写下第二天你要做的5件最重要的事情。

注意1：时间——每天入睡前。

通常来说，在入睡前思考并列出重要事项会作用于潜意识。在接下来你已经睡着的6~8小时里，你的大脑会潜意识地思考你所列出的事项，从而形成非常强大的力量，让你在真正开始做这些事情的时候事半功倍。

注意2：培养成为习惯。

注意3：用“写”开启承诺的力量。

注意4：5件就好，有些事不是越多越好。

5件！不能再多。同时，只能是5件最重要的事情。

注意5：未完成的事项“滚动”到第二天，尽力就好，别为难自己。

注意6：行动起来。

通过“‘待办→必办’事项清单”，你会更有调理也更轻松地找到真正重要的事。当你在左侧栏完成了一个普通的待办事项清单后，选择其中5件最重要的事项写到右侧“必办”栏目下，这很简单。

（六）史蒂芬·柯维大师的重要事项确认方法

有“思想巨匠”“影响美国历史进程的25位人物之一”“人类潜能导师”之称的史蒂芬·柯维发明了一个简单的坐标，来帮助人们确定（而不是感觉）那些真正重要的、需要优先处理的事情是什么。

首先，在写下了你觉得需要做的全部事项后，用几分钟的时间以满分“10分”、最低分“0分”为标准分别对事情的“重要性”和“紧迫性”进行打分。

接着，建立一个坐标，用来综合评定有限的时间最应该分配给哪些事情，建立的坐标如下图所示。

《超级工作整理术》阅读笔记（一）

象限被分成了4个部分，隶属于不同部分的事项有不同的处理方法。接下来只需将事件按照“紧迫性”和“重要性”的得分放入象限中，就能轻松从繁杂的事务中找到真正需要马上去做的“必办事项”。一般来说，越是靠近右上方的事项，越应该列入“必办事项清单”，越应该马上行动起来。

（七）时间就像海绵里的水，挤挤总会有

觉得“时间不够用”“赶不上进度，来不及了”“好忙好忙，要做的事总是太多”的人通常都有一个共同点——明明知道却改不掉。明明知道赖床的时间可以用来做更有意义的事，明明知道少聊几句就不用加班，明明知道培训一下技能就能用更少的时间完成工作，却偏偏总是赖床，总是情不自禁地就和同事聊得不亦乐乎，一直没有培训自我的技能。

方法1：告诉身边的人你打算如何改变以拥有更多的时间

方法2：订立时间安排日志，并逐项进行检查。

根据自己的具体情况制作类似下表的时间安排日志，做到时在“完成情况”项画“√”，未做到时画“×”。随着“√”数量的增加，你对改变会越来越有信心，时间利用的情况也会越来越好。

《超级工作整理术》阅读笔记（一）

方法3：寻求外部支持。

很多时候，人的意志力都不怎么靠得住。你要想凭借自己的毅力完成改变，很可能会失败，但如果能够寻得一些外部支持的话，改变的成功率就会大幅提升。举个例子，你习惯每天下班后和同事去酒吧坐坐，现在你要做出改变——利用这个时间参加职业培训，如果是独自一人，你很可能坚持不了几天；相对的，如果你能够找一个同样有这个计划的人结伴而行，就不会那么容易放弃计划了。