职场写作目的性非常强，或者说服别人，或者汇报工作，或者沟通信息，或者传递任务。
写作目的不同，写作方式也不一样。因此，在进行职场写作前，一定要做好准备，重点搞清楚三个问题，也就是把握好三个关键。
一、明确写作的意图
写作意图就是写作的目的，写作者希望通过写作达到什么样的效果，满足什么样的目标。
有了目标，才能有方向，写起来才会有的放矢。如果目标不明确，写作者就会无从下笔，写起来也容易偏离方向，不知所云。
因此，在每次写作前，一定要先问自己，我写这份东西到底想要干什么？要给谁看？想要发挥什么样的作用？希望产生什么样的效果？达到什么样的目标？在没有搞清楚这些问题之前，千万不要轻易下笔，否则就会迷失方向。
有了明确的写作意图和写作方向，才能够选择合适的文种，进行精巧的构思，有效地收集和组织相应的材料，采用适当的语气，运用恰当的风格，去书写文章。
比如，我们要写一份工作计划，首先要搞清楚：开展这项工作的目的是什么？要达到什么样的效果？为了开展这项工作，需要提前准备什么？动用哪些资源？哪些人员参加？开展工作过程中需要注意什么？等等。
只有明确了写作意图，才能把这些意图贯穿到写作过程中，写出来的工作计划才能够有用、有效、有指导性、有方向性。
如果只是为了写计划而写计划，写起来就会随心所欲，不着边际，写出来的计划也会高高在上，不接地气，计划实施起来也会遇到重重困难，无法有效地落实。
再比如：你想写一个产品推广书，就要先弄清楚产品的基本特点、用途，与其他产品相比有什么样的优势和劣势？
只有了解和掌握了这些信息，才能更好地去查阅资料，整理资料，写起来才能把产品介绍得非常详细、具体，让人看过之后能够明白产品的优势所在，特性所在，产品的主要参数有哪些？
只有把产品介绍清楚，才能让用户对你的产品产生好感，产生购买的欲望，才能给用户购买产品提供满意的指导和服务。
二、把握对象的需求
只知道自己的写作意图还远远不够，还需要了解和把握服务对象的需求，这样才能让自己写出来的东西能够投其所好，满足对方的要求。
如果我们不能很好地把握对象的真实需求，写出来的东西就会自说自话，谁也不会买账，自然也达不到理想的效果。
对于同一个事物，不同的使用对象，需求是不一样的。对于不同的事物，不同的对象，需求更是千差万别。
总体来说，对象的需求可以分为两类，一类是利益需求，一类是情感需求。
利益需求，就是你能够给对方带来什么样的好处，包括一些潜在的好处和便利。比如你能给对方提供什么帮助，提供多少信息。这些信息对对方而言，有什么样的价值，能够带来什么样的机会，双方有没有合作的可能等等。
情感需求，是指能够给对方带来情感上的满足和精神的愉悦。包括带给对方足够的尊重，让对方得到认同，你提供的东西符合对方的个性特点和生活习惯，能够与对方产生情感共鸣等等。
写作时，一定要充分考虑对方的需求，要坚持互利双赢的原则，在双方的利益交汇点和情感契合点上下功夫，要寻求双方的共识，使自己写出来的文章能够成为双方交流沟通的桥梁和纽带。
比如，你要写一份工作报告给领导看，写这份报告时，一定要首先考虑，领导想从这份报告中看到什么？他不仅希望看到你做出了哪些努力，取得了哪些成效，更希望从中发现一些好的经验，能够推广运用的做法，从而使这项工作做得更加有意义。
只有弄清楚领导的这些需求，才能够弄明白写作的重点应该放在什么地方？哪些地方要详细，哪些地方可以略写，哪些地方必须突出，哪些地方必须高度凝练，而不是顺着自己的心情去写。
如果只顾自己写得高兴，而不考虑领导希望看到什么，想得到什么？那么写作就没有抓住领导的核心需求，总结报告产生的效果也不会很理想。
除了利益需求之外，领导的情感需求又有哪些？当他看到你取得的业绩，会感到兴奋、满足和自豪，因为这些成绩能够证明他的决策是科学的，领导是有效的，这样可以让他对未来的工作更加充满信心。
从心理学的角度考虑，让对方产生积极的认同，是让对方充分接受信息的前提和条件。
三、了解对象的习惯
在职场写作中，写作对象是不一样的，所以每次进行写作前，一定要搞清楚你的服务对象是谁？比如，一封邮件是发给一个人看还是一群人看，报告是写给你的上级看，还是写给其他人看，演讲是对内演讲还是对外演讲。写作对象不同，需求也不会一样。
在写作时，一定要考虑对方的阅读习惯和个性特点。每个人的阅读习惯是不一样的，有的人喜欢条理清晰，有的人喜欢用数据说话，有的人喜欢案例分析，有的人喜欢用简洁的语句来表达某种观点，有的人喜欢各种金句和鸡汤文字，有的人喜欢详细的分析和论述。
搞清楚对方的阅读习惯，才能够做到知己知彼，有的放矢，找到最合适的写作方法。
比如，向领导汇报一定要精炼准确，领导的工作非常繁忙，时间非常有限，所以提供给领导的文字一定精炼，内容要提纲挈领，不能废话连篇。要突出工作亮点和遇到的问题，对于问题要列出几种方案供领导选择，要重点讲问题、原因、方法和启示，少讲现象、故事和道理。
一个优秀的下级，要充当过滤器，而不是传声筒，上级领导的时间是非常宝贵的，他没有时间也没有心情去看你啰里啰嗦的文字，这样只会让他觉得你没有能力。
再比如，向员工宣讲会议精神和政策文件，文字要质朴，语言要接地气，用通俗的话语清晰地表达你的观点，还可以选择一些生活用语和小故事，让员工易于理解和接受。
所以，职场写作时一定要弄清楚服务对象是谁，然后具体问题具体分析，在把握有利和双赢的基础上，根据具体的情境，灵活运用各种写作方法，这样才能写出高质量的职场文章。
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