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「向上沟通」如何给老板制作一份出彩的PPT?

「向上沟通」如何给老板制作一份出彩的PPT?

作者: 三爷PPT | 来源:发表于2019-10-08 10:35 被阅读0次

    最近有很多学员跟我吐槽,“自己做PPT倒还好办,最难办的是领导让我帮他做PPT”。

    我说:“为啥很难办啊?”

    “资料很难找啊,老板一般不给资料”、“我没有老板思维啊,不知道老板想要什么”、“跟领导沟通有恐惧症啊,遇到不明白的压根不敢问领导。”

    这些“忧伤”的回答让我也觉得很忧伤,让我想起了自己刚毕业时被老板折磨的狗血历史,记得有一次老板让我通宵做了一页PPT,第二天交上去的时候还被劈头盖脸的骂回来重写。那时候唯一的想法就是离职,但是后来离职后又碰到了更变态的老板......

    不过,我今天之所以能成为PPT砖家也得感谢那些“变态”的老板们,感谢他们的折磨,让我验证了那句名言:“凡是杀不死我的,只会让我更强大”。

    今天,我就给大家支支招,怎样高效快速地帮老板做PPT。

    1.只有知道目标,才知道往哪里放箭。

    如果老板说“小王,去帮我做一份公司介绍PPT,我下周一要去讲给客户听。”你接着就埋头去打开电脑打开PowerPoint制作,你是不可能做出老板想要的PPT的,而且你估计会被骂的很惨。

    如果你不想被老板骂,而且希望能够快速高效地制作完成,那么你必须得搞清楚给老板制作PPT的正确流程是什么。

    第一步,必须搞清楚老板制作PPT的目标。不管你是多么恐惧跟老板沟通,你都得根据以下“六要素”搞清楚PPT演讲目标。

    PPT类型:是要去台上讲给受众听的演讲型PPT,还是发给受众自己看的阅读型PPT? 演讲型的话得简约设计、图文并茂。

    听众对象:这个PPT的受众是谁?

    决策人:听众里是否有做拍板决策的人?得重点关注决策人的需求。

    演讲目标:这次PPT演讲希望达到什么目标?

    沟通情境:受众与演讲人或者公司的熟悉程度,直接决定了PPT写哪些内容

    演讲时长:演讲的时间决定了PPT的篇幅,平均一页PPT演讲需要一分钟。

    举个例子,假如老板让你帮他做一份年终总结PPT,那么你可以拿着这份表格这样跟老板沟通:

    1.PPT类型:您这份PPT是要演讲还是发给集团总部看的?

    2.听众对象:这次年终汇报大会都有哪些部门、哪些领导参加?

    3.决策人:咱们的大boss是否参加?

    4.演讲目标:您希望通过这次演讲达到什么效果?

    5.沟通情境:这次会议是否有不认识您或者不了解我们部门的领导参加?是否要在PPT里加入您和部门的介绍?

    6.演讲时长:集团对您的汇报时间是否有时间限制?

    可能你会说:“天啦,要问老板这么多信息,老板会不会嫌我烦啊?我会不会被开除。”

    有这样的想法很正常,我当年刚毕业也是这样惧怕向领导提问,但是我后来发现“你越恐惧什么,你就越容易栽倒在你恐惧的这件事上!”

    后来我鼓起勇气向老板提问时,我发现老板也没那么可怕,而且他还不厌其烦地跟你说更多细节信息。

    我相信,如果你拿着我这份表格走进老板办公室,他一定不会开除你,开放的老板反而会对你刮目相看,觉得你逻辑缜密、考虑问题既有广度又有深度。如果老板因为你去问这些问题觉得烦,那我也相信这是一个不值得你长期跟随的老板。

    2. 换位思考,用老板思维写PPT

    给老板做PPT最难的莫过于不知道老板想要什么样的内容,然后又不敢去问。

    这时候你就得站在老板的角度去思考,如果你是老板,你会怎样去做这份PPT呢?但是问题是你没有坐过老板的位置,你无法换位思考,那怎么办?

    这里三爷传授你一个立马能学会的技巧,假如老板是让你帮他做年终总结,这时候你可以去搜索老板职位的岗位职责。

    比如,你的老板是公司的市场总监,你在招聘网站搜索“市场总监”岗位,你就会发现基本上这个职位的职责都会包括“制定市场战略、市场推广计划、各个产品体系营销策略、市场费用预算控制”,所以你就可以围绕这些方面去写PPT。

    3. 用老板能接受的方式确认PPT框架和内容

    跟老板沟通确认PPT内容的方式有两种:

    1)先过框架再制作PPT:

    如果老板职位不是很高,他能够静下心来和你看大纲框架,那么你可以先跟他讨论确认框架再去制作,这种沟通效率是最高的。

    我在给客户定制PPT的时候,都是先确认框架再启动制作,手绘或者思维导图软件画的框架图都是可以的。

    2)直接看PPT成品:

    如果老板职位很高,比如是董事长,他可能没有时间也不大愿意先看框架,他更喜欢直接看图文并茂的PPT成品。

    对于这样的老板,你只能辛苦一点,尽早在截止日期前一周就把PPT做出来,给自己预留更多的修改时间,以防万一被推翻重来。

    4.了解老板演讲特点,确定PPT风格

    如果你的老板是一个演讲高手,他不怎么依赖PPT,而且他愿意花时间去提前准备和演练,那么你可以尝试把PPT做成乔布斯的简约风格:

    但是,如果你的老板不擅长演讲,或者他没有那么多时间准备和演练,那么你给他一份乔布斯风格的PPT这是要害死他。

    你需要一方面兼顾PPT信息不能过于轰炸听众,另一方面兼顾老板能够依赖PPT来演讲。这时候,你可以把PPT做成兼顾“演讲型”和“阅读型”的。

    什么意思呢?就是要符合两个要求:

    1)每页PPT都提炼核心观点作为页标题(可以参考之前写的文章“这样写PPT页标题,观众会爱上你”)

    2)每页PPT都内容完整

    比如下面这页PPT,“互联网+时代,一二线汽车润滑油品牌代理利润持续下滑”就是核心观点,即使老板的演讲水平不高,听众看到这句话也就明白了这一页要表达的意思。三个框里的文字是支撑这个核心观点的论据,只要稍微展开演讲一下就行。

    以上就是今天的分享。你如果还有跟老板沟通做PPT的难题,欢迎在下方留言,说不定我会根据你的留言再写一篇文章\(^o^)/。

    另外,你如果觉得有启发,也麻烦你点一下在看,让更多小伙伴免遭老板虐PPT之苦啊,谢谢!

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