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审批业务流程分析
将流程转换为系统语言
根据需求联想功能拓展
最基本的审批业务流程由不同角色用户、事件、状态组成。申请者提交审批,需要按照审批节点一层层通过至完成。每层审核失败退回节点【提交审核】重新开始此流程。
根据业务流程,考虑【不同角色用户的需求】得出以下基本需求:【重要/频率高】
【申请者】掌握申请进度;及时修改审核文档;
【审批者】得知何时需要对此项目进行操作,如何操作,操作会对此项目带来的后果,若发现申请者提交的文档有错误,需要能告知申请者,如何修改的沟通形式.
因此在进行系统设计时候,以泳道图的形式,观察三种角色的用户在每个业务节点的行为,项目状态,需进行的操作,系统需要给他的反馈进行设计。
规则设定:
1 同一界面不同用户View
在某操作节点,除了操作此节点人员有操作功能选项,其余角色权限用户只能看到界面状态,不可进行操作
2.【消息的被动推送形式】当操作人操作完毕之后,系统自动发送消息通知,提示项目状态更新,消息推送方向为:
申请者——> 一级审核者
一级审核者——>申请者、二级审核者
二级审核者——>一级审核者、二级审核者
除了最基本的审核流程需求,企业内部审批业务流程通常还有一些痛点,都可以找到一些合适的解决方案:
1. 审批时间流程长
*无提示(更灵活的消息通知配置)
*领导外出无法审批搁置(移动端/即时沟通/催促提示)
2. 修改调整频繁,沟通麻烦(记录修改版本/文档在线批注)
根据需求用户需要随时掌控项目的进度状态,及何时自己应进行什么操作,我们以消息通知的形式告诉用户,来解决效率与告知的诉求:
【消息的主动推送形式】对消息通知进行配置,主动提示用户对项目进行操作,不依赖于操作者对项目状态的改变。例如:
配置固定时间节点提示操作者对项目进行操作;
具体配置sample:项目截止时间为每月18日,申请者A于1日完成申请,一级审批人即刻收到消息通知,若无后续操作,人为配置于截止日期前三日提示一级审批人主动审批此项目。
再对需求进行深入拓展,消息推送的时间,可在截止完成时间的前、后,任务完成前,用户应立即完成此项任务,任务未完成逾期,用户应进行另外的操作:例如对项目进行解锁、延时等等。
配置灵活时间节点提示操作者对项目进行操作;
具体配置sample:项目截止时间为每月18日,申请者A于1日完成申请,一级审批人即刻收到消息通知,若无后续操作,人为配置于申请者A完成节点操作后3天内必须完成审批动作,对效率有影响,可以思考的方向有:逾期事件(正面影响/负面影响)。举个例子,逾期若是领导外出搁置造成,配置固定时间可能较为更好,方便领导安排某一固定时间处理所有项目事情。若希望项目审批时间缩短,配置灵活时间节点更好。
催促提示
在层级扁平注重效率的企业,单纯的配置通知用户不能满足效率的需求,还可配置申请者在一定时间后可手动触发对审批者的通知,触发的时间和频率,审核者是否有收到消息,都可以再进行进一步细化。
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