大型活动中的沟通底层逻辑

这三天参加了一个500人左右的大型活动，并且做了一个穿针引线的工作，也看到了一些这类大型活动中的沟通底层逻辑和存在的问题。

我们这个团队其实是执行团队，因为整个会议的顶层设计在很早之前就完成了，到了会议的前几天和这几天就属于落地阶段了。

执行当然也是很重要的，但是前期的工作也很多。

总结一下：一场会，其实就是几条线。

人：包括用户，产品经理，研发和运营团队。

也可以称为参会者，主办方，志愿者团队。

事：搞事了？什么事？

开会3天 ~ 包括 培训~晚宴~工作坊~比赛~表彰奖励~投票大会

很多的小事情凑在一起成为一个大事情。按照搭积木来理解就可以了。

物：物资，辅助实现目标需要的东西。

比如，礼品，海报，展架，签到处，奖品这些的。

信息：分两类，一是开会时的传递的信息。讲师讲的内容。

二是为了让这些人在一起交流信息这件事(可能还会用到物资)，需要一群人协力合作来促成，这个过程需要借助的沟通为目的的信息。

这次我们主要发现的一个可以提升的点就是：信息流。

比如：

项目背景是志愿者们来自不同的俱乐部，不同的地方，所以很多人跟人都是对不上的，即使对面遇见了也不认识。真是发型网友见面会。

网友见面立刻要合作，是不是也是有点难的？

底层逻辑是：仅用一个名字是很难跟一个人对应上的。

难怪古代那么多冒名顶替，就是因为庶女代替嫡女，有没有身份证，只要咬死了，不严查，也不容易暴露。

如果没有进一步的了解，各个人的性格，偏好，热情，技能，合作就更难了。

结论和行动是：

快速组建团队的第一步永远是：相互了解和认识。

动作：可以是

让大家可以录制一个小视频，发到群里介绍自己。短时间内大家可以很快相互认识。

而这次开会的节奏很快，而我们并没有在见面之前已经互相认识和有所了解。就出现了很多伙伴见面也不相识的情况，还在到处找人呢。

至少提供：人名~照片，最好是视频。

邀请大家早点来会议现场，第一天晚上流出团建的时间。后面会议开始了就没有机会了，或者大家会比较累一点。

第二个是信息流。

当我们要去找物资的时候，我们会看见一些缩写，或者简单描述。

别说缩写不知道代表啥意思，没有实物图，就是实物拿到手上了也不知道是什么。

导致花了很多时间去沟通。因为物品管理很容易乱，尤其是临时场地的物资管理。

最后一点，当我们明确了我们的目的或需求，要考虑不同实现路径之间的差距。

同样的目标，可能有千百种的方式去实现。或者说有几种吧，几种方法肯定各有优劣，各有好坏高低，所以(活动环节或产品)的设计者就需要了解各种实现方式之间的差异。

思考的目的是什么呢？

其一是节约资源。能够少用人的少用人，能少用物资的少用物资。

古语有言：主将无能，累死三军。虽然我们这个会用的是志愿者，但是也不要随便用。有些事情，前面想周到一点，志愿者工作就少一点。

这样说，倒不是说我们志愿者被随便用了。只是认为有这样一个意识，就很好，事情就会更高效。

想想，如果你是企业老板，用4个人和用2个人，成本能一样吗？

这是顶层设计者需要考虑的问题。不然，多少志愿者也不够用。如果是企业老板，你的现金流能承受得起吗？

具体来说，就是：

如果我一开始就让团队能够通过高效的方式互相了解认识，那么就不会出现相见不相识的怪现象。

如果我一开始就花时间和每个会员做一对一的电话沟通，那么对每个人就会有更深的判断，也能把更适合的人放在更适合的位置上。

如果我们把工作内容描述得足够清晰，我们的小伙伴就更知道以什么样的方式来支持团队成员。而不是想帮忙，又使不上劲。（这个点真的戳中我了: ）

如果我们把信息流标记得足够清晰，我们就更知道什么东西找谁拿。什么东西是什么，长什么样子，拿来干什么用。

这样我们就能更好地把人，物流，信息流整合起来，最后高效地把事情给做了。