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有句俗话说的好,有人的地方,就有江湖;意在表达人与人沟通的复杂性。沟通效率低,是导致沟通复杂的基本原因,不管是在工作还是生活中,有效沟通变得越来越重要。然而每个人都是独立的个体,有独特的成长环境和个性特征,要做到有效沟通非常不容易,会有各种阻碍降低沟通效率。譬如教育背景,刻板印象,情绪波动,个性不合等等,诸如此类的问题困扰着我们,有时候会觉得某个人难以沟通,无法交谈,甚至产生冲突和矛盾。
那么如何提升沟通效率,达到我们想要的结果呢?
最重要的是三思而后行,在沟通前,想清楚5个方面的问题,然后再沟通,可以事半功倍。
1、确定沟通的原因或者目的
任何沟通都是有目的的,首先需要想清楚自己沟通的目的是什么,为什么而沟通?是为了说服对方,认同自己的观点,还是仅仅是告知某些事情;是为了提出自己的建议,还是仅仅是说着玩玩。这里说的沟通不仅限于说话,还包括阅读,写作等,只是沟通的方式不同,其本质还是在对外做沟通,明确沟通目的是沟通的前提。
确定沟通目的的关键点是在沟通中时刻警醒自己,是否沟通内容有偏差,是否被对方引向其他话题。沟通完毕也可以评估一下,看是否达到沟通的目的,如果没有,是否是过程中出现什么问题,是否还需要进一步沟通,方便沟通后做复盘。譬如在面试过程中,遇到一些特别健谈的面试者,他们可能在回答问题时不经意就把话题引向其他方向,如果面试官不能适当的调整,最后会导致面试过程很愉快,但是并没有达到面试评估面试者的目的,可能一些关键的能力要求没有考察出来,整个面试过程可能耗时较长,但是没有效果。
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2、确定沟通对象
提前想好沟通的对象是谁,可以提前规避一些问题,并且可以提前想好他们可能会有什么疑问。譬如销售人员面对客户时,他们的沟通对象是有购买意向的客户,那么对于这些有意向的人,他们的疑虑是什么,可能是这个产品是否安全,是否有质量保证,售后情况怎么样等等。提前想好这些问题就可以在遇到具体情况时有方法应对。写作也是一样,确定读者群体特征,可以更有针对性,更准确的传达信息。
3、确定沟通的时间和地点
不同的沟通场合,选择的沟通时间和地点也是不同的。譬如面试时间一般是上午9:30之后,下午2:00之后,其他时间可能面试的双方都不太方便,面试地点的选择也很讲究,需要是在独立的房间里面,整个面试过程不能被打扰。而如果是要做离职面谈的话,可能要选择下午5:00左右,这个时候对团队的负面影响最小。地点当然也必须是独立的房间,面谈过程不能被打扰。
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4、确定沟通的主题或者内容
沟通前根据沟通目的,想清楚自己到底要讲什么内容,哪些信息是对方已经知道的,哪些是不知道的。譬如如果是要做一对一的访谈,那么就需要提前列好提纲,想清楚要问什么问题,确保想要了解的信息都能了解到。
5、确定沟通的方式,包括沟通的语气和风格
沟通方式的选择是沟通能力的体现,知道什么场合用什么沟通方式的人,就能沟通能力卓越的人;短信,微信,电话,面对面沟通,电子邮件,PPT等这些都是沟通的媒介;如果通过这些媒介相互配合最终达到沟通目的,是另外一个话题。一般情况下,简单的事情,短信/微信可以做沟通确认;复杂的事情,用简短的文字说不清楚的,就需要用电话沟通;对于重要文件的收集或者制度的下发,最好用邮件通知,显得比较正式严谨。需要一对多的做工作汇报,或者项目评估,需要做PPT。对于一些重要的制度,可以是PDF文件,这样显得更权威。
总之,沟通前想清楚以上5个方面的问题,就能够让沟通更有逻辑性,避免出现不必要的错误,同时在遇到棘手问题时,会有更好的沟通策略。
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