大家好！

在昨天的文章中，我以值班日志为切入点，和大家阐述了如何通过系统化思维来全面思考一篇文档。今天我将继续进行深度展开。

我的解决方案

这里开门见山，我提出的解决方案就是与覆盖范围更广的工作日志类文档进行合并。

在不同的场景之下，工作日志类文档会以不同的形式呈现，比如项目管理过程中可能是各类别的日志，如问题日志、风险日志、bug日志等，在客户支持团队中就会是问题日志或者是维修日志。

但无论展现出来的是怎样的形式，哪怕最终呈现的是一个系统或者数据库，哪怕和文档“长得”完全不一样，其内核仍然是万变不离其宗的。

事实上，我们可以将工作日志看成是一种台账式的运营平台。

如果我们已经对业务做了非常完善的结构化分解，那么工作日志也能够成为日常工作数据的汇总和收集平台，同时也是一种能对未来的知识管理工作形成良好铺垫的信息沉淀平台。

通过后续的数据分析，我们能够从数据中探寻到工作的内在规律和问题的本质，并形成一些可复用的底层思维和最佳实践；

而良好的知识管理体系又能确保好的工作经验和方法能够沉淀下来，从而使员工能够在类似的场景下进行复用。

值班日志是工作日志的子集

对于工作日志而言，我们可以将其看成是一个大的“信息池”，这一日志中几乎涵盖了所有工作的相关信息，通过这些多维度的信息，构成了一个个立体化呈现的工作项。

如果我们从上到下来看的话，一个完整的信息架构将会跃然于我们的眼前，如果我们仔细观察的话可以发现，值班日志中所包含的信息块其实是工作日志中的子类信息。

如何理解呢？

我们可以想象一下，有这样一项基础性的任务，这项任务不仅仅是在日常工作中需要应对和完成的，同时也是值班时候需要应对的，并且其重要性和复杂程度与具体的完成时间毫无关联。

那么，对于该任务而言，如果汇总到工作日志中的话，我们只需赋予这样一个属性，比如任务执行时间，然后可以有这样一个下拉列表，里面可以放入简单的两个选项，如“工作日”、“值班日”，在这之中选择值班日即可。

对于那些推行排班制度的企业而言，无论是值班还是正常的工作日，这些仅仅是赋予工作的一类属性而已，也只是整体信息架构树下的一类子信息。同样，《值班日志》中所包含的其他信息都能看作是可包含于工作日志之中的子集。

以物业公司为例。在物业公司的运营过程中，应对客户的维修需求是主要的业务模块之一，对于维修团队而言，详尽记录日常维修任务是非常重要的辅助工作。

在很多物业公司的运营中，总会有这样一套《值班日志》，将值班期间的维修任务记录与工作日期间的维修任务分开管理。

这其实会带来很大的问题，不光会造成数据的断节，同时也会带来后续更为繁杂的数据整理工作，也不利于后续的数据分析和最佳实践提取工作。

当原本处于值班日志中的信息块能够与覆盖面更广的维修日志合并后，我们只需在一个下拉列表中选择“值班”，并记录相应的日期，即可看作是一条值班记录，而这样的值班记录将会汇入到整个维修业务的数据分析之中，形成一个更为完善的数据分析结果。

从本质上来看，对于信息块的合并，其实就是将事务进行有效拆分，将原本符合信息类属性的内容和业务本身的内容相分离。

记录的质量很重要

在这篇文章中，我从文档和信息架构的角度提出了一种全新的解决方案，应该或多或少能够帮助企业或组织做好记录，从而形成良好的信息沉淀。

但是，机制的保障和优化是一方面，每一位员工对于工作的自主性和主动性却是更为重要的方面。

无论是工作日的正常上班，还是节假日的值班，只有当每一位员工都能以良好的职业操守做好每一项工作，记录好所有必要的信息，这些机制才能够给企业带来价值的。

正如上文中我提到的《工作日志》，这不仅仅是一个有效的工作记录平台，同时也是未来知识管理的重要基础。

当我们真正有效地应用了这些“知识”之后，才能给企业带来价值，而其重要前提就是员工是否能够在日常工作中进行完整而有效的记录。

如果是以一种敷衍了事的态度来看待记录工作，无法保证记录的完整性，甚至无法保证记录的准确性的话，那么最终带来的将会是一场灾难。

其实，大家也能从我的阐述中发现，我这里所做的优化点还是在于信息层面的“打通”，或者说是一种更为高效的打通模式。

如果在值班过程中所获得的重要信息停留在了纸质的《值班日志》上的话，那么这些信息很有可能会随着时间的流逝而丢失，同时如果真的有心需要进行整理和归档的话，也会花费大量的精力，而这些精力原本可以用于更为重要的事情之上。

而如果将值班日志合并到更为核心的《工作日志》之中的话，这些信息将和工作日的信息处于真正的“一脉相承”状态，我们无需进行额外整理或迁移工作，即可自然而然完成信息的打通。

希望本篇文章能够带给大家一些正向的启示。

在明天的文章中，我将列举值班过程中的另外两个场景进行深入阐述。敬请关注！