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冷技能|Excel小白曾做过哪些反人类操作?

冷技能|Excel小白曾做过哪些反人类操作?

作者: 精进Excel | 来源:发表于2016-05-15 09:04 被阅读1273次

    本篇问诊Excel小白十大疑难杂症

    不怕神一样的对手,就怕猪一样的队友。

    对,这句名言用在Excel届也非常正确。

    Excel小白常常会有一些“神”一样的操作,给团队合作带来灾难,今天我就来治一治这些疑难杂症,看看你中了几招?

    -第一招-

    盲目合并单元格

    ◇症状:特别喜欢合并单元格,不断合并单元格,甚至错位合并。

    ◇后果:合并单元格之后,对后续的数据处理(排序、查询)等带来灾难性的伤害

    ◇处方:纵向单元格尽量少合并,横向单元格使用跨列居中模拟合并单元格。

    -第二招-

    日期录入不规范

    ◇症状:日期录入格式不统一,日期中含有特殊符号(小横杆,句号等)

    ◇后果:日期无法被Excel识别为“日期”,而被认为是普通的文本,无法进行日期计算。

    ◇处方:所有的日期格式按照格式中的日期格式进行设置,不要突发奇想;绝对不要在同一个单元格中放置一个以上的日期。

    -第三招-

    多内容合一

    ◇症状:在一个单元格输入多项内容,把单位和数值输入在同一个单元格中

    ◇后果:录入的数据无法筛选,无法计算(比较大小、排序等)

    ◇处方:保持每一条数据的唯一性,不将不同类型的内容输在同一个单元格中(除非作为文本格式);可以使用如下方式,确保只输入数值却能显示单位。

    -第四招-

    同一列输入多种类别的数据

    ◇症状:在同一列、同一个字段下,输入多种不同类型的数据

    ◇后果:数据结构完全被破坏,无法对原始数据进行报表、数据透视等操作

    ◇处方:使用数据透视表进行不同类别的数据汇总

    数据透视表的入门使用方法点击这里查看

    -第五招-

    肆意隐藏单元格

    ◇症状:不要的单元格不是删掉,而是隐藏,而且多处隐藏;病症比较深的时候,行和列都有隐藏。

    ◇后果:发Excel文件发给伙伴之后,一不小心就取消了隐藏,然后不知道那些数据是需要不需要的,特别是对方又点击了保存之后。

    ◇处方:不需要的数据果断删掉

    -第六招-

    “擅长”使用文本框

    ◇症状:在Excel数据表中突然出现文本框,有时是因为需要强调突出,有时是因为懒。

    来源于:百度图片

    ◇后果:一旦Excel文件进行了多人共享,文本框将无法编辑。数据表无法进行排序等操作。

    ◇处方:需要突出显示的文字可以使用不同的颜色,需要特别说明的文字使用备注。

     -第七招-

    单元格内使用空格换行

    ◇症状:因为不知道在Excel单元格中如何正确控制换行,在使用自动换行工具时,通过敲击空格实现任意位置换行。

    ◇后果:敲击空格容易,删掉空格却很难;当你的单元格大小改变时,就需要重新敲击了。

    ◇处方:使用Alt+Enter强制单元格内的文字换行

     -第八招-

    单元格文字中含有空格

    ◇症状:主要出现在录入人名时,两个字和三个字的人名对不齐,此时使用空格补足

    ◇后果:加入空格之后,李   想这个名字就不是李想了,你根本查找不到他。

    ◇处方:字数不等的单元格如果想要对齐,使用分散对齐。

    -第九招-

    一段文字分成多行

    ◇症状:明明是一段文字,却分成多行写在不同的单元格中。你又不是写诗,不要这样断句。

    ◇后果:等你想把这段和复制出来的时候你就懵逼了。

    ◇处方:一段文字,尽量放入同一个单元格。

    -第十招-

    使用Excel画不整齐的流程图

    ◇症状:只会手工调节流程图的位置,感觉对齐了,但是实际横竖不对齐。

    ◇后果:逼死强迫症

    ◇处方:使用Excle绘图工具——格式中的对齐工具,任何方框都能在你的魔掌下乖乖对齐

    像手术刀一样剖析Excel小白的易错点

    全文完。

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