关于应酬和开会的一些建议

本周下半周，我在广西某企业开展项目汇报，期间，某新晋管理者在和我交流中聊到他在应酬和开会上的困惑，他是去年年中晋升为高层副职的，他所在的单位规模不算大，但整体效益很不错，尤其是去年整体环境不算景气的背景下，他们的业务及营收均有30%以上的上浮，这使得公司上下在开年后的这段时间里都显得意气风发，斗志昂扬……

2023年起，他分管公司业务。一是经常要往外面跑市场、见客户，应酬较多，用他的话说是“疫情放开后，甲方的酒量也明显上升，有一种要把过去漏喝的酒补回来的架势”，在这个过程中，他发现他经常带出去的一些同事，很少帮他“挡酒”，也不主动敬甲方领导酒，常常是他把自己搞得很醉，甲方好像喝得也不尽兴，他说这是不是年轻同事们没有主人翁、缺乏责任感的表现？

二是，分管公司业务后，他需要了解各业务部门的工作进展，常用的办法之一就是组织各部门负责人开会，但是他发现，好多时候会议效率都很低，会上常常是他一个人在讲，会后又经常“想起”很多重要的事忘了在会上讲。以上两点，他问我有没有什么建议。

坦率地讲，在很长一段时间里，我也是酒场上不敬酒、不挡酒的“年轻人”，甚至第一次陪领导应酬时，还闹了个“笑话”——当时，客户方不断给我的领导敬酒，领导已经不行了，我坐他旁边，帮他倒酒，当时喝的是啤酒，因为我的倒酒技术不好，我就反复往酒杯里倒酒——确保领导每一杯都是满满的……

实际上，现在的一些年轻人在酒场上“不敬酒、不挡酒”非常常见，在我看来，至少有三方面原因。一是本身不擅饮酒（也就是领导用人不准，带了一个不胜酒力的人到酒局上），迄今，我在不同的地方遇见过很多和我年龄相仿或更年轻的人，总体来看，酒量很好（来者不拒，千杯不醉那种）不到十分之一；二是不愿意为工作做自我牺牲，饮酒伤身体，如果喝醉了，接下来几天精神也会不好，这一原因越来越常见，包括越来越多的年轻员工不愿意加班、熬夜、出差等；三是缺乏职场酒文化的基本礼仪，就是说他们对职场上要不要敬酒、要不要挡酒，完全没有概念，甚至会认为帮领导挡酒是不礼貌的行为……

我和客户说，如果你带出去的年轻人是第一种，那处理起来非常简单：以后不要带这样的人了去应酬就是了。如果是后两种，那就要教育和培训，第二种是态度问题，实际上要解决起来比较难，也不能针对某一个人大讲特讲“敬酒、挡酒”的大道理，有效的办法之一是要在公司大小场合讲清楚工作付出与收获的关系，也要讲清楚公司对员工在工作中付出后所承诺的对等的回报等，如果仍是我行我素，这样的人就要限制使用，比如公司不能要求所有员工都要应酬，但对市场口、经营口岗位的人来讲，这也是岗位职能的其中一项。

第三种情况，就比较好办了，主要是属于“无知”，那就培训员工，培训主要讲具体的方法、工具，使之能够去操作，当然也要附带的讲讲行为背后的必要性，如果是普遍性的问题，就整体培训，如果是个别性的问题，就单个指导，也可以送出去。

有一点要特别关注，就是当管理者观察到员工的某种不符合自己期待的行为的时候，不要希望员工能很快省悟并自我纠正，正确且有效的做法是：直接指出员工行为存在的问题，并提出正确的要求，理想的状态是还能够提供示范样本。

第二关于开会的问题，教科书上讲管理者的职能主要是“组织、计划、协调、控制”，但是我发现管理者很多时候都在开会，当然，我们也可以理解为开会就是在“协调”“控制”等，所以，如何开会是管理者首先应具备的硬能力。

回到前文那位管理者所焦虑的问题，一是会上不知道讲啥，二是重点内容常常遗忘，三是多长时间开一次会最合适。我给的建议是，前两个问题都可以通过会前准备来完成，“会前”有两个时间段，一是从上一次会议结束到下一次会议开始期间，不管这期间时间多长，都属于会前，那么平时想到什么问题和议题，就要写下来，可以攒到下一次约定的会议日期再开会，也可以攒到一定问题后，组织临时会议；二是开会前一天，要将这段时间攒的问题议题全部过一遍，挑出重点，条理清楚的整理好，会上一条一条讲，想清楚的讲自己的观点，没想清楚的，组织大家讨论……这样一来，就不会出现会上无重点，会后拍大腿的情况……

实际上，在时间管理里有一个工具——释放大脑，大致意思是我们的脑容量是有限的，尤其当一个人升至管理者的时候，他通常都会有很多工作线条，如果所有的事情都靠大脑记忆，往往越到后面越会出差错，有效的办法是，运用双手，释放大脑，就是把临时想到的内容都用笔写下来（手机中的记事本也一样），这样就完全不用浪费脑力去记东西，既轻松又牢靠。会议的频率通常是要看团队的默契程度，一般2周左右开一次会是比较理想的频率。

实际上，开会和应酬几乎是所有管理者都不能回避的工作，有效会议的秘诀是把管理者想要传递的信息传递到位，不应变成个人的“口才秀”，更不是“茶话会”，而应酬实际上也是职场中不可回避的重要场景，尽管不同地域的“酒文化”有较在原差异，但也都有应酬这一项（原创作品、版权所有，欢迎关注）。

作者简介：

王荣增：管理咨询师、国际注册管理咨询师（CMC)、管理培训师、商业作者。专注企业文化、人力资源咨询及培训，著有《精进管理：如何成为卓有成效的管理者》。