在项目的整个生命周期当中，项目经理通常会收集许多知识。有时这些知识并没有在之后被重复用到——人们一次又一次地在未来的项目中重蹈覆辙。许多经理和项目经理，还有组织最为之依赖的人们，错过了从项目当中学习的机会，因为他们在项目生命周期当中没有花时间分析过去的结果。因此，就有一个问题产生了，我们怎样来管理项目中的知识呢？
在经历了许多年的项目业务之后，我（布丝洛）发现在欧洲不同国家的项目经理都有着相同的经历——缺少时间停下来分析，从过去的经历中学习。我曾经在一家跨国公司工作，这家公司的业务是向客户提供IT项目服务，我的工作职责是在我所在的顾问组织当中，定义并实施一套知识管理流程。初级和高级项目经理会有项目办公室支持。所有的项目经理都说：“我们在每一个新项目当中都重蹈覆辙，我们根本没有机会来花时间和团队讲一讲我们曾经做过的项目。”这真是让人抓狂，但这就是事实。
从以往的经历当中去学习在很多组织当中并不被重视。在以解决方案为业务的企业当中，高级管理者想要兜售更多的解决方案，从以往他们发起的项目当中去学到什么似乎不是他们所关注的。
作为以解决方案为主要业务的组织，我们需要从客户的项目当中实现盈利。在当时，项目的结果并不是很好，但是策略方向是改进和实现组织的下一个成熟度等级。然后我提出了通过项目办公室来实施改进后的流程。这个想法得到了高层的一致认可。
最开始，我们从识别项目组合中的各个项目开始，同时识别组织中的项目经理的技能和经验。然后我们作为一个项目办公室，向项目经理和经理们进行了一次讲座，主题是如何在项目生命周期当中收集有用的信息，同时还要考虑组织中的时间和成本限制。结果是要实施“项目快照”，为时半天，目的是捕捉项目当中的经验教训，识别可以重复利用的知识，以及识别对于项目干系人而言，能够实现技能和方法论改进的各种机会。
这个会议的目标是什么呢？
● 总结在项目营销和实施阶段积累的成功经验和教训。
● 关注关键主题，如项目和范围管理，沟通，问题管理，问题和项目的成功。
● 放大成功，以及学习来为客户更加有效地交付后续的阶段或者项目。
● 识别能够在更广范围内分享和推广的工具和最佳实践。
“项目快照”会议的价值何在呢？为项目专业人士、项目团队、项目经理，以及组织中的其他人员都创造价值。对于专业人士，他们通过经验教训分享，放大了团队成员的工作以及以往的经验，通过确保团队中的所有成员都懂得每个人在做什么工作来避免冗余的活动，并且通过将问题摆到桌面上，更早地解决它。
对于项目团队，这个会议放大了现有项目中的经验和成功，有助于项目中的每个团队成员在实施过程当中行动更加一致，并且向项目团队和销售团队提供了对于客户观念的更好理解（当这个环节当中有客户参与的时候）。
其他项目团队学习到如何重复利用现有的工具，识别哪些团队完成过类似的项目，并且能够通过利用他们的学习来提升项目成果并且避免错误。
项目经理通过这个环节了解到交付特殊方法论和解决方案的成功案例，并且识别销售和交付解决方案的机会。
对于组织而言，这个环节提供了削减无价值工作的机会，于是更多的注意力被投放到提升客户满意度和改进销售方面。
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