在畅销职场小说《杜拉拉升职记》中有一段文字清晰地描述了一个非常典型的费用报销环节的舞弊案例：销售部大区经理黛西与该部门行政助理伊莎贝拉串通，通过伪造部门领导签字与涂改报销金额的方式，虚报费用二十多万元。
人物先大致介绍一下：
杜拉拉：出场时25岁。生于江西南昌，母亲是上海人。上海大学英语系毕业后在一家民营企业工作两年，后进入美国老牌500强企业DB。姿色中上，性格直爽乐观，工作踏实，但因不谙职场规则，屡屡犯错，所幸每次都能因祸得福，总结出了一套外企生存之道，在五年内从外企普通小白领晋升为成功的中层管理人员。
王伟：出场时32岁。DB大客户部销售总监。北京部队大院子女，清华大学商学院毕业后进入北京的一家美国大公司做销售。
海伦：DB上海公司前台，行政助理。一度跟杜拉拉成为密友，后被黛西收买，出卖了杜拉拉和王伟。
黛西：出场时28岁。DB大客户部东区大区小区经理，与王伟有过一段感情。弄堂里长大的上海美女，姿色上乘，手腕高明，热爱顶级品牌和奢侈生活。曾在王伟事业受挫时另攀高枝，造成了王伟对女性的偏见。跟王伟分开后，黛西很快发现自己新傍的美国高层并未打算跟自己重组家庭，她“一哭二闹三上吊”的中国式泼妇手段对美国男性作用又不是那么大，只得黯然离开原来的公司。失业和情变的双重打击很快让她在家里抬不起头来，一次无意间，黛西发现当年被自己弃之不顾的王伟居然做到了500强公司大客户部总监的位子上，年薪百万有余。当下毫不犹豫的摆出楚楚可怜状，哀求王伟帮她安排进DB。王伟本欲拒绝，但经不起黛西三番四次的苦苦相求，最终还是安排她进了DB，做了自己手下的一名小区经理。条件是以后再不纠缠。黛西表面答应，实则下定决心，一定要缠到王伟跟自己复合为止。可她很快发现，自己最大的对手，就是外形上远远不如自己的HR经理杜拉拉。一场女人间的恶斗迅速在公司里展开……
我们来仔细回顾一下小说当中描写的情节：
【初露端倪】
财务部派人送来销售部上月发生的部门费用报告，销售部总监王伟（注：黛西的上级）拿到报告后特别仔细地研究了黛西申请报销的费用，这一细看就看出了一个问题，他发现报告中列示的一笔报销费用他并不记得自己签过字，但是这笔费用在财务部却得到了顺利报销。按公司的相关流程，财务部一定要看到销售部部门领导的签字后才会受理黛西的报销申请，显然这里面一定出了问题！
王伟意识到问题后马上给财务部负责应付的经理打电话询问了解情况，对方说报销申请上面肯定有他的签名，并答应马上将原始单据找出来给他核对。
王伟先是按平时习惯把部门行政助理伊莎贝拉叫进办公室，准备交代她去财务部取回那张原始单据，话刚到嘴边却忽然多了一个心眼，胡乱说了件其他的事情让她去处理。等伊莎贝拉一出房间，王伟连忙打电话给负责应付的经理，嘱咐他自己会亲自过去拿原始单据，让对方暂时不要告诉任何人这件事情。
王伟亲自将相关的原始单据取回来后，仔细研究了一番心里顿时明白自己的签名被人模仿了。随后马上再与财务部联系，财务部很配合地马上拿出王伟签名的底单比对。不得不承认原始单据上王伟的名确实仿造得很像。
不细看还真是看不出来有差别。确认单据上的签字是被仿造的后，财务部立马慌了，作为财务部有责任核对所有报账单上签名的真实性的。出现这样的情况，财务部确实是有责任的，至少说明在报销单据审核的环节不够严格。
王伟安慰对方说：“财务部又不是银行管信用卡的．不关你们的事儿。麻烦你们把黛西升大区经理之后的所有发生的费用。逐笔列出来发给我一下。请注意保密。”应收应付经理知道出大事了，一个劲儿点头说：“我马上自己到系统里调记录，保证保好密。”
【真相大白】
王伟根据财务部提供的信息认真查了两天，发现大约十来笔合计二十万元左右的报销是有问题的：要么干脆是仿造他的签名；要么是在他签名后，再改动金额。根据DB的内部流程，各项费用根据其金额大小，在直接主管和有相关签字权的老板们签字后，部门总监的助理会负责把所有的单据汇总做好费用登记，然后每月一至两次统一将单据送财务部审核后支付。也就是说，按规定黛西的报销费用单据是由伊萨贝拉负责统一送到财务部审核的。
王伟和财务部查询后，证实每个月的单据确实都是由伊莎贝拉交给财务部的。由于有问题的次数不少，可以合理推断出黛西不可能避开伊萨贝拉自己独立完成改单和冒签的动作。而且，每个月财务部做账后，都会把费用清单发回给各部门，这时候部门行政助理伊莎贝拉需要协助销售总监王伟再核对一遍明细，如果发回来的数字和送出去之前登记的数字不符，不可能那么多次都没被发现，所以应该是两人串通了。
【动机分析】
黛西与伊莎贝拉一定是认为像王伟这样的销售部总监每天工作这么繁忙，每月签字审批的报销费用都有几百万之多，所以一般每个月核对报销费用也就看看大致的数字，不会去核对细节。事实也的确如此，如果不是仔细盯看看，王伟也是不太会发现黛西每个月那些零敲碎打的小几万元的描腻来。王伟也明白估计黛西和伊莎贝拉一定是认为他没有这么好的记性更没有这个闲功夫去细看这些单据。
另一方面这里还必须说明一个事实：由于DB是美国公司，报销单上的最终金额只需填写阿拉伯数字，并不像大部分中国公司还需填写中文大写数字壹贰叁肆等，这就无形中增加了报销单据上金额涂改的可行性，比如在给总监签名的时候报销单上写的金额是2.1万多元，等他签字后，再将数字改成2.9万多元。从涂改动作本身来看，似乎也没有这么困难。
王伟和杜拉拉一分析，杜拉拉惊得目瞪口呆。她刚加入DB的时候，就是任职销售行政助理，登记费用、统一将原始报销单据送财务、每个月和财务部核对部门费用以协助大区经理监控预算，是她当时每月必做的功课。因此她十分明白这些分析是正确的，一个公司的内部控制原来是如此的脆弱不堪。
【启示】
1、不相容职责要分离。DB公司看似好像做到了职责分离，似乎应该不会出现纰漏。问题是案例中有一个行政助理，她负责将单据从报销申请人员传递至报销费用审批人员，再从报销费用审批人员传递至单据复核人员，最后又负责事后核对这个角色无形中增加了舞弊风险发生概率，她有足够机会对报销票据实施改动。
2、费用报销授权审批机制。本案例中，没有销售总监签字，财务部不会支付任何报销费用，所以说DB公司此点做的很到位，没有给任何人留有舞弊机会。
3、反舞弊手段。有矛才有盾，先说舞弊手段：伪造或涂改原始单据（如：阴阳发票等）、虚报或高报费用（如：凭空捏造费用项目报销等）、重复报销（如：同一事项开两张发票等）、模仿签名（如：模仿领导签字蒙混过关等）、未经审批或越权审批（如：某些报销项目上限额度未明确谁签都能报等）、串通舞弊（如：内部各职能部门工作人员“门儿清”公司管理漏洞，监守自盗或合伙舞弊等）、浑水摸鱼（如：利用公司账务核算混乱进行报销舞弊等）。
那么如何应对呢？①完善审批审核流程。②编制常规授权权限指引。 ③企业管理者在各自授权范围行使职权并内承担责任。 ④对重大事项进行集体决策或连签制度。 ⑤多人发生同项业务活动时，必须以最高级别的人员来报销费用，防止高级别人员将费用交给下级报销！⑥建立明确的书面审批权限表并即时更新，有效避免权限冲突。 ⑦建立管理人员签字样本库。⑧预算控制和PDCA控制等。
4、领导者财务敏感度。本案例体现出了王伟这位DB公司销售总监良好的“财务敏感度”。所以除了上述制度健全，体系管控外，还有一个必要因素，即：管理者有时还要有好记性！
网友评论