我们先来说一件事：早上刚开完会，领导决定让你来负责下周的项目结项汇报会，这个会议很重要，需要邀请公司高层出席，也需要项目的技术专家和团队成员参加。因为时间紧迫，你不敢耽误，立马就开始写邮件通知相关人员。可是邮件发出去之后麻烦却开始了：有人问你他是不是必须参加，有人问如果届时不能到场，那是否可以远程参加等等；于是你开始逐一回复邮件，一天下来发现只干了这一件事。更为糟糕的是，几天过去了，你要的资料也没人反馈，一追问，发现某些重要相关方居然不知道自己要做什么，直接忽略了邮件。于是你又开始“救火”。。。这一系列动作下来，自己确实是忙得够呛，可是一周下来也就只是围着这一件事打转。这真的属于“高效”吗？有没有反思一下，如果当初把那封邮件写清楚了，是否可以将这些“麻烦”直接在源头理清楚，从而让自己更加从容？
我们工作中有时需要发一些重要的邮件，可能是邮件信息很重要，或者是收件人足够重要等。通常我们在发这些邮件时会惴惴不安，生怕出错导致“社死”。这很正常，因为邮件很重要，必须足够重视。
那么如何可以有效地发出这类邮件呢？这里的“有效”是指有效地将正确地信息传递给正确的受众，尽量一次将事情做好，避免引起不必要的误会。我想简单谈谈我的经验。我工作中经常需要发一些比较有分量的邮件，比如受众是高层，或者是人数几百上千的全体员工等。现在我已经能做到邮件发出去之后保证受众能接收到自己需要关注的信息并及时反馈。我的经验就是“谋定而后动”，将大部分时间花在写邮件上，而不是花在后面的“答疑”环节。如果一封邮件发出去之后，若有超过1/4的人在问同样的问题，那么就要反省自己是不是没有将信息传递清楚。
首先，“Who”：换位思考，从收件人的角度考虑事情。受众不同，关注的信息也不一样。高层会关注总体层面的信息，那邮件内容就要重点突出总体情况以及需要高层决策的地方，略去细枝末节。如果受众是人数众多的全体员工，则重点在于将信息表述清楚，打消疑惑。很多时候，我们写邮件时会想当然地认为受众已经了解某些信息，不需要赘述。但中文博大精深，有时候同一句话不同的人会理解出不同的意思，因此写邮件时多想想自己的表述会不会引起误解，如果会，那就再优化或者解释清楚。宁可多写一句话，也不要在事后疲于“解惑”。
第二，“What”：若是交待任务，则将事情交待得明明白白，写邮件时尽量把对方降智，将谁需要做什么一一列出来，不要让受众去猜自己“应该”做什么。比如例子中，“你“可能会想当然地认为“技术专家”需要准备技术相关资料并发给你，可是你没有明确写出来，那么“技术专家”其实并不会去准备，也许他还认为你有这些信息呢。如果是收集信息这种，甚至需要再准备一个模板文件发给收件人，让他们照着填就行。记住，能做选择题就不要做填空题，能做填空题就不要让他们写小作文，否则最终痛苦的只是自己。
第三，“When”：交期要明明白白地标出来。一定要尊重人性的弱点，人们都习惯性地将事情拖到最后一刻才去做。如果我们不在邮件中将交期写清楚，那么受众就不会感受到紧迫性，到最后可能导致“皇帝不急太监急”。有个建议，可以按照节奏适当地发“催办”邮件，让受众感受到紧迫性。
第四，“How”：编写邮件时需要注意什么。首先内容要言简意赅，不要太过口语化。曾经我收到过一封邮件，内容简直就是微信语音的文字版，起码有60%的无效信息，那叫一个灾难。我当时就感觉这个人很不专业，甚至让人觉得他要表述的事情也不重要。
另外，标题也很重要。最理想的效果就是收件人看标题就知道这个邮件的主要内容是什么，有没有必要打开再看。关于附件，图片最好是插到正文中，让收件人打开邮件就能看到，而不需要再点击附件查阅。图片里的超链接也是需要直接点击就能访问，而不需要再点击链接等等。
今天先写道这里，后面看情况补充。
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