今天开启时间管理主题阅读的第二篇,这本《超级时间整理术:每天多出一小时》,提出的几个小的建议,能帮助大家更合理地利用时间,不必大费周章,只需做一些小小的改变,就能多出一大段时间。
「记录时间」你可能会有这样的经历,辛苦工作一天之后,却觉得真正做过的事情很少,想不起来每段时间是怎么用掉的,时间匆匆流逝,却抓不住时间的尾巴。
1、时间追踪表
书中提到的方法,通过建立一张「时间跟踪表」,把每个小时分成4个15分钟,那么每天就有96个15分钟,时间跟踪表就用来记录每个时段做了什么。
具体做法:
在接下来的7天里,按照15分钟的时间板块,把你刚刚做的一切事情都记录下来,除了晚上睡觉的时间外,至少也要一个小时记录一次。你可以打印一张表格,把它放在看得见、够得着的地方,并设置好提醒闹钟。
2、三十四枚金币法
把时间从早上7:00到晚上12:00,十七个小时分成34枚金币,睡觉前看看自己的金币是怎么花的,并用不同的颜色归类,总结这一天的收获,证明自己有活过,增加自己的成就感,生活更有效率,通过记录改变人生。
3、我的方法
作为一个重度手机依赖者,纸笔或者电脑不可能随身携带,手机却是我随时都在使用的。所以我利用手机上的app进行时间记录,这个app叫“aTimeLogger2”,抱歉说声这个app只有iphone的版本,安卓手机上也有类似的app。
aTimeLogger2设置好常用的活动类型,活动切换的时候改变一下就可以了,还有饼状图和日程表,能清除得看到一天的时间用在哪里了。
记录时间能够让人意识到自己因为什么浪费了时间。记录时间听起来很麻烦,用几秒钟记录,可能节省出好几个小时,是一笔非常划算的时间投资。
记录不是目的,而是为了发现我们白白浪费掉的时间。这项工作并不容易,感觉没有动力的时候,不妨想象一下,如果每天多出一个小时,可以做多少美好而有意义的事情,并以此来激励自己。
「破除“立即行动”」很多时间管理的方法都告诉人们,立即行动可以提高效率、节省时间。但是,如果什么事情都及时响应,就会打断很多更重要的工作,重新专注进入工作状态反而更费时间。
1、对子任务立即执行
在完成一件事情的过程中衍生出来的子任务在允许的情况下立刻执行,否则记录到笔记本中,等待手头工作完成后立刻执行。同番茄钟。
2、“待办”变成“必办”
对于待办清单,往往先会完成最简单的几个事情,而其他事情则不断累积。
每晚临睡前列出最重要的五件必办事项,根据重要性(纵)和紧急性(横)坐标象限图来为事项分类,并优先执行。
高紧急性+高重要性:马上行动
高紧急性+低重要性:委托代劳
低紧急性+低重要性:丢弃
低紧急性+高重要性:规划
3、列出不必要做的事情黑名单
找出生活中浪费时间的事情,比如上网,检查邮件,时间过长的会议,有技巧的避免他们或者塞到碎片时间中去!(丢弃、归档、转嫁)(列出来才知道!)
找出工作中效率低下的事情,转嫁或者提高技能水平,做好精通的事情,集中力量办大事。
「有用的小技巧」1、直觉的硬币
犹豫不决的时候,假装抛硬币决定,在抛起硬币后直接询问对方的期望——也就是直觉(内心的答案)(同神奇的8号球)
2、西翼会议(5分钟)
站着开会 / 每个人对自己的观点做简单陈诉(<15秒)/ 用30秒钟的时间对决定进行讨论 / 团队做出决定,否则负责人做出决定 / 团队在从会议室走到各自工作位的过程中,就立即对作出的决定采取行动。
3、从非准点开始工作,在准点结束工作。
4、打电话之前打好腹稿
简单的开头,干净利落的切入正题,利索的结尾。
5、花钱买时间
雇佣帮手或购买高效工具(对照自己的时间价值)
6、善用碎片时间。
时间管理的本质在于管理我们自己,而不是管理时间,因为时间无法改变。了解了方法,还要真正去行动,才能用每天找回的时间做更有意义的事情,过更加精彩的人生。
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