准确定位calendar与 omnifocus ，整个世界都清楚

以下内容是从日程与任务的本质进行分析，因而并不受工具的限制，所以在任何 GTD类 app 中都可以运用以下结论。

一、前言

曾经有一段时间，以下几个问题常困扰我：

• 日历的事前提醒功能与omnifocus的到期提醒功能，我该如何区别运用？
• 一件事情如果已经放在日历中，那还需要放在omnifocus中吗？
• 我为什么要用日历而不是仅仅使用 omnifocus？

随着对这些问题的深入思考，我对日程与任务有了更准确的认识与运用，在此和大家分享。

二、日程与任务的对比

每天各种不同事情构成了我们的生活（就算无聊、发呆，那也是一件事情）。

从本质讲，事情有两种。

第一种事情，通常需要与别人一起才能执行，因而需要协调与统一多方的时间，我称之为日程；这类任务，有明确的开始与结束时间（出于管理准确、便捷的缘故，我定义日程的时间跨度不超过1天。对于跨度超过一天的日程，我会认为其是由多个跨度1天的日程组成）。

日程有几个特点需要留意：

1、日程在开始时间之前，本质只是一条可以起到事前提醒作用的信息。这也是为什么日历中的提醒功能比较强大，可以有多种事前提醒的方式的缘故。

2、从 GTD 的角度讲，多数日程都是“项目”，而非单任务，是无法一次性执行的。

比如，我有一个日程：9月30日 9：30-11：30，出席公司季度业务总结会议。单单在日历中体现出这个信息是远远不够的。为了出席这次会议，我还需要做大量的事前准备：

汇总本季度部门业绩；
分析业绩数据；
针对找到的原因提出自己的解决方案；
拟定下季度重点工作计划；
... ...

这些细分任务是无法按照日程这种严苛的形式体现在日历中还能被系统管理的。

第二种事情，自己就可以执行，时间安排也比较灵活，只要保证在截止时间完成就可以，我称之为任务。这类任务，通常只有明确的截止时间（有些任务甚至连截止时间也没有）。也正因为时间安排灵活，因而需要的管理能力要求更高，才会出现关于优先级、单任务聚焦、任务并行、弹性计划等的各种讨论与运用。

三、解决方案

基于以上认识，我现在开始提出我的解决方案。

1. 把 omnifocus 的 inbox 作为搜集所有事情的唯一入口；

2. 对 inbox 中的事情进行判断的时候，如果具备日程的特点（有明确的开始与结束时间，且时间跨度不超过1天），在日历中创建该日程，同时在 omnifocus 中保留该事情；

3. 对于具备GTD项目性质的日程，在 omnifocus 中将其分解为多步骤任务的组合；

按照这个逻辑顺序处理的好处在于，能够确保所有的事情集中在一个唯一、可信赖的地方，方便进行统一的组织与管理而不出现遗漏；日历在这里被作为了 omnifocus 的一个特殊过滤器：过滤出具备日程特性的事情，在日历中单独体现。

四、回答自己当初提出的问题

1. 日历的事前提醒功能与omnifocus的到期提醒功能，我该如何区别运用？

我认为一个运行良好的 GTD 任务管理系统，不需要很强的提醒功能的。所以我也淡化了日历的提醒功能，最多在日程开始前，比如5分钟或者10分钟给到一个提醒就够了，因为与其相关的细分任务已经在 omnifocus 在被组织起来，而且被分配了足够的提示信息。要充分信任自己的GTD系统！

2. 一件事情如果已经放在日历中，那还需要放在omnifocus中吗？

需要，而且顺序要反过来。所有事情先进入 omnifocus 中，进行系统的组织与管理，然后在日历中创建日程类事情的副本。

3. 我为什么要用日历而不是仅仅使用 omnifocus？

日程涉及到与他人合作，几乎没弹性，是一类很特殊的任务，需要单独管理。