管理者如何从琐事中解放自己

作者: 巴掌_ | 来源:发表于2018-10-16 15:44 被阅读45次

    在工作中,我们常会看到这样的情景:领导没时间,下属没事做;领导觉得下属没有上进心,下属埋怨领导不培养自己。那么,造成这种问题的原因是什么,作为管理者应该如何将自己从具体的事务性工作中解放出来?

    本期推荐,这里将推荐一本有关授权和时间管理的趣味小书《别让猴子跳回到背上》。本书通过浅显易懂的实例,分析了为什么管理者会深陷于各种事务性工作当中,本来属于员工的工作是如何偷偷跑到管理者身上的,如何鼓励员工承担更有难度的工作职责,实现个人提升。

    首先我们来明确什么是“猴子”,在本书中,作者给出的定义,所谓猴子,就是双方谈话结束后的下一个行动步骤。猴子不是问题、项目、计划或机会,只是解决问题、进行项目计划或是投入机会的下一个步骤、下一个措施。每一只猴子都有两方介入,一方负责解决,一方负责监督。当某个谈话结束时,谁负责下一个步骤,猴子就在谁那里。

    对于管理者来说,他的时间一般可以分为四个部分,老板占用的时间、组织占用的时间、下属占用的时间,外界占用的时间。而在这四个部分里,老板、组织和外界占用的时间是不太容易被压缩的,所以缩减下属占用时间比例就显的尤为重要。很多管理者的时间都被下属占用的时间浪费掉了,例如帮助下属去处理本应该由下属自己来处理的问题,即背负了下属背上的猴子。

    如果你在工作中遇到过这两种情形,那么恭喜你,你成功的背负了下属的猴子:1、下属向你请示问题时,你说让我想一下,然后告诉你怎么办;2、询问“让我知道可以帮上什么忙”?如果你背负了下属的猴子,那么下属就会变成监督者,他们会来询问工作的进度,领导,那个事情你想的怎么样了?领导,我们什么时候采取行动。我们看到,下属成了你工作的监督者,而你成了解决者。此时,你肯定在心里暗下决心,一定要改变这种情况。

    那么,首先你得学会授权。员工行动的自由程度取决于任务层级与授权范围,相对于老板与组织,下属可运用的任务层级有5个:5级独立行动,例行性报告;4级行动,但需立即请示,意味着报告频率超过例行程度;3级提出建议,按照裁断结果行动;2级请示要做什么;1级等待指示。从5到1,层级依次降低。当下属的自由层级属于1和2的时候,管理者的时间就会被下属大量占用。管理者必须花时间帮助下属去想他们应该去想,去计划的事情,为他们答疑解惑。所以让下属的自由层级提高到3级以及往上的层级,让下属可以自我管理和自我领导,管理者也不必花太多的时间来监督下属,由此就可以大大减少被下属占用的时间。

    让员工达到3级的过程中,主管需要做两件事情:1、借由直接报告,禁止采用第1与第2自由层级,让下属毫无选择机会,这样能培养下属拟定与推销想法和建议的技巧。2、保证每件任务(猴子)都在下属背上,方法就是和下属一起讨论方案和解决方法。如果当时没有结果的话,和下属约定好下次讨论的时间,并且要求他在下次讨论之前自己先想一想,有没有更好的方法。这样反复训练几次,下属就会习惯自己去寻找答案。当然,在这个过程当中,管理者也需要对下属的工作做一些协助,但切记协助不是帮他们做分内的事情。比如员工提出一个很好的建议,你也认为很好,但可能在你的上级那里会遇到一些问题,那么你就可以协助下属去解决这些问题,但修改和完善一份更容易让上级接受的报告就是下属分内的工作。

    当下属的自由层级越来越高时,管理者也就逐步将自己从琐事中解放出来,可以去思考其他更具战略意义的事情,而下属本身,自由层级的提高也意味着能力的提高,可以去承担一些更有难度的工作职责,一举两得!

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