开会这事大家都会，会议室墙上也有大大的规范和标准，但依然无法阻止低效会议发生。入行至今，我参加过大大小小的会议不下千场，其中不少都是“为了开而开”的低效会议。没解决实质问题，还浪费时间。“下班之后咱们开个会”这种轻描淡写的话也成了不少职场人最痛的领悟。

开始之前我先抛两个个人观点，后续信息都将围绕这三条观点展开。让我们开始吧。

• 狭义的会议概念指发生在工作场景内，两人以上参与的非公开讨论。所以那种只接收不讨论的（如：领导讲话，年度战略同步）会议不在讨论范围。
• 会议不是拿来讨论问题的，会议必须拿来解决问题。你有了方案，希望团队提意见可以开；方案确定后要同步给团队也可以开；事情做完需要复盘可以开；除此之外不需要开会。开会是达成共识，而不是讨论找灵感。希望通过开会讨论是不会有结果的。
• 会议的本质是一种方法论的载体，选择朴实地把信息传递清楚。因为决策要是基于事实和逻辑的，而不是基于做决策的人的。

之前我们写过一篇关于有效沟通的文章。会议是沟通的一个子集，会议也是所有沟通形式中最正式的。我会按照时间进程将会议分为会议前，会议中，会议后三个部分，直接说结论。

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会议前

提前准备计划

99% 的低效会议，都是因为没有计划。没有计划的会议约等于闲聊，约等于浪费企业的资源。

整个会议室就好比一个没头脑组织一群不高兴进行着尴尬而不失礼貌的对话。连方向都没有，后面讨论什么都是浪费时间了。

好的会议有一个重要特征是聚焦，而聚焦最重要的来源是完备的计划。

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开始会议之前，我建议完成以下工作：

• 明确会议目标（核心 | 会议为什么开 ）
• 拆解会议议题（操作步骤 | 会议具体要讨论哪些事项）
• 背景信息搜集（最大化共识 | 为了达成目标要提前做的功课）
• 参会人员确认（利益相关 | 知道谁是你的队友）

如果一场会议的组织者无法清楚回答以上问题的答案，这样的会议组织者是不合格的，这样的会议注定是低效的。

提前预约时间

组织会议最难的部分就是确定时间，且组织难度随着公司的人数呈几何级数增长，有过大公司经验的人都知道。跨部门组织会议时候甚至要提前两个礼拜预约时间。

此处，你只需要记住，提前预约时间是必须的。除非特定场景（如紧急事件会议），所有会议至少需要提前一天预约时间安排。

能否成功地组织会议是领导力的体现，无论公司大小，何种行业都是重要的。领导力是个更大的话题，以后再开篇幅谈。

提前预约会议室

与员工的工作时间类似，会议室也是公司的公共资源，所有消耗公共资源的行为都需要提前计划。

如果你所在的企业没有在线的会议室预约系统，我建议这样做：

• 使用便利帖进行预定
• 贴纸上描述会议主题，组织者，预定时间
• 在会议室门口粘贴便利贴
• 多条预定按照时间顺序排列

提前预约会议室是职业的表现，同时会议也是日常工作的校验节点（比如：项目启动，日常通气，复盘等）会议室的使用情况和会议议题一定程度上可以反映出整个组织目前的工作方向和生产力的状况。动辄 3，4 个小时的会议室预订是要警惕的，我不认为大多数人有精力参加持续时间这么久的会议。

信息告知

当会议安排确定了之后，你需要对被邀请人进行告知。具体工作如下：

• 请将会议邀请发送给被邀请人（邮件，企业微信，具有协作功能的 reminder 等）
• 当面/电话告知，起报备提醒之用
• 确认邀约结果

会议是多人参与的，选择邀请对象发出邀请之后，更关注是他们是否应邀。我曾经看到下属兴致勃勃地开展新业务，我一看会议纪要。法务没到，财务也没到。关键岗位人员不到场，业务在组织内都没有闭环，前一场会议白开了。

会议中

会议进程之中喜闻乐见的情况就是「聊着聊着就跑偏了」这时候前文提到的会议计划就派上用场了。在会议中我们讨论的议题应该是收敛的，计划内的。

我建议会议的组织者扮演主持人的角色，定位是确保会议效率。人越多的会议越容易失焦，这个角色更有存在的必要了。

所以我总结了下，在会议中的建议：