Access数据库开发实战：设计一个办公用品收发管理软件

​做Access数据库开发培训以来，我欣喜地发现，自己通过教学，不仅在技术上取得了长足的进步，还通过与很多学员的不断交流，极大的拓宽了我的视野和开发范畴。

与此同时，很多学员的开发能力提高速度之快，令人震惊，提出的问题水准之高，我已经快要回答不上了。

目前的这种状态，应该就是所谓的“教学相长”，讲师和学员的双赢局面了吧。

以前根本想不到的一些业务，通过与学员和互动交流，也慢慢地思考成型，通过形成文字，不断沉淀下来。

今天就要聊一聊学员们比较喜欢的进销存软件设计理念。我选取了一个比较简单的管理对象——办公用品，进行了简单的进销存软件开发设计。下面从使用场景、设计思路、设计难点等角度进行逐一的介绍。

一、软件使用场景

办公用品的存取和发放使用场景比较简单，管理流程也比较单一。一般来说，办公用品属于低值易耗品，不属于设备类物品，没有折旧，也不需要按照设备管理思路进行管理，不需要保管人。

办公用品的管理更多的是需要统计数据，要搞清楚以下三个数据：

1.购买了多少办公用品，有哪些种类；

2.发放了多少办公用品，有哪些种类，发放给了谁；

3.库存数量的变化情况如何。

办公用品管理软件，基本上单人使用，不需要多人使用。在需要的时候，根据发放的时间以及发放人，能够导出统计报表即可。

一般来说，如果领取人员不多，办公用品发放不需要人员签字统计，但如果有签发记录，可以形成手签，那对管理提升更为显著。可以把每次发放的手签扫描件上传到软件中。

二、采用Access数据库开发办公用品软件效果预估

1.Access开发的优势

有一些软件是不适合用Access数据库开发的，比如说多人使用的大型管理软件，但有一些就很适合。比如刚刚提到，办公用品管理软件是单人使用的，那么用Access数据库开发就相当的合适。

用Access数据库开发办公用品软件还有一些优势：对于数据录入来讲，通过窗体录入，比较直观，眼睛看着不累。此外用Access做库存量的统计，相对而言比较简单，新人也容易上手。

2.用Access开发的劣势

如前文所讲，Access开发的办公用品发放，不能做成多人共享版，也不能移植到现有统建系统里。但话说回来，我们也并没有这样的使用场景和需求。

3.用Access开发的业务机遇

根据我个人的使用经验，一般来说办公用品发放管理都是采用Excel进行，用Access开发办公用品发放软件，可以有效提升管理效果，促进管理精细化和可视化。

4.用Access开发的威胁

一个自用软件，自开发自玩、自娱自乐，能有啥威胁，无非是有些闲人看你不顺眼而已。直接忽略掉。

三、提出软件开发需求

1.软件需求

能够用比较简单的方式管理办公用品的发放，必要的时候管理手签单据扫描件。

能够灵活的输入、输出采购、发放、库存数据。

仅供单机使用，不考虑联网使用。操作简便、易于维护。总大小不应超过10M。支持图片上传。

2.功能需求

方便的查询、修改入库、出库记录。

库存量查询设计应当简单易懂、便于维护。

有一定的纠错防错功能、报表功能。

根据我的开发经验，本软件的功能需求的难点主要在于纠错功能和防错功能上。

3.表需求

表的数量不应过多。

核心表数量严格限制在两张：入库表、出库表。非核心表数量根据需求确定，也不应超过5张，否则维护比较繁琐。

四、软件设计开发过程

设计过程分为四步：表设计、输入窗体设计、查询设计、窗体功能增强及美化。其中查询设计是相对比较难的部分。其余都还好。

1.表设计

入库表和出库表的设计相对比较简单。后来我又增加了办公用品领取人表和办公用品种类表。由于数据输入我比较喜欢通过窗体进行，所以对于表中每个字段的属性，并没有做更多的设计，一切从简。

Access数据库开发实战：设计一个办公用品收发管理软件

经过设计和优化，一共形成两张核心表：入库表和出库表，三张非核心表：产品表、领取人表、签收人表。

2.输入窗体设计

数据的输入是数据库开发的最核心设计之一。本软件由于功能比较简单，所以数据输入我采用了我最喜欢，也是最为成熟的分割窗体技术来进行。也就是说用一张窗体套一张表，通过在窗体中填数据来控制表中的数据。这是我最喜欢的数据录入方式，也是Access数据库比Excel的重大优势之一。

Access数据库开发实战：设计一个办公用品收发管理软件

3.查询设计

库存量的统计是办公用品管理设计过程中的一个难点。我经过思考，采用两次汇总查询的方案进行：先分别作出库和入库的合计，然后在统计总的合计，得到库存量数据。

Access数据库开发实战：设计一个办公用品收发管理软件

4.窗体功能增强及美化

本数据库中最重要也是最常用的设计界面，其实是这张出库表，技术最难点在于如何实时显示某一种办公用品的库存量。只有实时显示库存量才能让发放管理更加清晰，还能实时显示较低库存的用品，提醒及时购入。

总结：本软件从构思到设计完毕总共花了5个小时的有效时间，应该说难度还不大，但是有几个小小的突破：首先给进销存框架提供了一个简易的解决方案，其次库存量的查询设计是一个小小的亮点。

大家有什么好的补充建议，欢迎随时和我交流！