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再论“重复性工作”:从IPO模型到流程型组织所带来的福音

再论“重复性工作”:从IPO模型到流程型组织所带来的福音

作者: 王二的私人游乐场 | 来源:发表于2020-07-18 20:50 被阅读0次

本文乃是笔者一次思想探险的结果。

起初,笔者在《凤凰项目》一书中,看到作者用“工厂”这一典型的“IPO模型”来表征IT运维管理的工作,并由此引出了devops、敏捷开发等种种理念。书中大量运用制造管理中的概念(物料、工作重心等)与理念来描述IT运维工作管理的方法令笔者兴奋不已,并结合此前思考,杜撰了所谓“面向模型的学习”这一概念,并试图深度探讨“模型”这一概念的深刻含义

随后笔者在一篇文章通过将公司抽象为“IPO模型”来理解“重复性工作”,并猜测“IPO模型”能够良好地表征“工作”,而基于该模型我们能够很好地认识到“工作”的本质。

而这种隐隐约约的猜测,竟然在《企业再造》中得到了证实:

大多数商务人士都不擅长流程,他们专注的是任务、人员、结构,但不专注流程。

我们将业务流程定义为:首先需要一些“输入”,然后其创造的“产出”能为客户带来价值的一系列的活动。

在第一章中我们举了一个流程的例子,就是以订单为输入以递送订购的商品为结果的订单履约流程。换言之,将订购的商品递送到顾客手上就是这个流程创造的价值。

《再造》中一再强调的“流程”,实际上正是一种“IPO模型”。

在之前的文章中笔者试图论证,对于“重复性工作”的优化,于公司而言是创造价值的最根本形式而于员工而言可以让工作成为一种游戏。而在《再造》这本书中,这两个命题再次得到了证实。因此,本文从“流程型组织”这一视角出发,再次审视“重复性工作”的优化问题,看看该视角能够给我们带来哪些启示。

《再造》的福音

《再造》第四章《工作新世界》中,一开篇就给出了福音书式的承诺:

再造之后,工作变得令人充实,因为员工从工作中得到了更大的完成感与成就感。实际上他们执行了整个工作(一个流程或子流程),按照定义它能产出人们关心的结果。流程执行人拥有许多企业家式的挑战和回报。他们专注于客户,客户的满意是他们的目标。他们不仅是为了博取老板高兴,或者为了职位升迁而工作。

而且,工作变得更有意义,因为这些工作包含了更多的增长和学习。一个流程团队环境中,个人发展不是指职位升迁,而是拓展视野——学习更多东西,以便于能完成流程中更大的部分。

不要脸地说,这印证了笔者在之前文章中的一个颇为大胆的猜想:工作的“重复性”只是暂时性的存在,是由于公司系统缺陷导致的暂时性产物。

《再造》一书中,“公司的缺陷”与“暂时性产物”这两个概念都有其对应:

“公司系统缺陷”指的是起源于亚当·斯密关于“分工”理念的,理解公司的“分工协作”模型(下文称之为“斯密模型”),这一模型从斯密一路到福特、杜兰特、斯隆,逐步形成了“今日企业的根基(哈默原话)”并最终导致“现代企业将工作切薄成无意义的小小任务”。

而《再造》所推崇的“流程模型(姑且这么称呼)”能够有效地消除我所谓的“暂时性产物”

当单一任务转变为多层面工作后,也同样变得更接近工作的本质。再造不仅去掉了无用功,而且还去掉了不产生价值的工作。大多数检查、协调、等待、监控、跟踪(这些非生产性的工作之所以存在,是因为公司内有各种边界,流程被认为分割),它们都被再造所消除了,这意味着人们能够花更多的时间去做真正的工作。

哈默所谓“工作的本质”、“真正的工作”等概念令人遐想:工作究竟可以变成什么样?这是一个非常值得讨论的话题。

公司的福音

无利不起早,“斯密模型”之所以能够广为流传,“是因为这种方式曾经很有效率”,而基于这种理念所产生的“组织原则和机构曾经在几十年里都派上了用处”。

然而时代变了,哈默指出,时代在“顾客、竞争和变化”这三个维度上的改变,使得“斯密模型”不再适用,其“扼杀了组织里的创新和创造力”、“无法应对大幅变化的外界环境”并使得组织呈现出“可怕的‘规模不经济’”。

总之,“不灵活、反应迟钝、不关注顾客、只看过程不看结果、官僚主义、缺乏创新、管理成本高企”,这些都是“斯密模型”不适应当下商业环境的体现。

时代变了

而哈默做出承诺:基于“流程模型”对企业进行重构,能够有效地解决上述问题。

具体细节,本文不再论述,下面主要看看《再造》给员工个人带来的福音。

个人的福音

《再造》第四章中,哈默列出了如下几条公司再造业务流程后所导致的改变:

工作单位改变——从职能部门转变为流程团队

工作改变——从简单任务转变为多层面工作

人们的角色改变——从“被控制”到“被授权”

工作准备的变化——从培训转变为教育

专注于业绩衡量与计酬方法的变化——从注重员工行为转变为注重业绩结果

升职标准改变——从注重业绩转变为注重能力

价值观改变——从“价值固守”转变为“价值创造”

经理从监管者转变为教练

组织结构改变——从等级制度转变为扁平化组织

高管的改变——从记分者变成领导者

这些转变并非从“人本主义”的理念出发,但确实导致了“人本主义”的结果,如哈默所说:

再造之后,工作变得令人充实,因为员工从工作中得到了更大的完成感与成就感。

流程执行人拥有许多企业家式的挑战和回报。他们专注于客户,客户的满意是他们的目标。他们不仅是为了博取老板高兴,或者为了职位升迁而工作。

而且,工作变得更有意义,因为这些工作包含了更多的增长和学习。一个流程团队环境中,个人发展不是指职位升迁,而是拓展视野——学习更多东西,以便于能完成流程中更大的部分。

从“工作的重复性”这一视角对这些转变进行审视,会发现它们都以一种极为有效的方式消除了“重复性”。这种消除是全方位的,“因为他们——员工、工作、经理和价值观——都是联系在一起的”。

接下来就从上面提到的几个转变来分别讨论其是如何消除“重复性” 的。

工作改变——从简单任务转变为多层面工作

工作“重复性”的一大来源就是分工。分工与专业化会导致个体对于某一具体工作长年累月的重复,如哈默所说:

无论是蓝领或白领,流水线式的工作都非常专一——也就是反复执行同一任务。那种工作也需要一些培训:比如,如何在印刷电路板上插入一个部件。有的工作也需要昂贵的教育,比如,设计相机快门的人需要拥有机械工程专业的大学学位。但是,当他们在执行任务时(例如装配一台电脑或设计一种相机),无论是装配工人还是机械工程师都不需要知道(甚至根本不会关心)整个流程。

而“流程团队的成员会发现他们现在的工作与之前的工作大不相同”:

流程团队的成员,现在不是为自己的小任务负责,而是与其他成员一起为流程负责,工作就与以前不同了。他们与团队成员一起分担了执行整个流程的职责,而不是只负责小碎片任务。现在他们每天不仅需要使用多种技能,而且还必须考虑长远的大方向。虽然不是所有的团队成员都执行同样的工作(毕竟他们各自有不同的技能),不过他们之间的界限是模糊的。每一名团队成员都至少需要对所有的流程步骤做到基本熟悉,而且很有可能需要执行好几个步骤。

当不再基于“斯密模型”来定义员工,与员工所匹配的就不再是某一具体岗位上的工作,而是一整个能够创造价值的流程。员工所要做的工作,也就从“在流水线上拧螺丝”的这种单调至极的“重复性工作”变成了“管理整条流水线”甚至“掌控流水线”的极具灵活性与多样性的“创造性工作”。

“斯密模型”与流水线上的“重复性工作”

在“流程模型”下,我们几乎可以将公司看作一种“流程的集合”,流程对于公司的重要性是不言而喻的,也正因为如此,对于流程的再造与优化将会是公司的主要任务,而这种任务也恰恰是最具备创造性的:

整个再造流程过程中,重新设计是最能发挥原始创造力的部分。它比其他工作更需要想象力、归纳式思维,还要一点疯狂。重新设计流程的时候,再造团队需要废弃熟悉的观点、寻求反常的思维。重新设计要求团队成员,尤其是要求内部人士,暂时忘却他们在以前工作中遵守的规则、程序、价值观。

“变化”、“创造”、“学习”是这本书在讨论“工作”时的一大关键词,其原因在于:

人们的角色改变——从“被控制”到“被授权”

在“流程模型”下,员工的工作就不再是仅通过一些专业技能就可以解决的了,每个员工都多少要有一点“创业者”的气质:

公司必须给再造后在流程中工作的员工授权。

他们是流程团队的成员,公司不仅应该允许他们,而且应该要求他们思考、互动、判断,以及做出决定。

无论团队只有一个人还是很多人,执行流程工作的团队都不可避免地需要做出自主决定。他们在责任范围之内(事先确定截至日期、生产性的目标、质量标准等)可以决定如何以及何时完成工作。

所以,再造的企业必须在雇佣员工时考虑附加的标准。仅仅看应聘者的学历、培训和技能还不够,还需要看他们的性格。他们能不能自主行动?他们能不能自我约束?他们会不会主动去做客户满意的事情?

在“流程模型”下,员工不再是公司的附庸,而更像是在公司这一“平台”上自主服务用户的“创业者”。也正因为如此,下面这种转变就显得十分自然了:

工作准备的变化——从培训转变为教育

对于重复的事情,哪怕它是“复杂”的,也仅需要通过“培训”员工即可,而一旦要求员工进行自主决策,甚至说成为某种“创业者”,那自然就需要对员工进行“教育”。

“培训”是让员工成为某种机器,以适应完全确定的环境;而“教育”则是让员工能够适应不确定的环境。

培训提升的是技能和技巧,教给员工的是“如何”工作。教育提升的是他们的洞察力和理解力,教给他们的是“为什么”。

由此也不难理解下面的三个转变:

经理从监管者转变为教练 & 高管的改变——从记分者变成领导者 & 组织结构改变——从等级制度转变为扁平化组织

精细的分工会自然形成组织的金字塔结构,大量的员工在底层执行无脑的重复性活动,而少量的高层领导在上面进行指挥。分工将工作中很多的思考、判断、决定的成分“榨取”出来,将其置于“组织金字塔”的顶端,而流程型组织则是将这些成分保留在工作中,正是因为如此,原本负责监管、保证员工以最大效率执行重复性工作的经理变成了教练,原本负责给员工的确定性工作记分的高管变成了带领一群“自由人”在不确定的环境中“冒险”的领导者,而将那些工作元素归还原主的组织也自然从高耸的“金字塔形”变得扁平。

最难的改变

哈默在最后总结道:

简略地说,再造业务流程最终几乎改变了公司里的一切,因为他们——员工、工作、经理和价值观——都是联系在一起的。我们将其称为菱形业务系统的四个点。菱形的最高点是完成工作的方法,即业务流程;第二个点是工作和结构;第三个点是管理和评估体系;第四个点是文化,即员工的价值观和信念。

而最难改变的、真正的囚笼,或许正是菱形中的第四个点:信念与价值观。

正如in nek对于《狂人日记》的总结中所说:

孔乙己和鲁镇的人们,都在各自的解释中活得顺理成章,一切都可以被合理化解释,但每个人都活在一种令人窒息的凄惨的现实中,你都没法说它有什么不对。

《药》里的革命者夏瑜,尝试改变什么,但在那个语义空间中,人们讨论的是“幸亏夏老爷提前出首,才保住一家的性命”,“痨病要用人血馒头来治”,“都要死了还敢得罪狱卒,还说人家可怜,疯了”……这是一个令人窒息的名称空间,一切都顺理成章,显而易见,不容置疑……仿佛你被浸在水里,人们就在你的身边,你想要说话,想要交流,但你张开嘴,水就灌进来。你觉得高兴,你觉得悲伤,但周围的人觉得你是神经病……但你明明看见了外面的月亮,你想要抓住那束光,而周围好心的人们拼命拉住你,觉得你疯了:“你这是病——得治!”

你跟他们说“‘冬天的芦根,经霜三年的甘蔗’没什么鸟用”,他们跟你谈“老祖宗几千年就是这样过来的,你算老几?”。

你和他们谈什么?

这就是《狂人日记》里面描述的感觉。

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