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每天学习一点项目管理知识(4.5监控项目工作)

每天学习一点项目管理知识(4.5监控项目工作)

作者: 项目管理媛媛 | 来源:发表于2019-01-30 10:02 被阅读30次

监控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展,以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程。

在项目执行的过程中,可能会产生一些问题,之前提到的可能小葵减肥心态崩塌,想要放弃,那这段时间,项目的进展会延期,成本可能会增加,小葵变美项目的范围中还要增加心里辅导的内容,那项目计划一定会调整,管理和指导的方式也会调整。因此需要让相关方了解项目的当前状态和解决问题而采取的行动,并且通过成本和进度预测,让相关方了解项目今后可能带来的影响是非常重要的,这一过程就是监控项目工作。

监控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展。看小葵变美的过程中是不是按照计划完成的,项目周期一共是6个月,那在项目3个月的时候,我们需要判断项目目标是否已经实现一半,项目是否落后。也就是比较项目的实际情况与项目计划中的要求,寻找偏差,并评价项目绩效。如果发现还未完成一半的目标,那需要查看是计划有问题,还是执行的有问题,如果涉及基准的变更,需要提出变更请求,如预测调整后能够完成项目目标,那么就提出变更请求。

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监控项目工作的输入是项目管理计划(根据项目执行计划审查实际和执行情况是否一致)、项目文件(问题日志、经验教训登记册、假设日志等)、工作绩效信息(数据分析后结果,如项目各方面完成百分比等信息)、协议(如确保承包商提供的产品)和事业环境因素与组织过程资产。

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使用的工具和方法是:

专家判断:有经验的人可以进行指导。

数据分析:备选方案分析(出现偏差后要执行的措施)、成本效益分析(项目出现偏差时确定最节约成本的纠正措施)、挣值分析(进度和成本的绩效分析)、根本原因分析(是什么原因导致偏差)、趋势分析(根据现有往结果预测未来项目进度或成本等的问题)、偏差分析(实际情况和预测情况之间的差异)。

决策和会议:因为监控项目工作要跟踪、审查和报告整体项目进展,发展问题后输出项目变更请求,所以需要输出综合性意见。如果大家的意见不统一,需要采用决策和会议两种工具,确定项目最终的变更请求。

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那我们从项目管理计划、项目文档、工作绩效信息和协议四个方面获取项目进展信息,利用专家判断、数据分析、决策和会议四种工具方法,输出工作绩效报告、项目的变更请求、更新项目管理计划和更新项目文件。

工作绩效报告:基于工作绩效信息,以实体或电子形式编制工作绩效报告,以制定决策、采取行动或引起关注。工作绩效报告一般都是用图表和信息、趋势线和预测等方式显示。

变更请求。通过比较实际情况和计划要求,发现差距提出变更请求。

变更请求分为大变更和小变更,具体分为:

预防措施(偏差未出现,小问题通过预防就能恢复正常)

纠正措施(偏差已出现,需要采取纠正措施消除已发现的不合格问题,让项目工作的未来绩效符合项目管理计划)

缺陷补救(为了修正不一致产品或产品组件而进行的有目的的活动)。

最后总结:从项目管理计划、项目文档、工作绩效信息和协议四个方面获取项目进展信息,利用专家判断、数据分析、决策和会议四种工具方法,输出工作绩效报告、项目的变更请求、更新项目管理计划和更新项目文件。

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