大家好！

这两天无意间看到了office软件上的一处提示文案的bug，想借此和大家探讨一下软件界面上的提醒设计。

希望在设计时能够做到严谨再严谨，不放过任何细节，从而达到表达精准，并有效提升用户体验的目的，这也是设计的底层思维。

一处界面提醒文案

笔者是正版Microsoft 365的深度用户，每年都是自费订阅的，其目的不是别的，就是为我的文档客户提供良好的服务，不能因盗版的原因带来各种潜在隐患。

今天在用word软件进行写作时，偶尔发现了一处界面文案的bug。确切地说，这个bug属于表达不严谨，没有考虑到更多场景，可能会给用户带来一定的歧义。

这是一个关于文档保存状态的文案提示，该文案提示是这样的结构：

“文档标题+保存状态”

“文档标题”我就不展开了，就是对于当前文档名称的重复，让用户知道自己正在编辑或阅读的是哪一篇文档。

我要重点说一下这里的“保存状态”。

当我们处在正常的编辑状态时，不会有任何保存状态的显示，该位置上只有文档标题的显示；

当我们完成编辑，并进行“保存”操作（点击“保存”按钮或按“Ctrl+S”）时，会在瞬间显示“正在保存”这一状态，然后切换至“已保存到这台电脑”。

这一文案的目的主要是为了告知用户，他之前所进行的“保存”操作是成功的，当前文档已成功实现了保存。

在该文案中，“正在保存”这一表述没有任何问题，而后一句表面上看也没有任何问题，但其实还是有可能会引起一定的误导或疑问，大家也可以思考一下，答案在下文中揭晓。

解决方案

笔者是一位专业的文档工程师。在我的职业历程中，我参与过大量界面文案的优化工作，既接触过硬件产品的操作屏文案，也接触过各类软件系统界面文案等，可以说积累了较为丰富的经验。

此外，我自己也在不断研究VUI（语音交互界面）的“语音文案”，这是未来人机交互的基础，国外很多企业已经将文档工程师纳入了语音文案的优化工作中，成为不可或缺的团队之一。

对于软件上的任何文案而言，文字表达本身就不应该是孤立的，而是需要和其应用场景、上下文充分结合在一起，这样我们才能实现更为精妙和精准的表达。

同时，由于界面空间的问题，我们在设计文案时，需要有一种“螺蛳壳里做道场”的心态，确保自己设计的文案不会包含太多文字，也不会超出框架限制，并尽可能提升使用者的阅读体验。

在过去的经历中，笔者不知有多少次遇到过需要缩减文字数量的情况，特别在英语界面中更为常见，有时候为了文字空间的考虑，不得不放弃原来更为精准的表达，改用一个表达效果略微欠缺的词。

这也决定了我们在做中英文界面文案的设计时，不能简简单单地将中文“翻译”成英文（或其他目标语言），而是需要结合目标场景和目标语言地区的使用习惯，对目标语言进行重写，并彻底抛弃翻译，或任何“一一对应”的思维。

我们再回到本案例。

在本案例中，由于office系统的界面设计足够优秀，因此在这一文案上不需要过多考虑文字数量。

这里的优秀体现在哪些方面呢？大家用过就知道，这个文案其实是自适应显示的，文案长短可以根据实际显示的文字数量进行自适应调整，使其始终能够保持在一行之中。

下面就是我来揭晓答案的时刻了。

为什么说“已保存到这台电脑”这个表述是不严谨的呢，其实是因为其忽略了一些实际工作中可能出现的场景。

比如，为了解决本地存储空间不足的问题，笔者的所有office文档都是存储在网盘上，而非本地电脑上的。

日常的文档写作与更新也是直接通过网盘进行的。在这些操作完成之后，最终结果将会自动保存到网盘之中。

大家想一想，如果在这种情况下，仍然用“已保存到这台电脑”这样的表述，是否就有问题了呢？

答案其实已经不言而喻了。

因为对用户而言，他很清楚自己是通过网盘打开的，任何更新也都会反映在网盘中，如果用“已保存到这台电脑”之中，明显会引起用户的歧义。

典型的歧义可能是，我明明存储在网盘中的，怎么会提示我在本地电脑中呢，是不是我打开的文档有误，或者说我打开的是不是本地的同名文档？

这个时候，我们倒不如直接用一个最为简单的文案，比如“已保存”，或者“文档已保存”这样的表述，这样既不会引起歧义，又能使文案变得更为简洁，让用户一目了然。

这里我再提一个非常重要的点，即我们千万不能将产品的内部逻辑展现在面向用户的文案中，一方面用户不一定能理解，另一方面这对于用户而言是无用信息，用户并不会因为这些信息而获得体验上的提升。

在这个例子中，如果从实现机制来看的话，“已保存到这台电脑”这样的表述勉强也能算是正确的。

大家可以仔细观察一下，这些从网盘中打开的文件其实是缓存在相应的C盘根目录下的，也可以算作是保存到这台电脑。

但是，这是需要用户知道的信息吗？

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作者：Meta烟中雯城

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