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老J专栏(109)不能解决问题,那你就是问题

老J专栏(109)不能解决问题,那你就是问题

作者: 万能的老J | 来源:发表于2017-06-15 13:08 被阅读48次

很多朋友每天忙于工作,焦头烂额的,为什么?

刚到大公司工作,一个人做七个人的工作,每天忙的要死。所以到网上查了很多时间管理的办法,发现都不太好用,只好自己想办法,最后,14个小时的工作有2个小时就能完成了。为什么这么神奇?什么网上流行的时间管理,说到底,还是对事务的管理,时间规划,就是对生命的管理。没看懂?没关系。从头解释一下。事情多,是指同一种事情反复做,比如:拉磨,一天一万圈,来回转。事情杂,是啥事情都有,每件几乎都不重复。

工作多,只有两种可能:事多,事杂。实际上,所有的工作事务都分成两类:管理型,支持型。虽然说是很忙,但无外乎一种是你安排别人做事情,这类都叫管理类的工作,比如经理和店长。反之,响应别人或者别人安排你的工作,都叫支持型,比如店员,热线接听,接待客户。

很多忙人十几年如一日,忙只有三个原因:不记录,不分析,不总结。先把这两个概念搞清楚,接下来的事情就好办了。

一、如何记录工作?

搞清楚自己在做什么很重要,以前做渠道管理的时候,很多店长都说忙不过来,我们就准备了一个工作日志,请大家先来记录一下,每天都忙什么,并且为自己所忙的事按重要和紧急做个区分,结果当三天实验结束的时候,发现大家把吃饭,上厕所都列为最不重要,最不紧急的事儿。我的God,这个不符合人性。

当然,这个实验不是没有用的,我们看到了很多人从来没有进行过工作记录。每天忙什么自己都不知道。通过这个实验,让我们了解到了很多有用的信息。所有的职业人,都应该有这样一张工作表格,这样才能看清楚自己,肯定自己的工作。即使是完全支持型的人,也可以记录,分析自己的“时间都去哪儿了”。比如呼叫中心都有一项指标,叫“每单时间”。

二、如何分析工作?

先得记录数据,才有的分析。下面,就把经过加工的“神表”和大家分享一下,可以拿来就用。如果你有更神的表,也有可能,我这儿只是一个地仙。再分享一个秘密,这个表还可以当作《工作交接表》。

如果在这个表上,所有的事情都是重要,紧急,只能说明头脑混乱。所有的事重要程度都一样,那就都不重要了,重要的是你要下岗了。那怎么分析?如果两件事中只能做一件,那件事就是最重要,必须最先做的,就是紧急。把上个表用“散点图”(Excel里一步就能出结果)分析,你一天所做的事情就在下边了。

现在看出来问题了吧,如果足够聪明,知道这个是“时间管理四象限”。

重要,紧急的:马上做,大家一起做。

不重要,紧急的:授权做,请别人做,求助别人来完成。

重要,不紧急的:按计划做,想清楚条理。

不重要,不紧急的:能不做就不做。

还有很多事情,本身就是不需要去实时响应的,比如邮件,一天只需要集中收发、回复两次就可以了,所以应该安排到重要不紧急的象限中,这样就是主动管理时间的表现。放心,这样不会错过什么,如果是急事,别人自然会打电话过来找你的。

还有一种情况,比如每天用手工做重复的事,一定会有更好的办法解决,比如电脑的功能都非常强大了,多学点办公软件的技巧,很有必要!

唯一要注意的就是,很多事情会在这四个象限中运动,要注意区分。以图为例,如果你每天都做的是管理类的,应该做重要不紧急的事,比如“消防”,在楼道里放上灭火器,安装水龙头。有天发生重要紧急的事儿“着火”,只需要按响火警开关,一切搞定。反之,如果看到一个小火苗,不去管理,很快也能变成重要,紧急的事。

领导,最应该做重要但不紧急的管理型事务!

三、如何安排工作?

很多人做工作总是不周密,临场瞎着急,就是因为事前计划的不全面,为什么会这样?因为不怕会的多,就怕会的多用的少,或者会的很多,但头脑逻辑混乱。比如说“鱼骨图”和“5W2H”,很多人都知道,但是如何组合应用工具解决问题,就很少有人知道。

“鱼骨图”是从:人(人员)、机(设备)、料(物料)、法(方法)、环(环境)、监(检查),六个方面去描述一件事。

而“5W2H”是从:时间、地点、人物、原因、过程、结果、数量,六个方面去描述一件事。看,又有人晕了吧,就知道会这样。实际上还是用一张二维表,马上就清楚了。

当然,这只是一种简单的举例,做项目也是类似的。实际上只想说明在每个环节的关键点上,应该准备哪些事物,只要想的全面,就会事半功倍。

最后,一定要学以致用,但总要有一套方法才行,活学活用,这样才能更好的发展。

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网友评论

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