读书：时间管理-每天多出2小时（二）

作者：波波羊  蒋志军

读书：时间管理-每天多出2小时（二）

02、知道做什么

      不能清楚的知道要做什么，你的时间管理就一定无效。

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2.1、知道做什么的重要性

      知道做什么是时间管理的起点。

      很多小伙伴之所以时间管理出了问题，首先就出在起点上，对于“知道做什么”弄不清楚，简单思考一下，如果最开始选择做的事情都错了，那付出了越多的努力，就只会越错越多。

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        要做好一件事情，有两个核心问题：第1个叫“做什么”，第2个叫“怎么做”。那么，究竟哪个问题更重要？

      陈然，两个问题都非常重要，但相对而言，更重要的一定是@做什么”，因为这是做事的起点。

      以波波扬大叔自身为例，我工作的前13年一直在IT行业进行打拼，从事软件研发、项目管理的相关工作，我一度以为这一辈子可能就要奉献给祖国的IT事业了。但从事IT行业多年以后，我越发觉得在这个行业中找不到刺激和成就感，内心的迷茫日益增长。

      很偶然的机会，我离开IT行业，进入IT职业教育行业，从事培养IT工程师的相关工作。在职业教育领域，从教学到教学管理，再到全盘管理。我重新点燃了自己的激情，找到了一条新的发展之路。

      而最近5年，由于创业的小宇宙被打开，我一直在互联网+教育领域进行创业，并成立了自己的在线教育公司。

      我回想这段往事并审视自己，我花了25年时间才真正找到了自己终身职业，找到了自己一辈子的奋斗方向。

      所以我们可以看到，搞清楚“做什么”真的是非常重要，也比想象中的要难很多。

2.2、知道做什么的方法：“1-2-3”法则

      那我们要如何才能知道做什么呢？这里有一个非常重要的法则叫作“1-23”法则。

      “1-2-3”法则就是用三个步骤，让我们注意要去做什么：

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      步骤1:收集事项

      收集事项需要做什么？顾名思义，就是把要做的事情收集起来，并记录成为待办事项。

      待办事项，指的就是要去办但还没有办的事情，在英文中，它有一个对应的名词叫做to do, 趣味音译就是“土豆”。

      在收集事项这一步中，有三个非常重要的要点：

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一、需要收集/列出哪些事情？

      需要列出的事情有两类：

      第1类、很重要和有价值的事。

      比如你明天有一个重要的文件要写，那这个事就要列出来。

      第2类、你关注的事情。

      有些事情可能一下想不明白重不重要，但是你会关注这个事情。比如，你明天要陪女儿去参加一个活动，如果这个事情你关注，那么就把它列出来。

二、不需要收集/列出哪些事情？

      不重要或是不需要关注的事情，是不需要列出来的，即使列出来以后也要排除掉。这里包括两类常见的事情：

      第1类、已经形成了惯例事情。

      打个比方，你已经习惯了每天早上去跑步，这个事情已成为惯例了，你还要列举出来了吗？列出来有点多此一举的感觉。

      很多小伙伴会有些纠结。我每天早上7点起床要跑步一个小时，这件事的确很重要，要不要列？答案很简单，如果这个事情已经养成了习惯，你不需要刻意关注，那就不要列；但如果你还是在坚持养成习惯的过程中，你需要关注那就列出来。

      第2类、日常琐碎的事情。

      比如你每天都得吃饭、喝水、睡觉，这些事情虽然很重要，但是没有列出来的必要。

      3，如何把收集起来的事情记录下来？

      首先要强调的是，一定要把所有列出来的事情写下来。

      有句老话说得好，“好记性不如烂笔头”。不管你的记性有多好，靠脑袋记的事情就会容易忘。一定这些事情写下来，然后时不时的去看一眼，这样才能保证记住。

      写下来，就需要相应的工具，惯用的工具一般是两种：电子工具和纸质工具，电子工具可以是电脑或者手机中的word、记事本等工具，或者是云笔记，而纸质工具就是准备一个小本子，然后把你的待办事项列在本子上，那么哪种方法更赞？

      两种方法各有优劣，大叔更倾向于第1种。

      电子工具的优点是高效。

      所有列出的待办事项，都可以很方便的进行修改和查看，如果使用云笔记之类的软件，在电脑上写了以后，还可以到手机上查看。

      纸质工具的优点是符合习惯。

      我们已经习惯于把东西写在纸上，因此把待办事项写在小本子上更符合我们的习惯，也更亲切。

    下面给大家解析一个实际案例，这个案例将会贯穿本章。

      案例：波波杨大叔要做自己的明日待办事宜。

      那我们如何实现@收集事项”呢？可以按两步来走：

      1、尽可能思考，把明天可能要做的事项都列出来。

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      大叔一共列出了11项事情：

      工作的事情共5项。

      写公司的某个文件，远程沟通前来应聘的人员，下午3点合作伙伴要开会，下午还有一个行业的聚会，写重要的课件。

      生活的事情共6项。

      明天上午10点女儿有一个公益活动，女儿很希望我去，每天早上7:30我要运动；每天我需要花一些时间读资讯、读书；晚上我有一个家人聚餐。最后，老婆交代一个很重要的任务，买家里的日用品。

    2、画掉其中不应该列入的事情，得到明日待办事项。

      让我们想一想，什么样的事情是要排除掉的？比如已经形成习惯和日常琐碎的事情。因此我们应该排除每日运动，每日读资讯和每日读书，因为这些事情已经形成了惯例。

        画掉无需列入的事情后，大叔就得到了明天的待办事项。

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      步骤2:分析事项

      在上一个步骤中我们列出了代办事项，但是，我们面临这样一个问题：我们应该先做哪些？后做哪些呢？

      因此，我们必须是对待办事项进行集体分析。分析包括以下两步：

      首先我们要确定事情的轻重缓急。哪些事情重要一些，哪些事情没有那么重要；哪些事情急着要去做，哪些事情可以缓一缓。

      然后我们要确定事情的执行策略。根据事情的轻重缓急，我们将会采取不同的执行策略。

      1、确定事情的轻重缓急

      这个时候，我们要讲到一个非常重要的工具—四象限法则，或者叫“艾森豪威尔矩阵”。

      话说，艾森豪威尔是美国第34任总统。作为总统，事情非常多，怎么办？于是他发挥了这个法则来区分事情轻重缓急。

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      四象限法则，就是根据事情的重要性和紧急性来划分各种事情，x轴代表紧急性，y轴代表重要性，这样分成4个不同的象限，每个象限中放置不同的事情。

第一象限，是既重要又紧急的事情，我们要马上处理；

第二象限，是重要的事情，但是没那么紧急；

第三象限，是不太重要的事情，但是比较紧急；

第四象限，是既不重要也不紧急的事情。

现在继续之前的案例，把大叔的待办事项放入4个象限：

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第一象限事宜（既重要又紧急）：

上午10点和女儿参加公益活动：很重要，不去以后没法和女儿做朋友了；一早就要参加，很紧急。

下午3点合作伙伴会议：已经定好的事情，必须参加；需要提前做准备，所以有点紧急。

第二象限的事宜（重要但不紧急）：

写公司某文件、远程沟通应聘人员。写课件和晚上与家人聚餐，都很重要，但是时间上并不那么紧急。

第三象限事宜（不重要但紧急）：

家里买日用品，老婆布置的任务，有点急，但不那么重要。

第四象限事宜（不重要也不紧急）：

下午某行业聚会，内容一般般，可以考虑不参加。

2、确定事项的执行策略

使用四象限法则之后，我们可以很清楚的了解到每项工作的重要程度和紧急程度，这样我们就可以采取相应的执行策略了。

对于这个四象限里的事项，我们应该采用对应的执行策略：

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第一象限里既重要又紧迫的事情。这类事情无需过多思考，策略就是立刻搞定它。

第二象限里最重要但不紧急的事情。这类事情我们不应该匆匆忙忙去做，磨刀不误砍柴工，我们应该认真思考制定计划，按部就班去做，效果才会更好。

第三象限里不重要但紧急的事情。这类事情做得好一点差一点区别并不大，想办法让别人来分担。我们不要全部利用自己的时间，要学会利用别人的时间，这是时间管理的重要技巧之一。

第四象限里。既不重要也不紧急的事情怎样应对？这类事情的策略就是一个字：滚！这类事情对我们几乎没有任何价值，只会白白浪费我们的时间。

总结一下，第一象限立刻去做手术了搞定，第二象限是按部就班去做，第三象限尽量的让他人分担，第四象限坚决不做。

这里面需要强调一个非常重要的事情。

就是按优先解决第二象限的事项，而不是等到这些事项，从第二象限转到第一象限里。

如果第二象限事项都变成了第一象限事项，这就意味着什么？意味着我们的时间已经不够了，只能仓促的去做，效果就会大打折扣。

因此，我们一定要提前计划第二象限的事项，尽量把它提前解决掉。越少的事项出现在第一象限，时间的应用余地就会越大。

让我们继续之前的案例，看看大树执行策略。

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第四象限的事项首先要扔掉。下午某个行业的聚会，不去也罢，以后有机会再去，扔掉。

第三象限的事项尽量找人分担，家里买日用品这件事情，给老婆发个红包，请老婆大人帮忙买一下，就完美解决啦！

至此，分析事项就做完了，我们最后一共只剩下6件事了，是不是更加清晰呢？

步骤3:事项排序

待办事项确定了，但是我们要按照什么顺序来做呢？这时我们要进行第3个步骤“事项排序”，理清事项的执行顺序。

事项排序分为两步：事项分类和分类排序。

1、事项分类：用abc分类法进行分类

我们把事情简单分为abc三类

a类是最重要的事情，这些事情原则上必须要完成。

b类是比较重要的事情，这些事情应该尽量去完成，但如果因为时间不足，最后没有完成也可以接受。

c类是不太重要的事情，只有当a类和b类事情做完了，还有时间时才考虑去做c类的事情。

大家也许有疑惑了，abc分类法和四象限法则都是事项的分类方法，应该用哪种方法呢？

其实，两者用途不同。abc分类法适用于时间很短（最常见的是1天）的情况，用起来很直观和容易理解；四象限法则适用于时间较长（比如1周）的情况，时间越长使用效果越好。

2、事情排序

分好类后，我们对每类事项进行排序就好了，在每一个分类中。排序的规则都是：先紧急、后重要。排序之后，我们就获得了最终的待办事项列表。

让我们再次回到案例，波波羊大叔的明日待办事项，在第2个步骤后，我们有6件事，先按第一象限（标注为1）和第二象限（标注为2）进行标注。

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首先，我们开始进行abc分类：第一象限的事情肯定是a类事情，不用想；第二象限要具体分析，必须搞定的列入a类事情，不用想；第二象限要具体分析，必须搞定的列入a类，其他的计入b类或c类。

具体分析一下第二象限的事情：

晚上与家人聚餐：已经明确参加，不能“放鸽子”，放入a类；

远程沟通应聘人员：实在不行缓一缓，放b类；

写课件：大叔快要讲课了，但还没有那么急，放入b类；

写公司某文件：不那么重要，可以后推放入c类。

分完abc三类以后，明天的待办事项就应该变成这样了：

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然后，我们按照新紧急、后重要进行分类排序，再汇总。

a类事情的顺序：上午10点和女儿参加公益活动，下午3点合作伙伴会议、晚上与家人的晚餐。

b类事情的顺序：写课件、远程沟通应聘人员｛紧急程度差不多，按照重要程度排序｝。

c类事项：只有一项，无需排序。

因此，我们最后得到的待办事项列表就是这样：

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这里注意一个小技巧：在事项的前面加一个编号，这样的好处是你一眼就能看清楚一共有几件事情，在执行时按照从小到大的编号顺序来做就好了。

2.3, 代办事项的深入理解

通过上面的学习，我们已经掌握了如何使用日待 办事项列表，从而弄清楚明天要做什么。但是，我们只关心明天的事吗？我们要如何安排一周乃至更长时间的事情？

因此，我们需要更加深入的理解待办事项。

1、待办事项的核心作用

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待办事项的第1个核心作用是“抽屉”

待办事项就如同抽屉一样，我们可以把要做的事情都装在抽屉里，而要找到的时候到抽屉里去找就好了。

我们的大脑有个特点，对于时间跨度稍长一点的事情经常会忘记，因为大脑有个遗忘机制，现在记住一件事情，但是一段时间不做也不回忆，这个事情很快就会被忘记。

所以，我们要把那些要做的事情都装在抽屉里。当大脑记住的时候，我们可以把抽屉打开来仔细翻阅一遍，这样就基本不会遗漏要做的重要事情了

待办事项的第2个核心作用是”闹钟“。

什么事情做重要的事？光靠大脑的提醒是不够的，因为他经常会受到各种事情的干扰。

用待办事项给要做的事情装一个闹钟，来定期提醒我们一下。每天制作待办事项，定期检查待办事项，都会反复提醒我们的大脑，让我们能够及时执行要做的事情。

2、用三类代办事情管好三类事

让我们来想一想。我们所有要做的事情是不是就这三类？

第1类马上要做的事。

比如你烧了一壶水，水一开，你是不是得马上去把火关了。这种事情在我们大脑是最关注的，一般来讲不容易忘记。

第2类最近要做的事。

这个“近期”一般指一天以上，一周以内，比如说。后天要做一件事，这个时候我们的大脑就开始不好使了，如果不反复提醒，你可能就会忘记了。

第3类是长期要做的事情。

超过一周以后的事，可以认为是长期要做的事。这个时候，我们的大脑更加健忘了，大脑会想“这么远的事情不着急”，而随着时间过去就真的忘了。

现在这三类事情应该怎么管理呢？其实很简单。

用三类待办事情管理三类事就好了。

这三类待办事项，分别是日侍办事项，周待办事项和长期待办事项。

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如何用三类待办事项管理三类事情呢？具体分为三步：

第1步，我们要用三类列表去记存不同的事情。

三类待办事项对应的事项列表，可简称为日列表、周列表、长期列表。日列表，记存当天要做的事情；周列表，记存一个星期以内的事情；长期列表，记存超过一个星期的事情。

记存好事项后，我们就有了日、周、长期三个抽屉。

第2步，给三个抽屉里各放一个闹钟，分别进行提醒。

日列表抽屉的闹钟，要提醒我们什么？它提醒我们要现在立刻去执行。事情已经在眼皮子底下了，我们不能再等了，必须赶快做。所以闹钟的作用是提醒执行。

那周列表的抽屉里的闹钟，要提醒我们什么？它提醒我们要去安排计划。虽然做这些事情还有时间，但是我们相应的做一个安排计划，然后按照计划去逐步执行。

而长期列表抽屉里的闹钟呢？它提醒我们的是关注。我们要让自己还记得这么一件事要办的事情，而不是过了一个星期以后，我们已经忘记了自己要做什么。

提醒执行提醒，安排提醒关注，这就是日列表、周列表、长期列表三个闹钟起到的作用。

第3步，我们需要定期审视三个抽屉里的内容。

我们把事情已经装入三个抽屉里了，以后就要定期去审视。如果只是放在抽屉里而长期不去看，那也许装进去的事情都发霉了，我们还有没去做，那我们需要审视什么呢？

第一，有哪些事情应该要去做了。

对于要做的事情，要么就立刻去做，要么就安排相应的时间。

第二，待办事情之间是否需要转换。

日列表和周列表之间的事情会经常转换。你今本来有个事情，但是由于时间不够用，没做或者可以缓一缓，于是你就把这个事情写入周列表记中；周列表中的某个事情，审视时觉得现在就该做了，于是就把它写入日列表中。

同时，周列表和长期列表之间的事情也会经常转换。本周安排的事情做不了，自然就会做到长期列表中；而长期列表中计划到本周要做的事情，也会放入周列表中。

第三，有没有不再需要关注的事情。

什么事不再关注的事情？第1类就是那些已经完成的事情，完成了就不再需要关注；第2类就是制定时觉得挺好，但后来感觉没有必要再去做的事情。

不再需要关注的事情如果没有及时处理，就会产生问题：待办事项列表会越变越长，最后变成我们自己的一个包袱。因此，对于不再需要关注的事情，发现后的就要立刻清理掉，这样我们才能对要做的事情保持清楚的认识。

另一个问题，我们要多久审视一次呢？

日列表，建议一天至少审视三次，

早上上班、中午、晚上各省事一次。大叔喜欢每完成一件事后就一审视一次，顺手把已经完成的事情删掉或做一个标记。

周列表，建议至少每两天要审视一次。

在审视的时候，你就可以来做日列表和周列表之间的转换和事项清理。

长期列表，建议至少一周要审视一次。

在审视的时候你就可以来做周列表和长期列表之间的事情转换和事项理。

3、三类列表的实用技巧

三类列表在实际使用时，有两个很重要的技巧。

第1，把日列表和周列表写在同一页中，长期列表写在另外单独一页。

这样做的好处是什么？因为日列表和周列表的关联度是很大的，那么当你制定日列表的时候，就可以很容易的看到周列表，这样事情就不会安排错。同时，你要做日列表和周列表的事情转换，会变得非常的容易。

而长期列表的事情你并不需要经常来看，所以写入单独一页中，就不会引起思维上的混乱。

因此。三类列表写成两页是最合适的。

第2，随时把新念头记录到长期列表中。

我们经常会激励一动，想到一个新的点子。比如说大叔就会经常会在跑步、读书时想到一个非常好的点子，而这个点子不立刻记下来，说不定一个小时后就忘记了，这怎么办？

首先，我们不能让这个新点子干扰自己现在的事，一旦被干扰工作效率就直接降低了。

然后，我们要尽快把这个新点子加入长期列表中，我们可以在长期列表中加入一个标签叫“脑洞”，专门用来记录这些临时产生的想法。当日后做长期列表审视的时候，我们再去进一步思考和判断是否要实施这些新点子。

2.4常见问题解答

一般做什么事情，学的时候看似容易，但做起来会产生各种问题。现在让我们来解答一些最常见的问题。

问题：我每天有一大堆重要的事情安排不过来

解答：要解决这个问题，对策就是“事项分类排序”和“做减法”。

每天都有一大堆必须完成的事，这种情况一般很少发生，其实我们只要聚焦于那些最紧急或最重要的事情就好，而对于其他的事情做好后续安排就好。

首先使用abc分类法或四象限法则，对现在要处理的事情进行分类和排序；

然后，我们关注a类事情列表中的前三件事就好。其他的事情一律做减法，进行延缓或取消。

请牢记：每天能够完成一两件最有价值的事情，远远比泛泛的去处理一大堆事情更有效。

问题：待办事项我安排挺好，但却发现经常做不完。

解答： 出现这个问题的原因，是我们容易高估自己的能力，在待办事项的时候，我们总想多写点事情，而结果是待办事项写的很充实，但是却做不完。

解决这个问题的方法，就是进行时间预估。

在待办事项中写入事情的时候，我们可以预估事情要花费的时间，比如这个时间需要1小时，那么我们就按照1.5小时来进行预估，这样才保持弹性。

写完待办事项后，我们把所有a类事情全部加起来，如果这个时间和超过了你设想的总体时间（比如8小时）。这就意味着事情多了，需要果断做减法。

问题：如果快速判断日待办事项安排的是否合理？

解答： 合理的日待办事项安排要满足两个条件

第一就是事项的数量不宜太多也不宜太少。

一般来说每天a类事情大约是三件，b类事项大约是3~5件，根据经验，这样的安排往往刚刚好；如果不放心，可以用前面的讲的时间预估法进行估计。

第2个就是事项的完成结果会比较理想。

在没有特殊情况下，一天的a类事情会全部做完，而b类事情也能完成大多数，这样的一天就过得很充实，而结果又很理想。

问题：如何判断一件事abc类中的哪一类事情？

解答： 我们可以通过以下两个问题进行思考：

先问第1个问题：这件事是不是一定要去做，要尽量大可能去完成？

如果答案是yes这件事就肯定是a类。

再问第2个问题，这件事重要吗？如果有时间我就去做？如果答案yes这件事就是b类，否则就是c类。

问题：根据列表顺序，应该做某件事了，但却突然不想做了

解答： 人的情绪是波动的，出现这里情况很常见，这个时候，勉强自己是无效的，我们可以按以下步骤进行：

首先。问自己实际原因是什么？心情不好、状态不好，还是因为想要拖延？如果是拖延，可以使用后面“抗击拖延症”一套中的相应方法去解决。

然后，仔细审视自己的列表，从中选择另一个想办事项，在经过适当的休息后，开始做这个新选择的事项。

这个方法不但照顾了自己的情绪，也节约了大量的时间。

问题：经常遇到突发事项，导致待办事项做不完

解答： 碰到这种情况，你要做三个思考：

第1个思考：为什么会经常遇到突发事项？是因为工作的。特殊性质造成，还是因为自己不会拒绝，又或是因为其他原因？

第2个思考：有没有办法来避免突发事项？是因为工作的。特殊性质造成，还是因为自己不会拒绝，又或是因为其他原因？

第2个思考：有没有办法来避免突发事项的发生？一个简单的避免方法就是，只允许在某个时间段接收突发事项，而在其他时间段则不予接受。

第3个思考：发生突发事项时，能否延后处理？很多突发事项其实并不紧急，可以先放一放，到后续某个时间再处理。

突发事项其实就是一种典型的干扰，建议大家仔细查看“提升工作效率”一章抗击干扰的相关内容。

问题：待办事项越急越多怎么办？

解答： 当待办事项已经比较多了，要注意两件事：

第一，不轻易增加事项。

你的事项列表内容已经很多了，所以不要再轻易的去增加，当你想到了一件要做的事情时，请一定先打住增加的欲望，查阅一遍已有的待办事项列表，然后思考，这个事情确实很重要吗？我们没有那么重要，就不要写进去。

第二，定期清理不做的事情。

如果某个事情在待办事项列表上放了很久你还没做，那就说明这个事情其实并不那么重要。换个角度想。这个事情真的很重要，你会一直不做吗？因此，你完全可以把这个事情彻底从待办事项中删除掉，这样会让自己倍感轻松。

问题：每天做的事都是惯例的事，该如何使用待办事项呢？

解答： 确实有很多人做的事，比较固定的工作，比如在公司做前台，每天在零售店面卖东西，其中已经成为惯例的事情，我们确实不需要列入代办事项。

但是再想一想，真的就没有重要的事情了吗？假设你是公司的前台，也会有重要的事情，比如第2天有一个重要的文件要寄出，或是有一个重要的客户要来访需要提前准备，这类事情就要记到待办事项列表中。同时，你个人也会有重要的事情要办，比如今天要读书、要去健身等。

因此，贯例的事情我们无需记录，但是对于那些重要的事，我们一定要用待办事项进行管理。

问题：我每天比较清闲，没有多少事情要放入待办事项

解答： 首先要意识到，如果一直很清闲并不是一件好事，如果你是在工作，说明老板很可能要炒掉你了，因为企业不会养闲人；如果你尚未工作，说明自己很可能在不断退化。

所以我们需要认真思考，用这些空余的时间可以去做那些有价值的事，也许你可以去找老板主动争取一些工作，或者你可以去进一步充电，让自己学到一些新东西。

待办事项列表时刻提醒我们：如果列表很空，就快去找些有价值的事来填充。

落地行动指南

1、每天上班第1件事花5分钟做当日的待办事项列表。

2，每完成一件事，打开待办事项列表，将相应的事情标记为已完成，并选择下一项要做的事。

3、每天下班前，对当日的代办事项做回顾和总结。

4，尽量做到今日a类事项今日毕，实在不能完成，则一定要分析原因和总结经验。

5，每个周末花15分钟做下周的待办事项列表，并做本周的回顾。

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