在企业管理和团队建设过程中，中小企业不像大集团一样有一整套完备的制度体系，也不像个人工作室一样具有灵活、及时变通的条件，往往会遇到各种办公雷区，让人避之不及。有些雷区非常直观，但是苦于没有简捷有效的解决办法；而有些雷区则是隐蔽性的，却从根源上让企业办公效率难有提高，制约着企业的受益与进步。
沟通交流不及时，信息传递不畅通
中小企业的沟通多半是通过某Q、某信，或功能类似的通讯工具，员工往往人手多个账号，上班时间登录工作账号，下班时间切换私人账号。但是这样真的就可以把工作从诸多事情中分割出来吗？答案显然不是，且不说多数人上班时间会同时登陆私人某Q，单是办公账号上的信息就应接不暇：网页推送、广告链接、公司总群、部门交流群、项目讨论组、有共同爱好的同事群、行业信息群、客户群等轮番轰炸。群、组在交流工作之余往往还会携带一些无关紧要的图文，解决问题相对较慢，刷屏速度快，很多信息来不及查看就成了“上一页”，想专心办公的同事还可能会对一些群组设置屏蔽，更容易遗漏信息。
因此办公交流不能依靠简单的社交性通讯工具，而是要将目光放在专业的协作软件上，直接杜绝广告、链接、游戏推动等垃圾信息，通过信息筛选与推送范围选择，只向员工推送和他工作内容相关的信息。
项目任务关系凌乱，工作主线不清晰
中小企业的管理者在布置工作时，会通过自己对项目需求、现状分析等列出项目的主要工作内容和重要任务规划，然后分派给各个员工，但是通过某Q或某信等分派的任务不仅显示不够正规，时间、要求等不够精准，而且不易保存，是项目管理的大忌。一个项目可以分化为多个任务，管理者也有可能临时会添加一些任务，如果项目和任务相互之间完全独立，员工的工作主线就不清晰，难以理顺工作的先后顺序和紧迫程度、重要程度等。
为了理清项目和任务的相互关系，对每一项工作落实工时、负责人、参与人和审核人，伙伴对项目管理进行了规范化的设置，将项目划分出不同的实施阶段，并在每个阶段下分化为多个任务，以任务为单位确定责任人，做到工作有据可查、有序可循、权责明晰。
资料存储分散，文件归档整理困难
现在，绝大多数中小企业都实现了无纸化办公，除了签字等特殊的需求外，公司的规章制度、研发经验、客户需求、成功案例等多以电子版的形式保管下来，但是这些电子版的宝贵资料如何整理、如何保存、后期如何查询，很多公司并没有一个适合自己的管理方法。我们在管理自己的工作内容时会分类，什么是已完成的、什么是进行中的、什么是自己经手的项目、什么是同事传送的资料，企业资料管理也是同样的道理，需要建立起一个归档方法，将不同的资料按照一个固定的分类标准，便于后期知识积累和一键进行查找咨询.
办公规则制定难，实际操作不够灵活
中小企业既没有大集团那样长期实践总结的规章制度，也没有小工作室那种简洁灵活的管理条件，中小企业往往是一支或几支团队组成的，不同职能部门管理的标准也是不一样的。所以中小企业需要针对不同的职能部门制定不同的考核标准，而不是统一进行一刀切，伙伴等协作办公软件为这一考核方式提供了实践平台，员工将工作在伙伴上进行分配和汇报，管理者可以根据不同部门工作性质对工作量进行评价。
工作效率提高难，缺少有效的解决办法
中小企业的管理者都各种想办法提高自己部门的业绩，可很多时候大家都很努力，试图通过创新工作方法改善目前的效率，但都不见起色。其实提高工作效率不一定要从变革工作模式开始，而是可以从细节开始，例如设置任务的审核人，看似只是一个小小的功能细节，但是可以在无形中提高任务完成的质量，因为有了审核人，任务负责人会更加重视工作质量，保证工作有始有终。同样的道理也体现在信息管理中，回执功能虽然只是细节，但是可以确保信息反馈，及时了解信息接受者是否收到通知及相关回应。在每个协作细节做好把关工作，是效率提高工作效率的重要手段。
企业文化不是模仿的，建立需要一个长期的过程
很多中小企业的老板会学习模仿大公司大集团的一些文化，将类似的文化活动和习惯改头换面，或者直接挪到自己家企业中，希望能收获同样的效果，但是往往只挪用来了皮毛，没能真正发挥作用。因为不同企业的文化氛围是不一样的，真正的企业文化是企业在长期发展过程中积累起来的，是一种办公习惯和分享习惯，所以中小企业想发展自己的无形资产，就需要在协作平台不断积累自己员工的智慧与经验，不仅将明文制度和经验分享保存，还要将好的沟通协作习惯、学习习惯、分享习惯传播下去。
协作软件种类多，选择困难
越来越多的中小企业开始选择专业的协作办公软件，但是目前协作软件市场上办公软件种类繁多，中小企业很多都面临“选择恐惧”，不知道彼此之间的区别，不知道什么功能正真实用，也不知道什么样的办公软件最适合自己的企业、团队。专家认为，协作软件选择时，未必是功能越精致的越好，也未必是功能越多的越好。中小企业的行政主管，不会建议老板选择专业的项目管理软件，因为没有精力和时间再去配置专业的知识管理软件、专业的即时沟通软件。当然也不会建议老板选择功能过多的协作软件，太多的功能只有两种可能，添加大量无用功能或者过于拆分单项功能，这都是高效管理的大忌。
中小企业的管理有自身的雷区和突破口，利用协作软件提高工作效率是越来越多企业的选择，伙伴团队认为只有正确分析自身存在的弱点和需求，按需选择适当的协作平台，才能在工作中实现高效协作、快速发展。
网友评论