怎样才能实现更好的沟通呢?
第一条律令就是,三思而后行。在开口说话之前,我们需要想一些问题。
第一,原因(目的)。想清楚沟通的目的将有助于我们更好地进行沟通。
具体而言,可以从以下几个方面进行考虑:
1. 我为什么要进行这次沟通?2.我沟通的真正原因是什么?3.我希望以此引起什么结果?改变对方的态度或看法?4.我希望在沟通之后对方会做些什么?5.我的目的是什么?告知、说服、影响、教育、同情、娱乐、建议、解释还是刺激想法?
第二,对象。在引起沟通障碍的因素中,我们谈到了感受不同、缺乏知识、缺乏兴趣和个性不同都会造成沟通障碍,这就要求我们在沟通前要明确且了解自己的沟通对象。
例如:1. 谁是我的听众?2. 他是什么样的人?有什么样的个性、教育背景、年龄、地位?3. 他对信息的内容可能会有什么样的反应?4. 他对信息的主题已经了解了多少?很多?不多?完全没有?比我知道得多还是少?
第三,时间和地点。在这个问题中,我们需要去思考:
1. 对方会在哪里接收我的信息?是在办公室里,随手就可以取得相关的数据,还是远离相关的场所,所以我可能需要再提醒他们相关的事实?2. 我的信息处在整个事件的哪个环节?我在回答对方的问题吗?这是对方第一次听到这个主题或问题吗?3. 我跟对方的关系如何?信息的主题是引起我们意见不和的原因吗?整个气氛是紧张还是和谐?
第四,内容。基于上述几个问题,我们应该去思考在这次沟通中,我们需要说些什么。
这并不仅仅是简单的“我要说什么”的问题。它应该包括:1. 我到底想说什么?2. 我需要说什么?3. 对方需要知道什么?4. 哪些信息我可以省略?哪些信息我一定要包含,以达到清晰、积极、简洁、正确、礼貌、完整的原则?
第五,方式,也就是怎么说的问题。在我们想明白说什么之后,我们需要综合以上各个因素考虑说话的语气和风格,以及信息传达的方式。比如:
1. 如何传达我的信息?用文字,用图片,还是两者都用?用什么样的文字,什么样的图片?2. 什么沟通媒介最合适?书面还是口头?电子邮件、便条还是通电话?写信还是碰面会谈?书面报告还是口头报告?3. 如何组织各项重点?是用演绎的方式还是用归纳的方式?4. 如何达到预期的效果?我该采取什么语气,以达到目的?我应该采用或避免哪些字眼,以产生恰当的语气?
在回答这些问题时,我们还需要注意一点:不要只从自己的角度看事情,要记得对方可能会有不同的观点。
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