12月3日 1-4 日清单做法:远估近瞄
近瞄,用日清单掌控每一天,远估,留出时间余量,在安全线内跳舞
至此,大家已经掌握了日清单的三个基本用法:时间轴,一日三分法与四色管理法,接下来,本节解锁完整日清单的制作方法,我取名为“近瞄远估”。
近瞄的对象是时间(一整天),指详细制作近一天完整的日清单,远估的对象是单个任务,指对于执行时间较远的任务,先预估一个日期和时间点,写入日清单内。然后,在临近该日期时,再通过“近瞄”最终确定真正的执行时间。远估与近瞄两者搭配使用。
中国自古有很多关于做计划的谚语,诸如“凡事预则立,不预则废”“谋定而后行动,则无往而不胜”。希望时间管理大师博恩崔西说:”每拿出一分钟制定计划,在行动时将会节省出相当于指定计划10倍的时间。所以,每天只要拿出10-12分钟制定计划,就能节省出将近两小时的时间(约为100-120分钟)。“
每天10分钟的规划是否真的能节省出2小时,可能因人而异。但做规划能提升效率,这点毋庸质疑如果没有规划,做事全凭感觉,或者走一步看一步,那么我们就会陷入被环境,被他人,被工作所支配的境地。并且,重要的事情会被那些简单又容易的小事和紧急的事情所取代,最后碌碌无为。我们自己不做主,便会为他人做主。
日清单的本质是提前对时间的利用做规划
请看下面的5个例子:
(1)
(2)
1-4-1 随时随地添加新任务
时间管理中,最基本的做法是:不要相信大脑,而是使用工具,来收集和管理所有的待办清单
本书中的工具主要是日清单,日清单作为大脑“外挂”,是我们的“第一秘书”,通过它来管理,既能防止遗忘,不耽误:又不占用大脑空间,把释放出来的大脑用于思考和处理更有价值的工作
**当你脑海中闪现某个待办事项,或者从外部接收到任何新任务的时候,请立即把它列入日清单。但有三个注意事项:
(1)“立即”的意思是 马上,一分钟不耽误。
同事小姐姐约你每次下周六晚上8:00开始,与客户Muqing有个线上学习,你回复说“好的”
类似:同事TT约你12月12号下午与学生Tianshuang见面,你回复说好的。
(1)“立即”的意思是马上,一分钟不耽误
例子1:
微信里,客户发来一条信息,想约你在
——(日清单示例)
注意:当你回复“好的”之后,紧接着下一个动作就是把它加入日清单里。
更好的做法是:在你回复‘好的’之前,是先查越过日清单或日历,确认过这个时间点是可行的。那么,在查阅之际,当看到这个时间点尚未安排,准备答应客户的时候,可以先把它加入日清单,然后再回复说“好的”。
Tip:
如果手机不在身边,或者不方便马上列入日清单,那么可以实现写在便签上。待条件允许后,第一时间把便签中的事项整理到日清单中。
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