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如何在碎片时间中高效完成工作

如何在碎片时间中高效完成工作

作者: 人力资源共享 | 来源:发表于2019-02-07 17:29 被阅读113次

今天给你分享“深度工作”的概念。

在网络工具的时代,知识工作者越来越多地用浮浅工作替代了深度工作。我们不断地收发微信信息,不断地被各种小事扰乱心神。就比如像商务策略的撰写,在受到干扰之后变得支离破碎。 而这些情况,越来越多的发生在我们的工作和生活中,这些都可以别认定为“浮浅工作”。

“深度工作”这个概念,就是与浮浅工作内容相反的工作状态。深度工作是指在无干扰的状态下进行的专注地职业活动。真正决定我们工作价值的,不是那些浮浅而繁忙的表象,而是深度的工作。

亚当·格兰特就是现成的例子。他是获得宾夕法尼亚大学沃顿商学院最年轻的教授。获此殊荣一年之后,他的头衔又发生了变化,成为了沃顿商学院最年轻的正教授。

之所以能在这么短的时间里,进步神速,是因为他付出了高到离谱的高质量产出。2012年,他发表了 7 篇论文,而且全部发表于重要期刊。要知道7篇论文,可是高的离谱的数量,有的人可能连两篇都写不出。2013年,他又发表了5篇论文,依然是重要期刊。而且,在这一年,他还出版了《沃顿商学院最受欢迎的成功课》,这本书最后登上《纽约时报》杂志封面,成为了超级畅销书。到2014年成为正教授的时候,他还发表了 60 多篇同行评审论著。

他之所有这么高的产出,是因为有一种理念在发挥着重要的作用。这就是,它能在在长时间无干扰的状态下,批量解决困难却重要的智力工作。格兰特在多层面展开这种工作模式。在一年的时间里,他将教学工作集中到秋季学期,期间将全部精力投入到好好教学上,保证学生能够找到他。在春夏两季,格兰特就可以将全部精力投入到研究工作中,处理工作的过程中少了很多干扰。

不仅格兰特是深度工作的践行者,像心理学大师荣格、微软总裁比尔·盖茨、史蒂夫·乔布斯,他们都是深度工作的拥护者和实践者。深度工作有一个标准的公式,即高质量产出=时间*专注度。透过这个公式,我们就可以发现:工作时专注度达到最高,单位时间里的工作产出也将实现最大化。

也许你会说,我的工作就是给客户打打电话,与客户保持联系,貌似跟深度工作没有什么关系。我们来看一个著名的案例。美国著名咨询公司—波士顿集团,曾经做过一个实验。它要求在某个工作日,所有的业务员都在家“办公”,并且给这个所谓的”办公“附加了几个条件,不允许发邮件,不许与给客户打电话,不允许上网检索任何与工作相关的任何资料。经过一年的实验,他们发现客户不满意率不升反降,而且还增加了30%的客户。

这就说明了,其实每天都与客户电话沟通、或者关注微信及起朋友圈,其实没有那么重要,重要的是你提供的产品和服务能不能打动他们,满足他们的需求。而挖掘我们的产品和服务,就需要我们深度工作,提升自我。

说到这里,你一定会有疑问,说的这么厉害,这么热闹,那为什么大部分人都做不到呢?

从根本上讲,这是因为,由于知识工作者的工作复杂性比体力劳动者高,所以也更难衡量个体努力所带来的价值。这是什么意思呢?其实很简单,体力工作者比如生产杯子的工人,今天生产了100个杯子,那价值就是这100个杯子,很容易衡量。但知识工作者,像公司职员、白领、作家等等,他们日常工作的内容是没有明确的标准衡量的。举个例子,你今天发了20封邮件,这件事究竟有多大的价值,是没有办法衡量的。但是,我们却可以计入每日的工作量。

由此就出现了导致大部分人无法深度工作的两个原因,”最小阻力原则“和”忙碌代表生产力“原则。

先来说说最小阻力原则。这个原则很简单,就是若各种行为对于KPI的影响没有得到明确的反馈意见,我们倾向于采用当下最简单易行的行为。举个例子,回复客户的微信与准备一份述职报告相比,回复微信要简单的多。虽然,准备一份述职报告要花费一大块时间,但是看道手机屏幕上跳动的微信信息,我们还是会忍不住先回复微信。这就是最小阻力原则。

根据这个原则,如果长时间在浮浅工作中,再回到深度工作时,我们的注意力就会很难集中。还是上面的例子,当我们再准备述职报告的时候,我们会分心留意微信是否跳动,邮箱是否有新的未读邮件,从而降低了工作效率,觉得写述职报告更难了。

无法深度工作的第二原因是我们头脑中的”忙碌代表生产力原则”。每周例会时,你是否听到老板再说“你看那谁谁,工作日每天加班到深夜,周末还在家准备工作的资料,工作表现多好”。这种观念的存在,就会导致我们更注重那些看的见的浮浅工作,因为这会带来成就感。

那么,深度工作这种能力是否可以培养呢?我们该如何培养这种能力呢?

首先要说明的是,深度工作能力的培养是一个实践的过程,就像我们上一讲提到的有效学习,如果你只是了解了培养的方法,而不付诸实践,那跟不了解没有任何区别。

培养深度工作的习惯,可以分两步走。第一步是先练习使用这套工作模式,直到转化为习惯性模式。第二步是,学以致用,应用于工作。

在练习使用之前,我们需要先选定适合自己的深度工作模式。我们总结了4种模式,我们有易到难,一一来说一下,你可以根据自己的情况选定适合自己的模式。

第一种模式是“节奏模式”。

这种模式要求我们每天选定一个固定的时间,在这个时间里,我们固定的做同一件事,形成节奏。这种模式的目标是创造一种工作节奏,让你不需要你投入精力便可以决定是否需要以及何时需要进入深度状态。这种模式在减肥界很常见。比如你去问教练如何才能减肥,他通常会告诉你,每天早晨或者傍晚,坚持跑步。只要你能坚持23天,你就形成自己的节奏了。这样最容易减肥。

不仅减肥,日本著名作家村上春树,要求自己每天创作4000字,不管发生什么事情,他都会完成这个目标。这就是节奏模式。这种模式可以结合第三讲学习的“微习惯”,给自己制定一个可以执行的习惯节奏。

第二种模式,“双峰模式”。

顾名思义,这种模式要求我们将时间分为两部分。一部分专注于高强度、无干扰的深度工作;另一部分用于处理日常的浮浅工作。这种模式,非常适合公司职员、教师、作家、创业者等有固定休息时间的群体。采用这种模式,可以周为单位,4天用于深度工作,余下的时间为开放性时间;当然,也可以年为单位,选定一个季节完成深度工作,其余的处理浮浅工作。著名心理学家荣格会选定一段时间隐居到伯林根小镇外树林里建造的乡村小石屋中,每天早上将自己锁在一个房间里,不受干扰地写作。之后他会冥想,在树林里走走,理清思路,为第二天的写作做好准备。而过了这段时间,荣格会在苏黎世度过,在他的诊所里,他经常给人看病,直到深夜;他还是苏黎世咖啡屋文化的积极参与者;而且他还在城里名牌大学讲学、听课。

第三种是禁欲主义模式。

它的精髓在于摒弃或最小化浮浅职责,从而实现深度工作的最大化。这种模式要求我们切断一切与外界的联系,将自己封闭在别人联系不到的地方。这种模式适合有自律能力的自由职业者,比如作家。著名作家J·K罗琳在完成哈利波特系列最后一部作品《死亡圣器》时,入住了爱丁堡市中心的一家酒店。她的目标是免于打扰,深度思考《死亡圣器》的故事情节。而且这座酒店距离爱丁堡城堡也只有几个街区远,这给了她魔法学校的灵感。还有,如果访问科幻作家斯蒂芬森的个人网站,你会发现没有任何联系方式,包括邮箱、电话、facebook、twiiter账号等。因为他需要大段地时间,把全部地精力放在写作小说上。

最后一种模式是“新闻记者模式”。

之所以叫这个名字,是因为这一模式是由一位叫沃尔特地记者率先使用的。他在《聪敏人》筹划出版那几年里,便一直保持这样的工作状态,他的朋友是这样描述他的,

他在海景房中会退回到自己的卧室用上一段时间写书,而其余人则在露台或别的什么地方闲聊。他在楼上待 20分钟或1小时,其余人能听到打字机的声音。之后,他会像我们余下所有人一样轻松地走下楼……工作似乎从来都不会搅乱他的节奏,只要有空闲时间,他就会愉快地到楼上工作。

这种模式要求在日常安排种随时可以转换成深度工作模式。也就是说,一旦有空闲,就立刻开展深度工作。这种模式要求采用者拥有使头脑迅速从浮浅转入深度模式的能力。因此,培养深度工作的新手不适用这种模式。

这四种模式,我们需要在其中选择一种,作为我们培养深度工作的开端。接下来就需要坚持我们选定的模式,将之形成为工作和学习的习惯。

利用头脑创造有价值事物的人很少会打乱自己的工作习惯,我们从不等待灵感或者状态来了才开始工作,而是将工作变成每日固定的习惯,这降低了练习深度工作状态的阻力。

达尔文在创作《物种起源》时,达尔文每天早上 7 点准时起床,然后去散一会儿步。之后他会独自用早餐,从 8 点到 9 点半在书房工作。之后的一小时用于拆阅前一天的信件,而后从 10 点半到中午又会回到书房工作。经过这样一段工作之后,他会沿着既定的路线从花房开始,沿房周围的路走圈,深入思考一些具有挑战性的想法。直到想出满意的答案他才会停下来,宣告一天工作的结束。

需要注意的是,将深度工作习惯化,需要注意三点:

第一点是需要指定深度工作的场所和时长。这个场所可以是办公的地方,也可以是会议室、图书馆,当然选择后者效果更佳。时长的话,最好不要低于90分钟。因为据研究,90分钟是能够开展深度工作的时间下限;

第二点是设定具体的时间框架,给自己的深度工作设置规则和程序。比如,我们可以约定不准使用任何网络,或设定每 20 分钟间隔产出的文字数量,以保持持续专注;

第三点需要注意的是,我们要确保大脑能够得到必要的环境支持,以便保持在高深度水平下运转。比如,我们可以设定以一杯星巴克咖啡开始工作,或是采取如散步之类的轻度活动,帮助大脑保持清醒。也可以是将工作原材料整理得井井有条,使精力耗费降到最低。

坚持这样练习,我们很快就会初步形成深度工作的习惯。

总结:

这一讲我们学习了深度工作的模式,深度工作不仅可以培养我们迅速掌握复杂事物的能力,还帮助我们实现“精英级”的工作产出。但由于存在“最小阻力原则”和“忙碌代表生产力原则”,阻碍了深度工作习惯的养成。

我们可以以“节奏模式、双峰模式、禁欲模式或者记者模式“这4种模式中选一个最适合我们的,作为深度工作模式为开端,之后通过将”工作习惯化“这一手段,培养我们深度工作的习惯。

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来源:新知识计划

笔记人:祖兆玉  Lucy091018


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