作为行政管理的模块之一，档案资料管理绝对是行政管理工作中不可或缺的一环。不过现实生活中，很多公司尤其是中小型公司不注重这一块，因为就像大家理解中的行政管理工作一样，琐碎、庞杂，耗时耗力，却看不到显而易见的成效，也没有办法拿数据说话，多少有些吃力不讨好。
但实际上，如果一家公司想要获得规范的发展，想要打造自己的企业文化，甚至说想要上市，这些档案资料的规范程度可以说有着非常重要的作用。
这种价值体现，就好比一个人成长过程中所获得的重要荣誉、所发表的重要作品值得留存一样，公司的成长和个人的发展都是相似的，这些档案资料都值得留存，且会在关键时刻发挥重要作用的。
01档案类型
那第一个问题来了，一家公司要留存的档案资料是哪些呢？
这个不同类型的公司会有不同的要求。大体说来主要分为以下几类：
1.财务/会计档案。主要指的是会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映一家公司业务发生情况的重要史料和证据，属于公司的重要经济档案，是检查公司过去经济活动的重要依据。按照国家的要求，这些档案资料的保管期限从10年到30年不等，有的甚至需要永久保存。
2.人事档案。人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，也是记载人生轨迹的重要依据。起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。
3.技术/设备/项目/工程档案档案。这个跟公司的业务息息相关，不同的业务要存档的档案资料也不同。主要指的是一家公司在技术、研发、设备、项目、工程等方面专业资料、档案，对公司发展有着重要的作用。
4.文书档案。主要指的是公司日常发布的公告、会议纪要、来访文书函件、合同等。
一般来说，财务、人事、技术、设备、项目等相关档案直接用相关部门来存档管理就可以了，行政部门只要做好制度和规则的制定、监督过程的实施、最后检查最后的结果即可。
当然，对于行政部门的一些文书、资料等也需要建议档案，这就需要行政部门自己来收集、整理并存档。
同时，在这里值得一提的是，以上档案的分类方式是按照内容来分的，这种分类方式也不是绝对的。根据不同的整理方式也可以做不同的区分。比如可以分为影音类、电子类、纸质类、实物类；也可以按照保管年限，等等。
总之一个原则是，便于管理便好。
02档案管理
那分类做好了，到底该怎么管理呢？主要有以下几个步骤：
第一步，对文件进行审核。
对文件审核的作用主要是判断这个文件值不值得存档，已经应该存到哪一类档案中。做好判断之后就可以到下一步了。
第二步，进行文件接收。
重要文件的接收需要登记造册，登记好移交人、移交时间、接交人以及接交时间，确保文件不要在存档过程中发生遗失。
第三步，对文件进行整理及归档。
主要的文件一一收回之后，接下来要做的工作就是对文件进行细致的整理。一般来说，可以根据文件收入的时间顺序，或者文件发生的时间顺序来整理、归档，便于后期制作目录、便于借阅、查阅。
第四步，纳入统一的库房或者系统管理。
待以上所有文件整理好之后，最后做的一件事就是收入仓库，按照统一的管理形式进行编号、整理。如此一来，档案就整理好了。
03档案借阅
档案存起来当然是要留着用的，接下来就会存在一个档案借阅的问题。
一般来说，档案根据其重要性，也可以分为机密档案和非机密档案，可见和可借阅的人也有严格的管理。这就需要档案管理者制定好相应的借阅制度或流程，并做好登记，并且借出后还要及时归还，等等，以此来保证公司档案的安全、完好。
以上就是比较粗略的档案管理的主要内容。在具体的执行过程中，根据不同公司、不同的档案资料在整理的过程中，也还会有各种细节问题，关键是边学边干，边干边学，从而整体将公司的档案资料管理好。
以我自己的职业经历来看，基本上绝大多数公司都不注重档案资料的管理。只有当公司需要上市或遇到重大人事变故等重要工作需要过往公司发展的相关资料、凭证时，才会突然临时抱佛脚大力做好档案资料的管理工作。
但往往那个时候临时收集总会差东差西，很难完整。所以，这项工作还是要从公司最开始发展就做起比较好，或者在公司发展到一定阶段进入稳定期后，就要把档案的管理体系建立起来，毕竟这是一件需要日积月累的，而非一蹴而就便可完成。
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