我是一名老师,记得期末考试前一天,8点上班的我坐在办公室,需要处理的工作繁多,满满地一页纸:
1.期末总结与反思
2.学期教案
3.期末试卷出题
4.年级组总结会
5.开期末班会
6.微信回复家长疑问
我当时拿起微信就开始回复家长, 时间过去了10分钟,组长来叫开会,我又急急忙忙地跑去参加总结会,一边家长微信还没有解决完,一边是早开始地总结会,心中顿时慌乱起来。
现在看来当时的我不会用四标准法来实现时间管理,面对多个任务时,没有一个选择标准,不能做出最优选择;也没有对时间、场地、精力进行有效地评估,导致做事效率低下,无法在规定时间内完成。
你有没有这样的情况处理工作越来越多,时间总是不够;多个选择,你总会在选择中浪费时间;你有没有做事情总受到精力、时间、外界的影响?
学习“四标准法”
“四标准法”是指从情景、时间、精力、重要性四个标准,顺序进行分析评估筛选,帮助你确定某个时间点做什么,最终合理高效地确定具体行动。其中,情景、时间、精力是制约因素,主要用来判断行动是否具备条件,重要性则是评估行动的价值。其目的是在面对纷繁复杂的选项面前确定选择标准并按照标准筛选,确定最优选项的一种方法。
“四标准法"步骤
1.情境评估:(1)首先要评估对场所、地点是否有特殊要求,其次评场所、地点是否具备条件;场所、地点是制约行动选择的第一因素,是情景评估的关键因素;虽然有些行动对地点没有特殊要求,但我们还是要先进行评估。(2)其次,评估工具如电脑、投影仪、软件等工具是否具备;地点和工具是物理条件的评估,其组成的情景模式是限制我们行动选择的首要因素;不具备,行动就难以开展,安排就无法落地。
2.时间评估:情境评估完了,就要分析自身可使用时间的长短,并选择与之匹配的行动。自己可支配的时间少于完成行动完成时间,行动就完成不了,多于完成时间,就会产生时间浪费。时间长短是选择行动的重要因素。
3.精力评估:行动需要精力,我们需要从当前的脑力、体力两方面来筛选行动,使自身精力匹配行动。4.重要性评估:最后对各个行动进行价值分析,看哪项行动回报最高,价值最大,并最终确定价值最大的下一步具体行动。 以上四步,不断筛选,最终挑选出条件符合、价值最高的行动,使我们确定在某个时刻具体做什么。举个例子周一早会上,我的工作清单上列出了7件事情。
具体如下:1、10点半和同事小A讨论一项需求的设计2、处理电子邮件3、为客服同事提供一位投诉客户的处理意见4、阅读公司新发布的数据分析平台的使用指南5、写案例分析报告6、准备某个项目的进展汇报资料7、下午2点钟参加一个项目启动会10点15分,我坐在工位上,有30分钟的时间,从哪件事情开始做呢?根据四个标准分别来看一下,第一个所处的情景,我在办公室,有电脑、电话、资料等的资源,除了第1件和第7件无法做之外,其他的工作都没问题。接下来可支配的时间,时间是15分钟,那么清单上需要长时间的5、6是做不完的,所以排除掉。接着是有多少精力,一天刚刚开始,精力很充沛,这些工作都可以做。通过这三个标准筛选后,我们筛选出是的工作有2、3、4,即处理电子邮件、回复客服同事、阅读使用指南。最后一步,对比事情的重要性,2和4都是可以抽时间完成,而客服同事正在等待客诉处理意见,因此,选择第3件事情优先处理。 “四标准法”适用于非紧急情况下的行动选择和确定,紧急情况下采取的行动通常以“优先级”为最高选择标准进行筛选确定。
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