二十，简单的组织系统：项目
第一个大类是项目，一个项目是有共同目标的许多个任务的集合。任务缺乏结构，在工作的海洋里，它们像是游来游去却没有脊骨或复杂的神经系统的水母。但项目不同。有了项目，任务被集合在一起，突出了某些事情的重要性。写一本书是一个项目，写其中的一页就是任务。
我用一些小纸条来细化我的项目。这些纸条概述了我理想的结果和为了完成结果需要做的任务。完成项目而非任务是十分重要的，所以我更加注重灵活性。如果我决定不在书里写某一章，我就可以不写。一个任务的牺牲可以换来整个项目的完成。
项目相对稳定，不会因为新的信息而被快速更新。所以，项目可以帮助你规划未来几周甚至几个月的生活。因此，在我的系统的三大类中，项目是更新最少的。
二十一，简单的组织系统：任务
第二个大类是任务，就是具体要去做的事。任务是一些需要完成的比较小的、独立的行动。任务有三个部分，总体待办事项、周目标和日目标。总体的待办事项包含那些既不属于项目也不属于活动。周目标和日目标是我主动要去做的事情，这在第1章开头就提到过。
这个系统的所有部分归结起来就是任务。每周，项目会把具体的任务分配到每周的待办事项上。活动也会在每晚分配到每天的待办事项中去。每日目标是我每天唯一需要检查的内容。
任何没有项目的任务我都会把它归为总体的待办事项。每周它们会随项目工作一起被分配到周工作列表中去。如果这周就要完成一个新的任务，我就会把它调整到周列表。如果这个任务这一天就要完成，那就直接归入日工作列表。
二十二，简单的组织系统：活动
我的“组织三脚架”最后的一条腿，也就是第三个大类—活动，它是一些只能在特定时间干的事。尽管我的待办事项可以在任何时候做完，但是活动常常有时间限制。如果我跟朋友约好12点吃午餐，那14：30吃就是不可以的。
我有一个日历来记录活动。如果活动日快要到了，我就会把这个活动从日历移到我的每日工作列表上去。我不会把它放在周列表中，这样可以避免周列表上的事情太多，看不过来。我的日工作列表都是一些孤立的任务，包含了所有当天要完成的项目和活动。
手机上的日历或者备忘录是我经常用来记录活动的方式。不仅仅因为它免费，而且只要有网络，它就可以使用，特点非常鲜明。你可以记录任何不能在纸质日历上注明的地点、解释说明，时间和细节。你还可以利用多个日历把你的活动分成好几大类。
二十三，写出你的目标
和项目一样，写出目标也是十分重要的，光用头脑记住是不利于完成目标的。将目标写下来有几个好处：
1.让目标不被遗忘。
2.给你动力去完成目标。
3.可以让你有一些模糊的想法，并把它们变成具体的目标。
我把我的目标和项目都放在一个夹子里，而且我更喜欢用纸来写下目标是因为这样更具体，更加切实可行。拿着一个亲手写下的目标如同拿着对自己许下的一份契约。
当你完成了哪一个目标，可以在纸上对照着看，然后把它放入夹子的另外一个地方。已经完成的目标会带给你巨大的动力，快速浏览它们会让你有信心完成更多的目标。但是在那之前，得先把目标写下来才行！
二十四，分支法
我的组织哲学是分支法。我相信人无法提前设计一个完美的组织系统。人的生活在变，信息的种类和设定的目标也随之变化。与其寻找“完美的”系统，不如建立一个能随时适应新变化的系统。
分支法就是这样一个系统。有了它，你要定期检查你的组织系统。检查的时候注意这几件事情：
1.有没有哪些类别里面包含了太多东西？如果有，把它分成小的类别。
2.有没有哪些类别没有用过？把它归入一个相关的类。不过，如果这个类别经常需要检查（待办事项、日历、文件），加进去太多东西有点危险。
3.有没有可以建立的新类别？如果你有新的工作，你可以建立一些以前没有的类别。单独分开它们，避免跟已有的系统混在一起。
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