朋友老张很优秀，从升任部门经理开始就觉着自己忙起来了，再经过4年的努力成为副，成了更忙的人。多年的努力有了回报，3个月前刚升任总经理，他更忙了，但是几个月的努力不见好的效果，他自己却像上了马达的陀螺，那叫一个忙。
这是什么状况呢？
时间对管理者来说是最稀缺，不可再生的资源。所以如何有效的利用好时间是管理者实现高绩效管理的前提。
身为管理者经常不得不花一些时间在非生产性和浪费时间的事物上。
例如，各种参访团体的到访时需要较长时间的项目或组织的介绍及宴请等。
职位越高越忙是常态，这里的关键是如何忙出良好的绩效，那就不能不提管理者的时间管理问题了。
管理者的时间如何有效管理呢？
德鲁克在《卓有成效的管理者》里分析了做好时间管理需要做好三步：
第一步、诊断自己的时间
记录时间耗用的实际情形。
这是做好时间管理的基础工作，但却是容易被忽略的一步。
很多人会说，我每天的时间消耗我一想就知道，不用记录。相反的是很多人做过记录后会发现实际的时间耗用情况跟自己主观判断的差别巨大。
可以参照下表做时间记录，每次记录3-4个周，每年记录2-3次即可。
时间记录表
第二步，做有系统的时间管理。
这一步的目的是找出非生产性和浪费时间的活动，从个人时间安排角度排除此类活动的时间占用。
a、找出根本不必做的事，这些事即使做了也不会有成果，只能是浪费时间。所以干脆不用做。
b、搞清哪些活动是可以由别人代为参加的。有些活动是即使自己不亲自出席，也不会影响效果，这样就可以别人代劳了。
c、减少对别人时间的浪费。这是管理者在时间管理上容易忽略的。浪费了别人的时间，同样也是在浪费自己的时间，这是两倍的浪费更需要警惕。
第二、消除浪费时间的活动
通过时间记录搞清了自己的时间都去哪了，除了避免以上提到的三种情况外，还要解决一下四种组织的管理问题或缺陷造成的时间浪费，从而减少整个组织的时间浪费。
1、由于缺乏制度和远见而产生时间浪费的因素。缺少管理制度就会出现同类问题频发，并且每次都会匆忙应对。所以组织需要健全并有预见性的管理制度。
2、人员过多造成的浪费
2个人4天能完成的工作，4个人就不一定是2天完成，很可能是3天或者4天，甚至会更长时间。多一个人就会多一个人的沟通成本，可能更多的时间在这里浪费了。
3、组织不良
这主要表现在五个方面：组织架构不当、职位设置不当、职责混乱、信息传递不畅。
4、信息传递机制不健全
组织没有良好的信息表达和传递方式，会造成时间的反复浪费。例如财务部门出的报表是按照财务规范做的，但是不一定能符合市场部门的数据需要，这时市场部门就需要自己再做数据的统计分析。
第三步、统一安排可以自由支配的时间
通过时间记录和分析后，就可以了解自己有多少时间可以用在重要的事务上了。然后把分割成很多段的零碎时间集中起来，成为整块时间放在确有贡献的大事上。
认识自己难，但是认识自己的时间却是想做就能做的事，这也是通向有所贡献和卓有成效的必经之路。
网友评论