随着疫情的结束，在广告公司做文案的小丽觉得自己每天都要忙得飞起来，恨不得一天变成72个小时，自己长着三头六臂。

小丽叨叨着：“品牌爸爸们怎么都喜欢扎堆儿，凑着热闹一起投放啊。”

领导用手指戳了一下小丽的脑袋说：“你想什么呢？客户想着抓住疫情后的消费潮。我们也要靠着这些客户爸爸的钱过寒冬啊。要不然谁可以给你发工资啊。”

小丽说：“老大~~但是工作忙不过来啊。每天事情多得都要铺出来了，而且件件都紧急。领导，怎么办啊，你帮帮我啊~”

领导看着小丽疲惫的脸庞和堪比熊猫的黑眼圈，摇摇头说：“你就是大脑超负荷了，无法静下心来专心做事情。我教你一个把你拉出火坑的利器，GTD。”

01什么是GTD？

时间管理大师戴·维艾伦曾说“好的的锤子并不总是能成就一个好木匠，但是一个好木匠总是想拥有一把好锤子。”

GTD是戴维·艾伦在《Getting Things Done：The Art of Stress-Free Productivity》这本书中提出的一种高效工作方法，是全世界应用最广泛的时间管理方法。

GTD是Getting Things Done的缩写，大白话的意思就是把事情做完，不要拖沓。它主要指将脑海中想法记录出来，托付给工具规划管理，然后就可以放松的去做事情了。

02使用GTD有什么好处？

随着互联网的普及，人们沟通交流效率提高了，于是每个人工作处理的事情也增多了。如果光靠大脑记忆待办事项，已经明显满足不了现在多线同时工作的我们。GTD让被众多待办事项占满内存的大脑CPU减负，带来如下好处：

1）分清工作优先级

在工作中，我们经常忙于做各种工作的事情。使用GTD可以让我们改变这个行为，在做之前先规划好什么要做、如何做。通过对待办事件进行划分，帮助我们更好的抓重点工作。

2）提高专注度

根据生理学原理，如果将待办事项写下来，大脑就认为这些事情是处于安全地带，就不会让自己继续焦虑了。而又因为心理学上的“色彩浴”效应，我们会更加集中精力关注手头的工作，提高个人效率。

“色彩浴”效应指当我们按时自己要看到某个颜色时，我们就会关注那个颜色。就像我们背LV包，就会关注到很多人被LV一样。

3）解放大脑创意

《十分钟冥想》作者说：“心灵总处于忙碌状态的时候，这些想法是没有产生的空间的，因此，通过训练你的心灵，你其实会为这些创造性想法的产生提供更多的空间。”

通过将待办事项记录下来，让大脑处于短暂的减负状态，我们的大脑将处于清醒的状态进行创造性思维。

03在工作中如何使用GTD？

在《Getting Things Done》书中解释可以通过以下五步骤来进行GTD，我们在工作中可以做如下应用：

1）捕获(Capture)

事无巨细的收集和工作、生活相关的信息、内容、想法、待办事项，并且将其记录下来放到收集箱里。

这一步时可以用六顶帽子思考方法里的代表信息公正的白帽子思考模式来思考，就是在思考的时候集中所有的思绪在寻找代表中立的信息、资讯。

除记录之外，需要定期对收集箱进行清理。

例如广告文案小丽在每天早上利用白帽子思考当天的工作：今天早上10点要交A客户的方案。下午4点要到B客户那开会。下午2点给C客户备选图片。帮领导发工作快递。

然后她再通过印象笔记，将她工作、生活中要做的事情都记录下来放到inbox（收件箱）的笔记里。

2）明晰(Clarify ）

这一步指对收件箱里的待办事情进行整理，你必须明确知道你的工作是什么，然后明晰在收件箱里的每件任务是否应该做，应该什么时候完成，它们的优先级别是什么，应该谁处理。

小丽可以根据这个原则确定每个工作要完成的责任人，完成时间。其中给领导发放工作的快递的事情，她判断可以找保洁阿姨帮忙，减轻她的工作负担。

3）组织(Organize)

使用GTD对工作进行管理中，非常重要的一个步骤就是组织，规划下一步工作怎么做。

我们可以通过四象限法则对要做的事情进行分析：

紧急且重要：时间紧迫、影响重要的工作。这类工作要优先处理。

不紧急重要：还有一定可以调控的时间，但是对个人或者公司都影响很大的工作。这类工作需要未雨绸缪。一定要花时间解决这类的事情，可减少重要的事情变得紧急。

不重要不紧急：大多是一些琐碎的事情。这类工作可以考虑分配给他人做，或者删除不做。

紧急不重要：这类事情大多具备迷惑性，所以看到这类工作时一定要思考是否需要做。是不是因为之前做的没有沟通好，导致出现的结果。

根据四象限法则，小丽可以列出她的GTD任务检视模板如下，

可见，小丽当天最急需做的事情是完成重要且紧急的A客户方案，以及重要不紧急的参加B客户会议。通过建立GTD任务表，小丽可以非常清晰当天工作下一步要做什么，以及什么是重要的工作。

4）执行（Engage）

在实际执行过程中，我们经常会出现：“事情好多，我不想做啊。”这样的想法，这主要是因为我们经常会被情绪所困。

但当我们冷静分析一下：如果2分钟能解决的事情马上就去做。否则陷入犹豫之中，过一会儿发现早就浪费了十多分钟的时间了。

并且在当天工作过程中，小丽随时可以将工作进展填入GTD表格内。并且每完成一件工作，她都可以在表格内勾选完成。通过GTD表格小丽可以很好的掌控她的工作进展情况。

5）回顾（Relect）

达利欧在《原则》中写了这样一个公式：痛苦+反思=进步。可见复盘对我们能进步的重要性。我们可以通过通过日反思和周反思的方式，对GTD进行回顾。

在日反思的时候，可以使用4W2H的方法模块化的对自己提问，进行反思。4W2H是指where（在哪里） when（何时） what（什么） why（为什么） how（如何做）how good（如何做得更好）。

例如小丽晚上对自己当日工作总结的时候可以这样：

where：公司办公室

when：早上10点

what：给A客户的方案

why：针对客户推广方案给出更有力的证据

how：分析客户竞品推广情况

how good：提供竞品分析，以及市场消费者洞察

小丽可以通过GTD对自己的工作进行反思，让自己工作技能得到提高。

同时每周小丽也可以通过表格对GTD进行周反思复盘，发掘自己工作中的优缺点，进行增强和改进。

04有哪一些软件可以使用GTD？

市面上有非常多的GTD相关的清单APP，在网络上有看到人将GTD工具做了以下整理汇总。

我个人比较习惯用印象笔记（因为平时就是印象笔记的用户，习惯所有事情都集中在一个软件完成）。也有小伙伴还推荐Microsoft To-Do，因为windows和Mac系统的电脑电脑都可以用它，也可以电脑和手机同步，现在还是免费版本。

如果你分不清应该用哪一个软件，我建议，先找一个用得人多的先用起来，不要耗费精力在思考。先通过软件、工具方法，学习时间管理，懂得这个时间管理的术，分清工作的重点，才可以更好的掌控工作与生活，不浪费多余的时间与精力。

总结：

张萌在《人生效率手册》提出“人就像一台榨汁机，你把什么东西放进去，输出来的东西就是什么，而且你的比例调得不同，口味也就不同。”

领导对小丽说：“工作越忙碌的时候越需要停下来，花时间整理分析你的工作。在困难的工作环境中，磨炼你高效的时间管理方法，这样你的职场生涯可以越走越宽阔。”

你我共勉。

注：思维导图来自：灰