就不能按既有规章制度办事？

昨天另一部门领导来申请会议室，然而自己对会议室的管理觉得挺混乱的。现在的这间办公室归属我们部门管理，之前负责的老师说同一系统的直接报备登记，剩余部门申请一律在系统申请。

结果之前遇到一次已经在系统申请，然而周程表有学校领导会议没有报备冲突，还是得先安排给学校领导。

明明有系统，只要用会议室申请就不会产生冲突？为什么对不同部门要给予不同的对待？

今天因为会议室问题，又冲突，临时调整。就不能按既有规章制度办事？？？