本章节重点讲述了番茄工作法的原理,介绍了易效能番茄工作法表格及使用方法。
一、番茄工作法简介
番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是一种实用的微观时间管理方法。
番茄工作法以25分钟为专注工作的时间段,中途不允许做任何与该任务无关的事,25分钟后休息5分钟,每4个番茄时段多休息一会儿。番茄工作法适合工作或学习,不适合看电视、运动等其他事项。
具体做法
1、准备工作:找一个安静的地方,排除一切的干扰,做好纸、笔、番茄钟等工作相关的准备工作;
2、填写番茄工作法表格(或记在软件的清单里);第一个番茄钟可以用于前一天的工作回顾和当日的工作统筹,最后一个番茄钟用于工作总结和反思。
2、设定番茄钟(定时器、软件、闹钟等),时间是25分钟;时间到停止工作,并在列表里该项任务后记录;休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。
3、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉;每四个番茄钟后,休息25分钟。番茄钟1-3组/天。
4、及时记录中断情况,便于分析中断的原因,从而逐步减少被打断的次数,提升集中力和注意力。
二、番茄工作法表格
此表格包括活动清单、待办事项、计划外紧急和统计分析四大块区域。适用于1天的事情统筹安排,记录要点如下:
1、收集当日待办事项,在“活动清单”逐一列出;
2、按照重要性,标注出序号;
3、按照重要性顺序抄写在右侧的“待办事项”一列;
4、对每一件事件预估番茄钟数量,每行对应一个番茄钟—25分钟;
5、>5个番茄钟的事件要拆分,<1个番茄钟的多个时间可以合并;
6、统计番茄钟总数量,评估当日可用时间,确认计划的可执行性;
7、在“时间”列分别标注计划开始的时间;
8、右下角区域记录计划外紧急事务,用于工作总结、分析。
三、注意事项
1、减少外部打断。电话可以设置为静音或免打扰模式,只允许老板或家人的电话可以接入;对于微信等信息提醒,一律设置为勿扰模式;对于突然闯入的电话或人员,如果不是急事,可以告知:我过会儿回电话(或去处理)好吗?
2、应对内部打断。在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——
a.非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;
b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外紧急”),然后接着完成这个番茄钟。
3、全流程做到位。我们很多人只做到了设置25分钟,时间到也就结束了,缺少后续的分析总结。我们需要在一天工作结束后,对自己的工作时间进行分析,从而可以获得对自己工作能力的预估,实现合理安排工作、提升工作效率。
番茄工作法是一套简单的工具和流程,配合易效能的A4纸工作法使用,实现全身心的投入工作或学习,减轻时间焦虑,从而真正做到要事优先,精确地保质保量完成各项任务。
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