工作三年了,接触了形形色色的人,所以想借机写一篇文章关于职场礼仪。
关于自由
在职场肯定不同于在学校,在学校遇到不喜欢的课可以逃课。但是工作不一样,找到一份感兴趣的工作是幸运,但即使工作内容不喜欢,也要努力做好本职,因为老板是花钱请你做事的,不是让你来上兴趣班的。再者,你旷工要扣三天工资,那可是真金白银啊。
所以,按时上下班是作为一个员工最基本的礼仪。
关于师傅和同事
刚踏入职场,一般会有一个“师傅”,有一个靠谱的师傅能让你少走很多弯路,甚至对以后的职业规划都产生重要影响,而“师傅”的责任是培养你快速上手工作,而且他也有自己的工作,能够抽时间培训你是“情义”,所以在培训过程中,要认真记录要点,及时提问,末了要记得感谢“师傅”。
同事之间最基本的礼仪是:你的工作不阻塞我的工作。直白一点就是,干好自己的事,同时别碍事。其他时候,同事也可以做“朋友”,也可以有共同爱好,也可以一起玩。
但不要谈论关于公司或其他同事的负面信息,这是大忌。
关于交流沟通
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能当面交流,就尽量不要通过微信或qq聊天
原因是微信或QQ消息碎片化、不及时、不连续,在重要交流中效率太低。还不如当面交流,即使不能当面交流,也可以通过电话,这也比微信高效。
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重要内容走邮件,并抄送相关负责人
邮件的一个非常重要的作用是:数据留底。方便日后出现争议时,有相关依据可循。同时,抄送了相关负责人,也是对负责人的尊重,保证他们的知情权。
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交流沟通主次分明、要点突出
在面对面交流中尤为重要,当某个同事被你打断,为了让他迅速理解沟通的内容,你必须突出重点,简短描述。
一般来说,先说结果,再展开细节,细节可有背景、现状、矛盾、解决方法构成,简要说明要表达的内容。
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尽量描述客观事实
工作是理性的,客观科学的事实会更有说服力,所以即使你的观点被Challenge,也要保持空杯心理,如果你是错的,就大方的认错,不丢脸;如果你有理论证明你是对的,就大胆的表达。
关于会议
- 提前预约,提前订会议室
与外部公司洽谈合作,会议最好在一星期前预约;与公司其他部门讨论,应该在一天到三天前预约;与本部门同事讨论,一般只需要半天到一天前预约即可。预约会议前,必须保证届时会议室空闲,所以也要提前预定会议室。
- 邀请参加会议
视会议重要程度和参会人数而定,重要且人数较多的会议要提前邮件预约。
在会议邀请邮件中,邮件主题一定要写,而且要写与正文有关的主题,比如可以写:06-24下午2点【产品部&运营部】评审产品积分体系会议。
部门内的产品评审会议可直接在微信群预约。
- 会议主题
在会议开始时,会议主持人要先拟定会议的主要议题,会议按节奏进行,避免思维扩散、信马由缰,过多讨论议题外的事,会导致会议时间被拖延。
在会议中,
- 有关议题的关键成果需要记录;
- 暂未解决的问题也需要记录;
- 需要额外资源请求帮助的也需要记录;
- 会议后的行动计划要记录;
在会议结尾,总结一下记录的信息,确保与会人员信息同步。
- 会议纪要
对于重要且参会人员较多的会议,主持人需要整理会议纪要,把会议的主题、参会人员、主要议题、讨论成果、行动计划和待解决问题,然后邮件抄送与会人员。
关于书面表达
在工作中,比较正式的书面表达是邮件,我总结了一些Tip可以用于邮件。
1.主题。主题一定要写,而且要写与邮件正文有关的,非重要邮件不要随意加特殊标识,重要邮件正文可加上“【重要】”
2.收件人,抄送,密抄。
抄送的意思就是收到的人可回可不回的邮件,可看可不看的邮件,也就是说你的邮件可以发给多人,让多人同时收到你的邮件!当你发邮件时,对于所有的收件人和抄送人来说,地位上是一致的。都可以看到都能看到邮件都发送哪些地址以及抄送给了哪些地址,但是不知道密抄的对象。
但是,邮件的接收人是必须要回复的。对于密抄的对象来说,知道邮件的发送和抄送对象,以及知道自己收到的是密抄。
当需要把文件或信息传达给其他人时,固然要抄送到每位,但别忘了要抄送到主管上级、老板那里,虽然他可能根本没有时间看,但这种“以资证明”的行为不可缺少。
在职场中,善用“抄送”,是职场人士防范风险重要法宝,抄送可实现功能如下:
3.邮件正文。
工作邮件的称呼,一般为“XXX女士、XXX先生、XXX总······”,下一行空4格写问候“你好或您好”。
正文里要描述的事情应分“总-分”结构,先总述中心内容,然后分点描述;正确使用标点符号,禁忌错别字;多使用“谢谢”、“请”礼貌用语。
4.邮件落款。
邮件落款一定要注意写清楚两点:一是发件主体,二是发件时间。
没有落款,正式的个人签名也是一种礼貌的表现。正式的个人签名中,应该包含:姓名(如有英文名也应带上),邮箱,电话,公司,部门,职称。
5.邮件附件
邮件中经常会碰到附件,添加附件时需要注意:
- 附件一定要有准确的名字,尤其不要出现“新建文件夹”等字眼。
- 附件一般不超过4个,过多的情况下记得打包发送。
- 附件名称一定要在正文中提及。
- 附件最好是黏贴在最后,不行也最好PDF格式,PDF格式无论手机和电脑都能打开,而且格式不会受到影响。
- 用word最好能发送通用的格式,如2007版或2010版的docx格式,如果特殊格式最好单独说明。
6.邮件禁忌
- 切忌出现五颜六色的文字
- 切忌出现三种以上字体
- 切忌修改待回复邮件的主题
- 切忌在群发邮件里面讨论私事
- 切忌在群发邮件Challenge上司
结语
在工作中,如果遵从职场礼仪的话,会让你避免很多麻烦,办事效率也会更高。
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