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对于一个成年人来说，改变写作风格的难度太大了。这不是因为大家无法改变写作风格，而是因为改变写作风格就像学习打字，需要大量的重复练习，而多数正在企业和政府工作的人根本没有那么多时间。因此，他们还会不断地受到“写得再清楚一点”之类的忠告。
但是，文章条理不清还有一个比上面提到的原因更常见、但也更容易改进的原因，即文章的结构（structure）——也就是句子的组织顺序（不管句子本身写得是好是坏）。如果读者认为你的文章条理不清，很可能是因为你表达思想的顺序与读者的理解力发生了矛盾。
对受众（包括读者、听众、观众或学员）来说，最容易理解的顺序是：先了解主要的、抽象的思想，然后了解次要的、为主要思想提供支持的思想。因为主要思想总是从次要思想概括总结得出，文章中所有思想的理想组织结构也必定是一个金字塔结构——由一个总的思想统领多组思想。在这种金字塔结构中，思想之间的联系方式可以是纵向的（vertically）——即任何一个层次上的思想都是对其下面一个层次上思想的总结；也可以是横向的（horizontally）——即多个思想因共同组成同一个逻辑推理过程，而被并列排在一起。
你可以很容易地使受众理解用金字塔结构组织的思想：先从金字塔的最顶端开始，沿各个分支向下展开。首先表达的主要思想，使受众对表达者的观点产生某种疑问，而主要思想（金字塔结构中的）下一层次上的思想将回答这些疑问。通过不断进行疑问/回答式的对话，受众就可以了解文章中的全部思想。
I 从上面的片段中可以总结出，如何提高我们的表达能力，风格上难度比较大，我们可以从结构上面进行改变。首先，了解主要的抽象的思想，其次了解次要的，支持主要思想的思想，从金字塔的最顶端开始，沿各个分支向下展开。先总结后分述。在写作中，我们可以采用总分的形式，后面的分述来支撑前面的观点。在与人沟通中，我们可以采用先表达自己的观点，再说明原因。
A1在上个星期我们的年度绩效考核中，我们的考核周期从每年的2月到下一年的1月，调整为1月到12月。在与员工绩效沟通中，我发现自己就做的不是很好，对于这个时间的调整，我就先说了很多的原因，到最后才说出调整结果以及考核变化，让同事听起来就不是很清楚，到沟通结束时还有疑问。现在想来我当时应该这样来沟通。首先大家这一年的考核周期只有11个月，因为为了配合财务的结算，考核周由之前的2月到1月调整为每年的1月到12月。其次，大家这一年的考核基数就会相应的有小小的调整，这一个月的基数会在2018年的考核中发放。这样大家就能清楚的知道考核周期和考核基数了。
A2从下周起，在每月的员工沟通中，首先表达我找他沟通的原因，例如业绩下降，然后探讨如何解决这一问题，一起探讨业绩下降的各个原因，针对各项原因，再制定出具体的实施计划。
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