解决工作效率低问题之_利用时间管理对工作内容进行组织规划

一、工作中，每个人或多或少都会有过抱怨

在工作前两三年，面对各种不顺利、不舒心，大家或多或少都抱怨过：

• 唉，每天的工作好多啊，忙不完，时间不够用
• 我在忙着呢，不要来打扰我了
• 我明明很努力，经常加班加点，为什么工作还是没完成好呢
• 这件事情很难做，还是以后再做吧（……然后就没有以后了）
• 一天过去了，感觉什么都做了，又什么都没做完

二、聪明的人，在抱怨完后，会去思考，而不是一味的烦恼

每个人在工作中，一定都遇到过很多问题，那些困惑你，折腾你，或是精疲力尽或是恼羞成怒的问题。

聪明的人，在遇到问题后，会去思考问题症结在哪，如何出现，该如何解决。
安宅和人的《麦肯锡教我的思考武器》中说：

我总是提醒自己周围的人：一旦发现自己在烦恼，就马上停下、立即休息，并且培养能够察觉自己正在烦恼的能力。

而他周围的人则说：在安宅先生教给我们的事情当中，“不要烦恼”这一点最深奥。

三、在学习任何方法前，请找出自己的问题，对症下药

很多人会想，那我学一些时间管理方法解决这些问题呗，高大上的GDT，各种ToDoList工具，web应用、APP？
在您尝试这些方法之前，我还是希望，您能认真思考，一个很关键的问题—为什么要学习时间管理？

乍一听这个问题，我们的第一反应，可能是：时间管理可以提升我们的工作效率，可以让我们的工作更有条理，可以让我们做成更多事……
不错，这是它能给我们带来的好处，但这好处是“果”，而不是“因”，并不是我们要学习它的原因。

我觉得，当我们意识到自己工作中存在某些问题，而这些问题可能可以采用一些时间管理办法来解决，而我们目前还没有掌握这种办法，需要去学习。这才是学习时间管理的根本原因所在。

而这就需要我们去深究一个更重要的问题：我们在工作中存在了什么样的问题呢？
每个人的问题或多或少都有些相似，在工作的三年来，我在工作中通常会存在以下几个问题

1. 月初，我觉得时间还够用，有些事不是很着急，离截止日期还远，有些事太复杂，还没想通。这些事吧，暂且放一放，结果往往，一拖就是好几天，还是没安排上。

2. 月中，开始意识到快到月末了，我得要加班加点，通过增加工作时间的方式把之前落下的工作完结，感觉挺累。

3. 月末，反馈工作完成情况，结果完成率还是不高，总觉得自己近段时间来挺赶的、挺努力的，但为什么还是不行呢？但还没来得及细想，下个月的项目又要开始了

4. 每天上班开始时，拿着笔琢磨一下，今天我要做那些事情呢？哦，昨天遗留了几个功能没做、业务部门反馈有几个bug要去解决、有几个需求得抓紧时间沟通了……好像都挺紧急，好像都挺重要的，那就都做吧……

5. 每天上班过程，在全身心投入到某个功能的开发中，进入心流状态，视时间、空间如无物。突然，一个电话、一封邮件来了，只好把大脑切换过来，处理另外的事情，然而，往往是小事忙活完了，大事还是没集中出时间做。

6. 每天下班时，今天计划完成的工作怎么样了？哦，因为这样那样的原因还没有做完，具体还有哪些没完成呢。好吧，太麻烦了，明天再想吧。但往往，明天再想把之前的进度回顾来回，需要投入更多的时间。

上述的问题归纳一下：拖延导致时间没有及时开展、增加工作时间导致精力不足疲劳进而影响效率、没有及时总结调整导致一直使用错误的方法、工作内容缺乏规划导致无序、工作被干扰、工作完成情况没有及时总结

史密斯在《高效能人士的时间和个人管理法则》中说

“时间强盗”通常有以下五种：干扰，拖沓，改变优先级，缺乏计划，等待答复

我的问题其实就属于这几种。
意识到我们存在这样的问题，我们才能更好的学习相应的时间管理办法，对症下药，更有针对性的去学习。

四、利用时间管理，解决工作中的部分问题

先简单介绍一下什么是时间管理

百度百科上是这么解释的：

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。

简而言之，时间的本质是事件，时间管理就是管理生活中的事件，时间管理能力的强弱就是在一定时间能处理事件的数量和完成的质量。

结合到工作中，时间管理就是合理分配每件事的所需时间、每件事的优先级，进而实现完成这件事的目标。时间管理只是做成事的一种手段，其根本目的还是在于做成事。

可以采用什么样的时间管理方法解决工作中存在的部分问题

那么，应该采用什么样的方法解决这样的问题呢？以下是一些我觉得比较有帮助的方法

1、克服拖延症

首先需要弄清楚，我们通常在什么样的事情上拖延，是一件自己比较清晰但又觉得不是很紧急的事情？还是一件自己比较模糊，方案还没有考虑清楚的事情？为什么我们会在这样的事情上拖延呢？

个人经验，我通常会在事情比较模糊，潜意识下感觉弄清楚这件事挺困难，会让人觉得不愉快，所以拖延。

对于这样的情况，首先要做的是相信自己能胜任这项工作，然后将工作细化，分步骤分阶段，找出这项工作的问题点及难点，把事情大致理清楚。然后设定一个最后期限，给自己一点紧迫感（加强紧迫感，还有一个办法就是把这件事情往坏处想，想想，如果我没有按时完成，会导致什么样的后果，后果越严重，紧迫感越强）。

当然，方法还在于其次，最重要的是先弄清楚我们拖沓的原因。

2、在充分利用工作时间的同时适当休息

时间管理的目标在8小时内尽可能充分利用上6、7个小时的时间.长时间的加班、连续工作未必会带来效率的提升，适当的放松可以保持充沛的体力，按照番茄工作法中的说法，每工作半小时需要休息5分钟。

我个人的经验，当长时间被一个问题困扰时，最多三四十分钟，必须马上跳出来，休息一下，让大脑思路重新回到起点，这样更容易想出解决办法，避免在错误的道路上走得太久。

3、注意阶段性的总结影响自己工作效率低的问题

通常在周末、月末，需要反馈总体进度的时候，我们才意识到，时间已经花了很多，但事情还是没完成，但其根本原因是什么呢，有什么办法解决呢？往往还没来得及细想，就要去忙其他的工作了。

其实，磨刀不误砍柴工，抽出一些时间去总结之前的问题会更有价值。通常我会在下班后花十几分钟时间，回顾一下自己今天、近段时间在哪些事情上花了过多时间，效率低。是沟通过程耗时太久，是测试周期太长，是开发UI界面太慢，还是自己把过多时间花在不重要的事情上了？

4、每天上班前制定工作计划

按照PDCA质量管理理论(Plan计划、Do实施、Check检查，Action调整)，每天的工作应该是基于Plan计划的。上班前可以拿着小纸条或者用一些ToDoList软件，写下“待办事宜清单”，并按优先级，选出今天要解决的事情，列入“今日工作清单”，并稍作细化，预估一下时间。

《番茄工作法图解》一书中就介绍了戴明PDCA循环工作法

计划(Plan):定义预期的结果，以及达成它所需的流程
执行(Do):实施该流程
评估(Check):对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果，找出差距
应用(Act):对差距进行分析，找出问题根源，以图改进

5、对造成干扰的事情，重新进行优先级

虽然我们都知道，工作被干扰，再重新回到之前的思路需要花费更多的时间，但实际工作中就是会存在这样那样的情况，不可能，也无法避免被干扰。那么我们的问题就不是如何避免被干扰，而是降低干扰对已有计划的影响。

当另外一件事情插进来时，需要有自己的衡量标准（这个标准可以是，之前承诺过别人的事情优先做，对业务改进不大的功能后做，严重影响业务部门工作的功能先做），对于认为非常重要的，我们就干干脆脆把之前的工作的优先级调低，投入精力到新的工作上。对于不重要的，可以先记到“今日工作清单”低优先级中，把自己规划好的工作先完成，再去安排这件事情。

而如何进行优先级排序，对我来说一直是一个头疼的问题，直到我看到《小强升职记》一书：

需要先找到自己的价值观，然后才能根据价值观对人、事、物做出评估，最后才能决定什么是最重要的事。
尝试先找到自己的职业价值观，然后以此为标准来评判事情对你来说是不是重要，以及哪件事情更加重要？

6、下班前做今日工作总结、明日工作规划

下班后可以抽出一些时间，用记事本记录今天做了些什么，解决了什么问题，有什么收获；遇到了什么问题，需要如何改进？明天要做什么。

《你的知识需要管理》一书中，介绍了华为任正非的一个小事

任正非在一次高层会议上提问：“我的水平为什么比你们高？”大家回答：“不知道”。任正非说：“因为我从每一件事情（成功或失败）中，都能比你们多体悟一点点东西，事情做多了，水平自然就提高了”

五、推荐阅读书单

• 《小强升职记》
• 《番茄工作法图解》
• 《高效能人士的时间和个人管理法则》
• 《暗时间》
• 《奇特的一生》
• 《麦肯锡教我的思考武器》

感谢阅读，欢迎关注.陆续会分享，自己在解决工作、学习问题上的一些思考，希望能帮助到您

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作者:coder_o3
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