在职场上，汇报工作是有技巧的。汇报做得好，在一定程度上能弥补实践的不足。正如新东方员工在年会上的吐槽：“干得累死累活，到头来干不过写PPT的。”这种现象当然不好，但也从反面印证了汇报技巧的重要性。我们先来看这样一段话，这是某个秘书人员跟主管汇报一个需要改期的会议时间安排的情况：
“李总来电话说他不能参加下午3点会议了。刘总说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。张总的秘书说，张总明天晚些时候才能从上海赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗？”
如果你是主管，相信还没有听到最后关键的一句话，就已经被这几个人的行程搞懵了。然后，这TMD跟周四开会有什么关系？
反过来，如果秘书这样汇报：
“今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对李总和刘总都更方便，张总也能参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”
主管一下子就听明白了：好的，你去安排吧！
这种高效、清晰的汇报方法，就是人们常说的“金字塔原理”。它的提出者是美国人芭芭拉·明托。她毕业于哈佛大学，是著名的麦肯锡公司第一位女咨询顾问。她在1967年提出商务写作中的“金字塔原理”，帮助政府、企业高校等各界人士提高撰写商务文章、复杂报告和演示文稿的技巧。她根据自己的经验所写的《金字塔原理》一书，畅销40 年不衰，被译成多种文字，常年在各国畅销书排行榜名列前茅。2002年民主与建设出版社出版过王德忠、张珣的译本。笔者读的是南海出版公司的汪洱、高愉译本，2013年11月第二版，到2018年4月已经是第56次印刷了。在纸质印刷整体下降的背景下，可以想见这本书的受欢迎程度。
全书分为四个部分：表达的逻辑、思考的逻辑、解决问题的逻辑、演示的逻辑。贯穿始终的，就是金字塔原理。金字塔原理要求的基本结构是：
结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进；
先重要后次要，先总结后具体，先框架后细节，先结论后原因，先结果后过程，先论点后论据。
按照这样方式组织起来的文章、报告，越往上内容越精炼，越往下内容越丰富，呈现出金字塔结构，所以被称为“金字塔原理”。
金字塔结构
金字塔结构符合人脑特性
芭芭拉·明托指出，如果你的文章结构呈金字塔结构，文章的思路从金字塔顶部开始逐渐向下展开，那么读者就会觉得你的文章比较容易读懂，因为这与人类大脑的性质有关。
大脑会将其认为具有“共性”的任何事物组织在一起。当你听别人讲话或看文章时，就会发生类似的组织思想的现象：你会将同时出现的或位置相邻的几个思想相联系，努力用某种逻辑模式组织它们。这种逻辑模式必定是金字塔结构，因为只有金字塔结构才能够满足大脑的两个需求：
一次记忆不超过7个思想、概念或项目。
找出逻辑关系。
这里涉及到一个奇妙的数字“7”。心理学家乔治．A．米勒在他的论文《奇妙的数字7±2》中提出的，大脑的短期记忆无法一次容纳约7个以上的记忆项目。有的人可能一次能记住9个项目，而有的人则只能记住5个。
实际上，大脑比较容易记住的是3个项目，这也是演讲术中常用的“黄金三点”。当然，1个项目最容易记住，但1个项目往往不够用，也显得没有水平。而当大脑发现需要处理的项目超过4个或5个时，就会开始将其归类到不同的逻辑范畴中，组装成金字塔结构，以便于理解和记忆。
反过来，凡是预先归纳到金字塔结构中的沟通内容，都更容易被人理解和记忆。作者应有意地将沟通内容组织成金字塔结构，包括口头表达和书面表达——说话、培训、演讲、报告、述职和写文章、总结、申请、方案、计划等。
表达：自上而下，结论先行
理清表达思想的顺序，是写出条理清晰文章的最重要方式。而清晰的顺序，就是先提出总结性思想，再提出被总结的具体思想，即要自上而下地表达思想。
为什么要坚持先总结后具体的表达顺序？因为受众的大脑只能逐句理解作者（演讲者、培训讲师）要表达的思想。他们会假定一同出现的思想在逻辑上存在某种关系。如果你不预先告诉他们这种逻辑关系，而只是一句一句地表达你的思想，读者就会自动从中寻找共同点，将你所表达的思想归类组合，以便了解各个组合的意义。
正如开篇所举的例子中，秘书在讲述所涉及的几个人的情况的时候，听者就要揣摩，你传达这几个人的信息，究竟要表达什么。如果你一开始把结论告诉听者，那么他就会很快把这几个人的信息组织起来，就能更容易理解作者表达的思想。可见，条理清晰的文章应当具有金字塔结构，并且不断“自上而下”地向读者传递信息。
如果不在一开始就告诉听众结论，还有一种风险是听者可能把前面的信息归纳到别的结论上去，带偏了节奏，给沟通带来更大的困难。
思考：自下而上，总结概括
搭建金字塔结构，也就是思考的过程，与表达的过程恰恰相反，一定是自下而上进行总结概括的：要从最底部的层次开始，将句子按照某种逻辑顺序组成段落，然后将段落组成章节，最后将章节组成完整的文章，而代表整篇文章的则是金字塔最顶端的一个思想（中心思想、核心观点）。
金字塔的思想结构有纵向和横向两个维度。
从纵向维度看，位于一组思想的上一个层次的思想是对这一组思想的概括；相应地，这一组思想则是对其上一层次思想的解释和支持。就像堆砌金字塔一样，下一层级的一组思想，支撑起上一层次的思想。
思维和写作中的主要活动，就是将较具体的思想概括抽象为新的思想：段落的主题就是对段落中各个句子的概括，章节的主题也是对章节中各个段落的概括，依此类推。
从横向的维度看，每组中的思想必须属于同一逻辑范畴，必须在逻辑上具有共同点，都必须按逻辑顺序来组织。组织思想基本上有四种逻辑顺序：
演绎顺序，就是著名的“大前提、小前提、结论”的程序进行
时间（步骤）顺序，即第一、第二、第三等；
结构（空间）顺序，如北京、上海、广州等；
程度（重要性）顺序，最重要、次重要等等。
创建逻辑结构，必须保证划分后的各部分符合以下要求：
各部分之间相互独立(mutually exciusive)，没有重叠，有排他性。
所有部分完全穷尽(collectively exhaustive)，没有遗漏。
这两项要求，简称为“MECE”。
作家冯唐的“金字塔”实践
说来有趣，我第一次接触“金字塔原理”是通过作家冯唐的文章《老聃的金字塔原则》。他说：
“进了麦肯锡公司，我被训练的第一个玩意儿是金字塔原则。后来证明，这也是之后诸多训练中，最宝贵最有用的玩意儿。”
不过，正如很多啃原著的读者感受一样，冯唐也认为明托老太太这本书写得啰里啰唆，有凑字数赚稿费的嫌疑。冯唐说用一百字就能说清：
“金字塔原则就是，任何事情都可以归纳出一个中心论点，而此中心论点可由三至七个论据支持，这些一级论据本身也可以是个论点，被二级的三至七个论据支持，如此延伸，状如金字塔。”
无论复杂的事还是简单的事，都可以这样写。冯唐评价：
“金字塔原则看似废话，但确实是一个伟大的原则，一个伟大的方法论。”
冯唐认为，金字塔原理第一个伟大在于能解决问题：“当你尝试解决问题时，你从下到上，收集论据，归纳出中心思想，从而建造成坚实的金字塔。有了这个大致的目标，问题解决起来最有效。”
第二是管理手下：“如果你是领导，有经验，有手下，对于某个问题，你根据经验提出假设，迅速列出第一级三至七个支持论据，分别交待给不同的手下。两周后，手下提交报告，你汇总排列，从而建造成坚实的金字塔。”
第三是交流成果：“问题已经解决，金字塔已经建成，需要交流的时候，你从上到下，从金字塔尖向领导汇报。”“你在电梯里遇到领导，给你三十秒，你只汇报中心论点和一级支持论据，领导明白了，事情办成了。”
其实，作为曾经的麦肯锡员工，冯唐写书、写文章都带有很明显的“首先……第二……第三……”的痕迹，也成为他的一种独特的行文风格。
网络时代写作者仍然需要“金字塔原理”
《金字塔原理》提出于四十年前，但在今天碎片化、移动化的网络读写时代，金字塔原理的适用范围更加广泛。
在网络快餐文化环境中，一篇文章，特别是时评类、论说类的文章，读者往往首先要看你的题目，也就是结论，决定是不是要读；然后看几个段落的概括句，也就是小标题，是不是有价值。很多时候，读者只看这两层就够了。所以提炼好每部分的精华，至关重要。芭芭拉·明托提出了提炼标题/总结句的几个原则：
要避免使用“缺乏思想”的句子；
要说明行动产生的结果／目标；
要使用明确的词汇／语句；
相同的思想（观点、论点、建议等）应使用相同的句型；
标题与正文应分开考虑；
……
这几点对于写学术论文也很有帮助。
至于如何使用金字塔原理解决问题，如何在书面写作、PPT文稿及文章的字里行间中体现金字塔原理，作者都做了细致的指导。有兴趣、有决心提高自己写作水平的作者，《金字塔原理》是一个很好的指南。
不过，金字塔原理也有不适用的场合。冯唐提醒过：“作为中国人，需要小心的是，我们传统上日常生活的交流，不是从金字塔塔尖到金字塔基底的，而是相反。”比如我们会对小王的妈妈说：小王吃喝嫖赌抽，坑蒙拐骗偷，打瞎子骂哑巴，挖绝后坟敲寡妇门，小王是个坏蛋。而不会这样说：小王是个坏蛋。然后看看小王妈妈的反应，再进一步提供证据：小王吃喝嫖赌抽，坑蒙拐骗偷，打瞎子骂哑巴，挖绝后坟瞧寡妇门。“纯用金字塔原则交流，在中国，容易找抽。”
另一个场合就是写小说、剧本或其他以情节曲折取胜的文学体裁，彩蛋在最后，高潮、转折在最后。提前说了，那叫剧透，更是找抽。
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