【主题5】:避干扰,表难处
【片段来源】:《番茄工作法图解》 拆书家:刘文惠
【R:阅读原文】
总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。
处理外部中断的策略,由以下四步组成。
(1)告知:“我手头有事,正忙。”
(2)协商:“周五再帮你做,行吗?”
(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
(4)答复:按照承诺回电或答复,不然,下次别人就没法信任你了。
【I:用自己的语言重述知识】
【What】当你正思如泉涌的在写方案时,你的领导突然给你一堆资料让你整理成一份表格,这临时增加的任务就是原文说的干扰,中断了你的思路,也有可能打乱了你的计划,你很为难。
【Why】接受干扰事情,思路中断再找回会比较困难,效率会降低,计划会被打乱。直接拒绝干扰,人际关系可能会受影响,那怎么去处理呢?
【How】六字方针:避干扰,表难处。具体步骤如下:
告知。告诉对方自己正在做什么事情,紧急程度如何,大概需要多长的时间。比如“你好,我正在写司庆方案,2个小时候后要交,时间很紧张”。这一步体现了诚恳的沟通态度。
协商。根据自己的计划提出一个可行性的时间。这一步是告诉对方可以接受这个事情。
计划。把这个干扰事情列入到自己的计划当中,设置一个未来的番茄钟,变成一个常规性任务。
答复。在约定的时间内完成并给对方一个答复。
当然这四步并不是万能的,覆盖不了所有的场景。比如不能确保人际关系不会受到影响,因为还跟沟通技巧有关。告知,协商,计划,答复这四步主要是为了帮助我们充分利用时间,有效管理时间。
【作业】 请根据上面的【R】与【I】写出你的:
【A1:描述自己的相关经验】
请想一想,在以往的工作和生活当中,有没有在认真做某件事时被干扰?比如在整理数据报告时被同事要求帮个小忙?比如你在健身房挥汗如雨时老妈打电话让你帮她上网抢个包包?请回忆一下,并将它详细的描述出来吧。
【A2:我的应用(目标与行动)】
在学习了避干扰,表难处的方法之后,请想一下在什么情况下做事时可能会被干扰,如果被打扰了,你会怎么用今天学的告知、协商、计划、答复这四步来处理呢?
【A1:描述自己的相关经验】
最近我在忙最终的预算定稿期间,经常有同事来找我要数据或是问问题,这周一,有一个同事在我忙到紧要关头的时候过来找我要数据,我当时头也没回地跟她说:“现在没空,下午给你。”结果一忙起来就把这件事忘记了,下午她很不高兴地又跑来找我要,我才想起来,虽然数据给她了,但是这件事既影响了我们之间的关系也影响了我的信誉。
反思:
在这件干扰事件的处理上,我没有一点是做对的。
告知:我应该跟她说:“不好意思,我在忙着更新预算,领导在等着要。”这样既是对她的尊重也表明自己的诚恳,而不是直接说现在没空。
协商:应该询问她是否紧急,下午给她是否可行,而不是自己一副高高在上的姿态说:“下午给你。”
计划:答应下午给她之后我应该把这件事加入到自己的待办清单中,但我没有加,所以一忙起来就把这件事忘记了。
答复:没有在约定的时间发送给她,既影响了我们之间的关系也影响了我的信誉。
【A2:我的应用(目标与行动)】
今天下午我要对这次预算工作进行一个全面的复盘,不希望自己的思路被打断,但是期间可能会有同事来找我要数据,如果被干扰了,我要采用以下方式处理:
告知:告诉同事我当下在做的事情:“不好意思,我在整理预算工作的文件及复盘。”
协商:询问他是否紧急,跟他协商下班前反馈或者下周一反馈。
计划:将这件事记入自己的待办清单,注明需要完成时间。
答复:在我们约定好的时间将对方需要的东西反馈给他。
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