如何写好一封工作交接邮件

前言##

基本上在职场上都会碰到工作交接的问题，比如调岗的时候，离职的时候，或者看目前这个工作任务不爽的时候。另外有时候我们也会碰到接收别人留下来的工作的问题，碰到交接不清楚的时候真的会让人很抓狂，这种时候就会问候前任无数次。所以说如果不想成为被人明里暗里问候的前任，就很有必要做清楚交接。当然这个事情说起来很简单，也很符合社会主义核心价值观，但是做起来又是另外一回事，而且从我过往的经验来看，其实大多数人并不知道怎么交接，或者说不知道程序上怎么做交接，因为我发现基本上大家的交接就是按照离职流程表上把自己手上的资料整理打包，再和交接人讲解说明一下就完事了，再好一点会写个材料和任务清单给交接人。但是很少看到有人会写一封正式的工作交接邮件出来，但其实这是很有必要的。邮件的好处包括：

• 可以送达多方，这样所有的交接关联人都会知道整个情况，包括你原来的老板。毕竟写邮件抄送老板一下很正常，但是你交接工作拉着老板在旁边听就很奇怪了；
• 邮件作为公开信息，一经确认，减少扯皮。毕竟把错误推到前任头上是一件非常轻松惬意的事，都怪前任留下的烂摊子，我也没办法。这个锅可不背；
• 邮件方便盖楼。万一关于交接的内容后面有些还要确认的东西，有个邮件楼也比较方便查找和回复，盖了100多楼的交接邮件也是见过的；
• 其他。把工作分好类，分别对应不同的交接邮件。清清楚楚的感觉让强迫症患者心情愉悦，更好地面对下一份工作。

交接邮件写什么##

交接邮件的目的是为了工作任务的无缝衔接，减少别人的麻烦，也减少自己的麻烦。毕竟交接出去了，受苦的是接盘侠，要从接收者的角度想想诉求：
1.要知道发生过什么事
2.要知道接下来将会发生什么事
3.要知道为了应对接下来发生的事应该要做什么事
解决了这三个方面的诉求，应该会被温柔地问候了。

谁要出现在收件人中##

工作交接邮件和farewell letter不一样，不需要广而告之，所以就不用费力地把全公司有过接触的人都拉到你的收件人中了。收件人分为主送和抄送，一般主送为要直接处理这部分工作的人，抄送为需要了解相关情况但不需要直接处理的人，当然你的老板是肯定要出现在抄送人一栏里面的啦。

交接邮件怎么写##

根据交接邮件的3个目的，其实邮件该怎么写的结构已经比较清晰了，应该是3+1的模式：

目的	邮件内容	结构
为什么有这封邮件	介绍自己的工作变动，向关联人介绍工作交接人	part 1
要知道发生过什么事	介绍与该项工作有关联的前序工作情况（这部分也是对前序工作做的确认）	part 2
要知道接下来会发生什么事	介绍目前正在进展的工作，对已经清晰的部分和待处理的部分做说明（介绍已经清楚的部分一方面是告诉交接人工作进展，另一方面也是和关联人做确认）	part 3
要知道为了应对接下来发生的事应该要做什么事	介绍目前自己正在采取的措施和下一步的工作计划	part 4

有一种观点认为交接人会有自己的工作方式，因此不应该将自己的措施和计划强加于人。但实际的情况下短期内对已有计划做大变动的情况是比较少的，特别是项目进展中段的时候，这种情况下告诉交接人员目前采取的措施和下一步的工作计划是很有必要的。
同时，在交接邮件中要留下相关人员的联系方式，方便之间的联络。

结语##

其实工作交接邮件写起来还是比较简单的，关键还是工作意识的问题。

附一篇培训项目工作交接的邮件做参考：

关于HT公司第二批新人训工作交接的邮件
主送：Monica（PFM）, Abby Li（HT）
抄送：Walker You（HT）

Hi, Monica & Abby：

因为我个人的原因，后续的培训工作将由综合人力部高级经理Abby负责，望能继续配合她的工作，为HT提供更好的培训服务。

第一批新人训概述
【时间】2016年5月22日—2016年5月26日
【住宿及室内培训地点】嘉善世博大酒店
【户外拓展地点】嘉善碧云花园社区，西塘古镇
PFM培训执行时所负责的主要事项：
1.住宿，餐饮，茶歇安排
2.室内培训场地预订，布置及现场协助，课程所需教材及资料的制作和准备
3.嘉善当地用车预订及安排
4.安排《赢在起点》职业化培训讲师
5.预订及安排拓展场地，安排拓展培训师
6.培训全程跟拍，照片集和视频制作
7.培训T恤制作

附件一为HT公司和PFM签订的培训协议

第二批新人训目前情况说明
第二批新人训项目已经和Monica这边做过沟通，目前拟了两个方案，方案一是和第一批培训相同，还是在嘉善进行；方案二为松江绿亿农庄的培训方案。预算及日程和Monica也已经做了交流，目前两个方案已经移交给Abby。我个人倾向采用方案一，场地成熟度会更好一些，但是费用也贵，后续请Monica与Abby直接沟通。需要我协助的地方，随时联系。

联系方式：
Monica：1891895XXXX
Abby：1380500XXXX