3.1快速导入文档

设置保存时间：

【选项】【保存】【保存自动恢复信息时间间隔】中的自动保存选项。如果时间间隔太短会频繁耗费系统资源，文件太大时会导致PPT保存时不响应其他操作。

使用大纲编排文档

要对文档设置大纲，可以在word的【视图】选项卡中单击【大纲视图】进入大纲模式。

然后在文档中选中标题段落（可以同时选中多个段落），在大纲的下拉列表中设置相应的大纲级别。大纲级别数字越小表示层次级别越高。

Step1：【视图】→【大纲视图】

Step2：选中段落→设置大纲级别

设置过大纲格式的word文档,可以直接应用于创建PPT文档

操作:【开始】→【新建幻灯片】→【幻灯片(从大纲))】→选定word文档

转换规律:

word→ PPT

一级大纲→标题

二级大纲→一级大纲

三级大纲→二级大纲

直接在word里生成PPT

Step1:打开【选项】菜单

Step2:点击【快速访问工具栏】

Step3:在下拉菜单中选择

Step4:点击【发送到Microsoft PowerPoint】

Step5:点击【添加(A)>>】

Step6:按下确定

如果是word2010,需要先建立一个”新建功能选项卡”.把【发送到Microsoft PowerPoint】功能插入到你创建的选项卡中,然后你的word菜单栏会出现你添加的分组菜单.

批量调整大段文字:

如果创建一个PPT文件,那么直接写入占位符区域的内容默认进入【大纲视图】页面区.

如果是手工输入的文本框或者图标里面的文字,它们属于没有层次结构的内容,不出现在大纲视图区.

调整段落或幻灯片顺序:

在大纲视图中选中部分段落文字,按住鼠标左键的同时移动鼠标,可以将选中的段落移动到其他位置,既可以调整到当前幻灯片页面的不同位置,也可以剪切到其他幻灯片页面中.

如果在大纲视图中直接单击左侧的某个矩形图形,就可以选中整页幻灯片,此时按住鼠标左键再进行拖拽就可以调整幻灯片页面的顺序.

幻灯片拆分:

如果希望将某页幻灯片中的文字段落拆分到两个或两个以上的幻灯片页面中,可以选中需要拆分的位置,按回车键插入新的一个段落,同时输入新的页面标题,然后选中这个标题文字,单击右键,在右键菜单中选择【升级】命令,这样就能拆分出新的一页幻灯片来.

3.2快速导入表格

常规方式:

在Excel复制,在PPT中粘贴(5种粘贴方式):

1.套用幻灯片主题格式

2.保留源格式

3.嵌入(双击可进入编辑环境)

4.粘贴成图片

5.仅保留文字

连接到源表格的粘贴方式(可随Excel更新):

Step1:在Excel当中复制表格

Step2:切换到PPT程序

Step3:【开始】选型卡→单击【粘贴】按钮下方的下拉箭头→【选择性粘贴】→左侧【粘贴链接】→右侧列表选择【Microsoft Excel工作表对象】

Step4:单击【确定】

链接表格的更新:

1.打开幻灯片时更新

2.手动选择更新:选中目标表格,在上面单击右键,在右键菜单中选择【更新链接】命令即可.

更改链接源:

在PPT的菜单上依次单击【文件】→【信息】,在右侧下角选择【编辑指向文件的链接】命令,打开【链接】对话框.

在对话框中会显示当前幻灯片文档中所有的链接文档(链接失效的会显示”不可用”字样),选中其中需要更改的对象,然后在右侧单击【更改源文件】按钮,就可以在电脑中重新确定目标链接表格的所在.

直接嵌入或链接表格:

在菜单栏上一次单击【插入】→【对象】,打开【插入对象】对话框,根据其中不同的选项设置,可以分别嵌入或链接Excel表格.

选择【由文件创建】选项,然后单击【浏览】按钮找到需要导入的目标Excel文档,最后单击【确定】按钮就可以以嵌入方式导入表格.

如果同时勾选【链接】复选框,就会以包含链接的方式导入表格.在幻灯片中双击表格,会在Excel程序中打开链接的目标表格文件.

超链接到Excel表格(尤其适用于因版式设计限制无法直接显示的情况):

Step1:在Excel当中复制表格

Step2:切换到PPT程序

Step3:【开始】选型卡→单击【粘贴】按钮下方的下拉箭头→【选择性粘贴】→左侧【粘贴链接】→右侧列表选择【附加超链接】

Step4:单击【确定】

此方法生成一个包含超链接的文本框,所显示的文字内容是其链接的表格中左上角单元格里的内容,可以选中文字以后进行更改.在幻灯片播放状态下单击这个链接可以通过外部的Excel程序打开目标表格.

选中文字部分单击右键可以选择【编辑超链接】命令,在打开的对话框中可以更改链接的目标文件和位置.

3.3幻灯片的母版和版式

复制母版和版式

如果仅仅希望使用某个幻灯片的背景或某个版式，可以对该幻灯片的母版或版式进行复制。

在需要复制的演示文档菜单栏上依次单击【视图】→【幻灯片母版】，进入母版编辑环境，然后选定需要复制的母版或版式，单击右键，选择【复制】命令。

然后切换到需要粘贴的演示文档中，同样通过【视图】→【幻灯片母版】进入母版编辑环境，在母版列表中单击右键，在粘贴选项中包含两种粘贴模式：【使用目标主题】和【保留源格式】。

【使用目标主题】方式会将当前母版中定义的主题颜色和字体应用到粘贴后的版式中。

【保留源格式】方式会将源格式中所使用的母版一同粘贴到当前文档中，但在此母版下仅保留之前复制的那个版式。版式中仍沿用之前的主题颜色和字体。

3.4快速导入其他幻灯片

重用幻灯片

除了直接复制粘贴的方法，PPT中还可以在不打开源演示文档的情况下，直接从其中导入所需的幻灯片页面，这个功能称为【重用幻灯片】。

在PPT的【开始】选项卡中单击【新建幻灯片】的下拉按钮，在扩展的面板底部选择【重用幻灯片】命令。

在窗口右侧会出现【重用幻灯片】面板，单击【浏览】按钮可以定位需要导入的PPT源文档，选定以后会在下方显示其中的每个幻灯片页面。单击其中的页面即可将该页幻灯片插入当前正在编辑的演示文档中。如需保留原有的样式，可以勾选下方的【保留源格式】复选框。

在幻灯片页面上单击右键，还可以选择【导入全部幻灯片】（一次性将源文档中的所有幻灯片页面一同插入当前文档）、【将主题应用于选定的幻灯片】（将源文档中的主题应用到当前正在编辑的幻灯片上）等命令。

演示文档的合并

Step1：在菜单栏上依次单击【审阅】→【比较】

Step2：选定文档后合并（在【选择要与当前演示文稿合并的文件】对话框中选定需要导入的源文档，然后单击下方的【合并】按钮）

Step3：接受修订

Step4：结束审阅

（接下来在【审阅】选项卡中单击【接受】按钮就可以显示导入当前文档中的所有幻灯片。导入的幻灯片会保留原有样式。最后单击【结束审阅】按钮，确定修改并退出审阅模式）。

3.5快速导入图表

选择合适的图表类型：

1.饼图和圆环图：常用于展现局部在整体中的占比或份额，例如市场份额、经营收入结构等数据。

2.柱形图：一类与时间无关，用于展现多个项目、多个类别之间的对比，例如各部门的销售数据、各网站的用户数等。另一类柱形图与时间序列有关，常用于展现某个项目在时间上的分布或趋势，例如某一段时期内的公司业绩数据等。

3.条形图：作用与柱形图相似，通常也用于展现多个项目、多个类别之间的对比。与柱形图相比，由于方向上的改变，条形图通常可以用来显示更多的项目，例如多个手机品牌的销量排名、不同国家的网络用户数排名等。

4.折线图：常用于展现随时间有序变化的数据，表现数据的变化趋势，例如某段时期内的公司股价数据、某个地点的气温变化数据等。折线图也包含普通折线图、堆积折线图和百分比堆积折线图几种不同的样式。

有的折线图只显示平滑曲线，而有的折线图会在折线上显示数据标记（数据点），这通常取决于数据量的多少，如果数据量比较少，可以采用显示数据标记的形式；如果数据量比较大，则更适合采用平滑曲线。

5.散点图：常用于展现两组数据之间的关系，表现两组数据间的相关性和分布特性。数据来源常见于统计数据、科学数据或工程数据，例如展现多个国家的国内生产总值与其人口数据之间的关系。

6.气泡图：如果在散点图两个维度数据对比的基础上，需要继续增加一组数据进行三个维度上的关系分析，可以使用气泡图。气泡图除了在横轴和纵轴两个方向上展现数据以外，还可以根据数据点的大小（面积或宽度）来展现第三个维度上的数据。

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写在最后的话：此章节依旧是依据自己情况而摘录，很多操作摸索一下就能懂得，所以请谅解，如有想学习更多具体操作，请翻看秋叶大叔的《和秋叶一起学PPT》，谢谢！