大家好！

在昨天的文章中，我已经就0到1过程中的架构设计和关键指标定义进行了说明，下面就来和大家谈谈配套流程的设计。

设计配套流程

完成了采购工作的架构设计和关键指标定义后，我们就需要将其应用到在线数据表之上，具体如何呈现，我这里就不再赘述，操作方法和我们日常使用的Excel表是一样的。

其实，我们在从0到1搭建任意一类在线数据表时，都可以遵循这样的基本原则，也就是先将架构规划好，然后再去呈现在数据表上，不要在尚未做好准备时就匆忙开始。

当我们完成了在线数据表的设计之后，我们就可以制定配套的流程了。当然，我们在设计数据表架构和关键指标时，其实应该提前将行政采购中各角色及其对应流程考虑在内了。

用于日常管理的在线数据表以及管理流程，这两者其实是共生的关系，缺一不可，同时，当其中任意一处出现变更时，那么这样的变更也需要同步到另一处，确保两者间能达到严丝合缝的境界。

在上一篇文章的关键指标列举中，我们可以很清楚地看到，不同角色所承担的职责是不同的。

其中，我们也可以很明显地看到有一个先后顺序在内，即先有不同条线的行政工作人员对采购需求的录入，后有行政主管的审批，最后再到采购工作人员的执行。

基于这一原则，流程的制定其实就非常简单了。下面我就针对这三个角色进行展开。

行政工作人员

无论是哪位行政工作人员，也无论是因为紧急事宜，还是在日常检查中发现物资不足时，都可以在同一张在线表格上提出需求。

在数据表上，可以将需要采购的物资，以及与该物资相关的关键指标进行填写，确保其准确性和完整性，以此作为后续采购工作的依据。

如何确保填写的准确性和完整性呢？我觉得需要做到以下方面：

首先，行政主管应编制一份简易的数据表使用指南，并将该指南发放给每一位行政工作人员，同时，在日常应加强其培训和学习，这个和复杂系统上线后的工作是完全一致的；

第二，行政主管需要对数据表的填写和使用体验负责，需要确保行政工作人员在填写内容时有较高的体验。比如，对于一些有一定规律的填写项，可以采用相应的下拉列表，这样既保障了体验度，也使填写的内容更为可控；

第三，对必填项和选填项进行定义。为了防止一线员工在填写过程中遗漏了必填项，我们可以通过条件格式功能设置规则，将遗漏的必填项以一种特定的颜色高亮显示，提醒其进行填写。

这里我补充一点，如果当前采用的在线文档工具具有提醒功能，即当任意一方修改了在线数据表之后，其他几方都能第一时间收到通知，那么这样的工具本身就具备了对采购需求的快速响应，无需额外增加流程。

而如果在线文档工具不具有提醒功能时，那么可以适当增加相应的流程。

比如，行政工作人员在完成了采购需求条目的填写之后，可以在协作群中@一下，提醒行政主管和采购工作人员。

当然，行政主管和采购工作人员每天也需要定时对该表进行查看，甚至直接让其处于打开状态，以便能第一时间了解最新的需求。

行政主管

在整个行政采购流程中，行政主管将负责相关的审核工作。

首先，行政主管在获悉行政工作人员提交的采购需求后，应结合其填写的关键指标和相关数据进行严格审核。

一旦对填写的信息有疑问，或者本身就不符合填写规范，则需要进一步与相关工作人员进行确认。

在得出确切的确认结果后，视具体情况，对相应条目的采购内容进行修改，然后在下拉列表中选择是否同意采购，并写上自己的意见。

除了对采购事项负责外，行政主管也需要在日常工作中进行观察，看看行政和采购工作人员在使用过程中有哪些问题，同时也需要认真倾听他们在使用过程中提出的任何建议和意见，为后续的不断优化提供依据。

另外，对于采购工作人员的响应速度和效率，也需要行政主管进行日常的管控。

行政主管的定位非常清楚，不仅仅是作为日常行政采购工作的重要节点，同时也是行政采购工作的整体负责人和设计师，需要对整个行政采购工作的正常运行负责。

采购工作人员

采购工作人员是采购工作的最终环节。

当行政主管同意了采购需求之后，采购工作人员就需要执行对应的采购工作。

这时，采购工作执行的主要依据就是行政工作人员与行政主管共同确认的需求，采购工作人员先看一下目前的填写内容有没有问题，有问题的话再反过来与行政人员和行政主管进行确认。

如果都没有问题的话，那么就执行采购工作。

需要注意的是，采购工作并不是对号下单就结束了，而是需要对其过程进行跟进式的关注，最终实现闭环化的管理。

在一开始，需要确认预计的到达时间，如果目前可实现的时间无法满足要求的话，那么同样要与行政人员和行政主管进行再次商议，直至拿出最佳解决方案；

而在采购过程中，行政采购人员又需要及时发现并定位相应的问题，一旦提前获悉相关的风险消息，则应该第一时间进行同步，便于行政主管进行及时决策，从而将采购延误的风险降到最低。

在下一篇文章中，我将跳出从0到1的阶段，进入从1到无穷的阶段，这个阶段需要我们将这一工作推向专业化和精细化，不断提升行政采购工作的质量。