在工作中，开会是个很常见的事，很多人会发现，人们在开会的时候，有相当多的时间都浪费在听别人讲那些人人都知道的事情上，就像复读机一样让人难以自拔啊。更让人郁闷的是，真的带着新信息来的人往往无法提醒其余的参会者去了解这些信息。造成的结果是这种情况下做出的决策，往好听上说是“还凑合”，往难听上说就是“相当糟糕”。对此很多员工会认为“开会纯粹就是浪费时间”。而组织开会的管理者则为例行开会达不到很好的效果而苦恼。
其原因在于，参会者之间没能够很好的共享信息，导致无效的沟通。那么，我们应该采取哪些措施来确保人们毫无保留地共享信息，高效地进行沟通呢？在此给出几个建议，仅供参考。
一、请参加会议的人在开会前独自提交相关信息。这样做之后，大家提交的看法和意见就不大可能受到其他人的影响。这个方法对那种希望得到创新想法的会议尤其管用。请大家事先提交想法，往往能让更多人的意见得到倾听，于是就能收集到更多创新想法。培训课程和家庭会议也能使用类似的方法。例如，如果你面临一个问题或一项挑战，需要每个组员都贡献智慧。那么，与其让每一个人在开会的时候同时说出来想法和建议，更高效的做法是请大家提前花几分钟想一想自己的主意，然后写下来，提交给全组。这样做能让那些比较安静的参会者也能畅所欲言，免得他们的声音被那些表现欲强的大嗓门组员所淹没。
二、组织会议的人最后一个发言。对于这一点，传统企业显然是难以做到的。在很多公司中，组织会议的管理者有着极强的表演欲望，总免不了先在会议的开始，尽情演绎一番。殊不知，这种一层不变的以管理者先发言的会议流程，就像一条充满腐臭味的水沟一样，让人觉得恶心啊。说的好听点，对于这种开会方式，很多员工已经麻木了，说的难听点，这种管理者自我陶醉的开场白，在员工眼里就是一个跳梁小丑罢了。为此，很多管理者会说，他们之所以一开始说那么多，是因为很多时候员工的发言积极性不高。为此，他们似乎很容易忘记从自己身上找原因，之所以员工不愿意发言，是因为一开始管理者的一言堂的表演欲望，形成了一个习惯，为此，久而久之，员工们当然就觉得没有发言的必要了。
那么为什么会造成一言堂的情况呢？是因为组织会议的管理者往往不知道自己的意见会影响大家。如果一个领导者、经理或家长先把看法说了出来，小组成员往往就会下意识地听从，其他的想法和意见就没有产生的机会了。为了避免这种潜在的不良影响的方式之一，就是让领导者先听完大家的看法，然后再表达自己的意见。要记住开会的正确姿势应是：组织开会的管理者仅仅作为配角，参与开会的员工才是真正的主角。这样的会议才有意义，这样才起到了真正的管理效果。
三、做个任务清单会很有用。这一点就不赘述了，大多的管理者都能做到。
四、对于不同的会议目的采取不同的座次安排。科学研究表明，圆桌式的座位能够唤起人们的归属感。因此，参会者更容易重视小组的整体目标，也容易被强调全组利益的信息和提议说服。对于这一点，在餐厅里采用圆桌聚餐方式，大家应该能体会到。相反，当座次安排呈现出长方形或正方形的时候，效果刚好相反。这种座次安排激发了人们对独特性的追求。因此，人们更容易响应那些以自我为中心的信息和提议，容易表现出个人主义。
如果会议的目的是创造合作互助的氛围，那么圆桌式的排位更有利。因此，如果一个团队领导者想要说服员工齐心合力行动起来，那么他最好把大家的座位摆成圆桌式的。如果员工中有平时不大合群的人，这样做就更加重要了。反之，如果团队的领导者希望让团队的成员为自己的行动负起责任，那么正方形或长方形的桌型会更好。当然，某些会议既需要合作，也需要个人采取行动，那么可以在会议的进行中调整桌型。另外，开会之前就把座位分配好，而不是让大家自行找位子会更好。因为物以类聚、人以群分。正如在很多婚礼上，当人们看到写着自己姓名的桌卡时，都会乖乖地坐下。
如果你能够很好地运用以上几点到开会中，那么就可以让一个会议更加高效地进行，而不会觉得开会纯粹就是浪费时间了。
参考文献：《细节》
图片来源：摄图网
图片授权基于：CC0协议
网友评论