【手札·时间管理】

作者: 庸人沐一 | 来源:发表于2018-10-16 09:01 被阅读0次

我们每天都有很多事情要做,在我们的大脑里每天都会冒出很多想法。

如果我们不能用一个优秀的脑外系统来管理自己的想法,那么很多事情就会被遗忘,因为我们的大脑是记不住事情的。

而当我们的事情没有被完成时,我们的大脑就会感到非常焦虑。

我们把存在于大脑里的事称为“杂事”。

如果大家学会了清空大脑的技巧,学会把所有的杂事放到脑外系统,例如我们推荐的软件:Omnifocus,当然大家也可以用自己熟悉的,自己喜欢的记录软件,例如:备忘录或者纸笔记事本......都可以。

当我们把自己很多的想法与待办事项从大脑里移除,把它们移记到软件或者纸上时,我们就能进行更清晰的评估,进而把重要有意义的事都由想法转化为“下一步行动”。

在上一讲中我们提到了“体检”的例子,其实体检对我们的工作和生活可能影响并不大,但是如果没完成,我们就会焦虑它,或者忘记它,没计划地猛然想起,我们也无法立刻就解决掉它。

所以像“体检”这一类的杂事,我们只有先把它记下来,我们才能安心地继续做手里正在进行的工作,它就不会引发我们的焦虑和关注。

而等到我们有空的时候,打开自己的收件箱,看到这众多的杂事,我们就可以批量评估,并转化自己的下一步行动。

见到每一件自己记录下来的杂事,我们都问自己3句话:要不要做?我要达到的结果是什么?我的下一步行动是什么?

例如:把“体检”转化为“我要打电话给招商银行预约去体检”。

我们要把收件箱清空,把每件杂事都转化成:我+动词+关键人+事情。

这时候我们的杂事和想法就没有了,有的都是下一步行动。

我+动词+关键人+事情,这个句式里面有动词,有动词我们就能很容易地进行相应的行动,并且把类似的行动组合在一起批量地做。

比如:打电话、电脑处理、在家、外出、委托他人......根据性质与情境,我们可以批量地行动处理。

其实这就是我们之前讲过的“情境清单”。

当我们情境清单上的事情设定了明确日期时,我们就要把它移放到日程表上去。

所以,要把大脑里的事情和想法付诸于行动,我们首先就要把它们收集到脑外的记录系统,例如你认可的软件或者纸笔。

为了进一步去实施,从而让我们取得结果,我们还需要把收集下来的杂事转化成下一步行动,然后我们就会拥有相应的情境清单和日程表。

情境清单和日程表,是两个非常重要的分类,情境清单很灵活,日程表很严谨。

要把大脑里的想法和杂事转化为下一步行动和情境清单,以及日程表,就必须经过这3个问题:要不要做?我要达到的结果是什么?我的下一步行动是什么?

每一件事都需要问这3个问句!

刚开始大家会觉得特别困难、特别麻烦和特别不习惯,因为你的事情非常多,你要一次性把所有的事情按照这个标准重新筛选,工作量会非常大。

所以这就要求大家要抽出专门的时间来做这个行动。

一旦做完了这个事,你的杂事收件箱一旦被清空,所有的行动都被放入情境清单和日程表,接下来你就会轻松很多。

而当下次再有新的事情进来,要处理的数量也是少的,你再进行评估和转化就会很容易。

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