想法和杂事,是不可以被管理的,我们能够管理的只有行动,通过反思的那3个问句,我们就可以把它们转化为行动。
上面说的“反思”,在易效能的理念中,我们也常把它称为“明确意义”。
那么今天这一讲,我们要给大家分享的一个理念就是:先有意义,再有条理!
很多人都会列清单,但在易效能看来,大家所列出来的往往都是杂事。
把杂事进行分类和整理,从本质上来讲是不可能实现的。
这就好比你要整理非常杂乱的汽车后备箱,有车的人都知道,这真是一件痛苦的事,因为大多数人整理不好。
这是为什么呢?
因为我们大多数人只懂分类,不懂“明确意义”,所以大家的整理就仅限于把东西归归位。
那么今天教给大家这个正确,并行之有效的整理做法:先有意义,再有条理。
条理,通常指的就是分类;
意义,通常指的就是筛选。
当我们在做事情的时候,脑子突然蹦出的新想法,我们要非常快速地把它记录下来,不能花太多时间在新想法上,只有这样我们才能活在当下。
我们只能把1%的精力,用来做收集。
等我们有时间来整理自己的“杂事清单”时,我们就会发现:
有些事情可能是眼下紧急的,我们需要尽快处理;
有些事情非常重要,我们在某年某月某日之前一定要完成;
有些事情不重要,我们可以把它删掉了;
有些事情我们还没有考虑清楚,暂时放入“将来/也许”清单吧......
对事务明确意义就是要:删除不需要做的;暂时保留还需要酝酿的;待办的就放入日历和情境清单中。
明确意义意味着我们要进行选择与取舍。
管理学大师德鲁克讲:80%的事情不需要做,或者不需要自己做。
同时,还有大量的事情是我们暂时还拿不定主意要不要做,或者在等待时机做的,例如:有时间就除除家门口的杂草,有机会就去坐坐热气球等等,这些都是可做可不做,又不紧急的事。
把这上面说到的两类事务去掉,剩下的就是你的承诺。
有截止时间的承诺就放入日历;
没有截止时间的承诺,那些需要根据你的时间、空间和精力去做的事务,就统一放进情境清单。
为什么要先有意义,再有条理呢?
因为人活一生,事情是做不完的,我们只能做重要的事。
所以我们需要对每件事进行思考和评估,在明确做它的意义之后,把那些不重要的删除;把暂时没时间做的搁置。
剩下的事情就是必须要做的。
这时我们再把这一项里的事务进行更严格的分类,分为日程事务和情境事务。
日程性的事务一定是少的,而情境性的事务一定是多的。
情境性的事务还要进行进一步细分,比如分为:在家、办公室、外出、电脑旁、等待......
这样当我们处在具体的某个情境的时候,我们才能做到快速地调出清单,并进行处理。
当然如果大家是靠纸笔记录,没有用很专业的软件,要快速调出自己的情景清单怕是不容易。
但是如果你每天的事情并不多,你的生活已经很有规律,例如:
你每天要做的事情只是溜溜狗、做做饭,看看孩子,那么这一系列的技术你都用不上了;
而如果你是某公司的高层,你大量的事情都可以委托给下属,你每天的工作只是去公司溜达溜达,偶尔开个会,那么你可能也不太需要这些时间管理技术。
但如果你是一个正处在创业期或者成长期朋友,亦或者你是某公司的中坚力量,在职场中你每天有大量的事务要处理,那么,我们的这套系统对你来说就会非常非常有用。
而如果你是一个崇尚极简生活方式的人,我们这套系统也可以用简化的模式去运行。
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