印象笔记之"信息断舍离"

印象笔记断舍离

1. 我和evernote的结识
   2013年的8月30日，我在evernote中写入了我的第一条笔记。在使用evernote三年的时间里，我总共累计了2352条笔记。在这期间，evernote存储、记录了我工作与生活中点点滴滴。同时，我也见证了evernote一步步实践“人机融合”的“梦想照进现实”。evernote是互联网创业大潮中的一支独角兽，其立志要做好百年的服务。创业之初，evernote想要成为人类的第二大脑，之后的口号演变成“save everything”，现在则是“be everyone‘s workspace”，几年中，evernote口号的变化与我使用evernote进行个人管理的层次提升平行演进。
   

   图一

2. evernote强大的普适性和收集功能
   evernote犹如一根“质朴”实用的画笔，每个生活的画师都可以用这只神奇的笔勾画出“专属”于自己的画作。‘质朴’意指evernote的基本功能简单、易用、扎实，而且丰富；‘专属’意指每个人使用evernote的方式各不相同：作家使用evernote收集写作素材，白领使用evernote安排工作流程，学生使用evernote记录课堂笔记。Evernote拥有十分完备的输入体系，横跨各个平台和操作系统，这服务于evernote早期“save everything”的理念：浏览器中的web clipper可用于剪切整个网页、图片和文字，PC端的截图、复制和粘贴，移动端的录音、手写和拍照。另外，加之邮件和其他平台软件的share功能，evernote的收集可谓无处不在，无所不能。如果你想把所有感兴趣的东西轻松方便的保存在同一个地方，evernote是不二的选择。然而，某一天，在你感慨于evernote强大的收集功能之余，是否突然发现自己的evernote中拥挤了成百上千条笔记。紧接着，一连串的问题涌上心头：该拿这些笔记怎么办？如何为我所用？如何让每条笔记赋予个人的标签？

3. 对笔记进行深加工-分类
   对于海量的笔记，一套完善的管理系统必不可少。分类可以作为一项传统而又实用的管理方式。人类可以区分不同事物的类别，并且为每个类别赋予一个含义，进而产生概念。比如说：人类区分植物和动物的不同，把他们分成两类，赋予不同含义，然后分别对植物和动物采用不同的行为方式。同理，我们为不同的笔记分门别类，赋予他们含义，从而产生“笔记本”的概念。之后，我们就拥有了许多个具有不同概念的笔记本。不同类的笔记本也可以进一步分类，成为不同的栈（见 图 2）。这就是evennote中笔记、笔记本和栈的笔记层级管理概念。见图3，00@GTD_list是栈，存放我进行GTD管理的多个笔记本。在进一步观察这些笔记本：motto是我的座右铭，每天都用来检视和提醒我工作和生活的各个方面；inbox是收件箱，存放各个来源的笔记，等待进一步的加工和分类；action_todo则是进行下一步行动的工作空间。诸如此类，我们应该赋予每一个笔记本确定的含义，切勿含糊，第一眼看见他们时，能够马上反应出下一步行动。在重复的实践过程中，不断强化笔记本和行为模式之间的连接，这也就是心理学中的条件学习过程。该过程通过重复的连接强化，建立学习能力。
   

   图二
   图三

4. 对笔记进行深加工-贴标签
   另外一个对笔记进行分类管理的重要系统是标签（tag），有人认为标签系统相对于笔记本系统，具有以下优势：

   • evernote对tag的数量没有限制，而对用户建立的笔记本个数有限制（250个）
   • tag可以无限层级，而笔记本系统只有栈，笔记本，笔记3个层级
   • 同一条笔记可以属于不同的tag，但是每条笔记只能归属于1个笔记本

似乎tag的使用更加灵活，不受限制。然而，从个人的使用经历来看：tag更像是一个与笔记本系统相辅助的分类体系，两者结合使用才可以为管理、查询笔记带来诸多便利。如果单独使用tag进行分类管理可能不会收到很好的效果。毕竟笔记本系统是我们使用多年的思维模式，例如：衣柜中放的就是衣服，碗橱里放的就是餐具等等。这些来源于生活的思维模式深深铭刻于我们的脑海中，具有快速启动和提取的优势，如果一味追求创新而使用tag，发生和传统思维模式的冲突，反而适得其反。因此，个人觉得：tag可以作为笔记的一种特征（feature），用来标识除其核心特征之外的次要特征，例如一条笔记核心特征是一项任务工程，其辅助特征是重要性和紧急程度，因此我会把它放入case_todo笔记本，区分其核心特征，然后加上important、urgent等辅助特征的标签，进行进一步的分类管理。另外，在搜索查找中，对那些标签进行充分利用，还可以发挥意想不到的效果，这个以后我会专门成文介绍。

5. 对笔记进行深加工-自上而下的搜索
   著名博主-“电脑玩物”十分推崇evernote的搜索功能，认为整理和分类可以用搜索功能替代。evernote的搜索功能确实十分便利、实用。然而，evernote的搜索和其他所有的搜索引擎一样，如果在搜索前不知道到自己要搜索什么，再强大的搜索引擎也无济于事。在搜索时，我们试图寻找我们渴求的未知，但这一过程中，先验知识十分重要。极端状况下，先验知识是100%，用户知道这条笔记放在evernote中的哪个栈，哪个笔记本，而且这个笔记处于触手可及的位置（例如：快捷栏），那就没有搜索的必要，直接到那个地方，拿到这条笔记就好了。退一步，用户只是大概记得笔记的题目或者内容，不知道笔记的位置，那么有必要使用搜索功能，因为只有该功能才可以快速到达目的地，但是evernote的搜索速度则不敢恭维。此时，如果你知道自己的这个笔记放在哪个分类之下，那么就没有必要进行全数据库搜索，直接定位栈或笔记本，搜索速度会有指数级的提升（evernote最近升级的版本搜索速度提升非常大，同样加入了 common + J for Mac 和 control ＋Q for Windows的全局搜索快捷键，确实方便不少）。当然搜索中的一些功能是非人工可以完成的，如：按时间、按数据源、按标签等搜索。但是我想表达：在搜索中要加入必要的先验假设，这样的搜索才会事半功倍，否则再强大的搜索引擎也不会实用。

6. 对笔记进行深加工-定期检视，断舍离
   evernote用久了，慢慢会成为你的个人管理系统。有必要对你的系统进行“断舍离”，“断”——切断无用信息的输入，“舍”——舍弃阻碍系统运作的杂质，“离”——离开“save everything”的执念。定时的检查这个系统的性能十分必要。你可能需要定期（每周、每月、每年）回答以下问题：

   • 每个笔记本的定义是否明确？每个笔记本的作用是否明确？
   • 笔记本使用的频率如何？有哪些笔记很少去看过、修改过？
   • 没看过的笔记是否可以删除，或者作何用处？

每周做一次这样的检视，舍弃对自己不重要的笔记，离开执念，此是断舍离中的“舍”与“离”。更为重要的是从源头切断对自己不重要的笔记，这是断舍离中的“断”。但是，“断”这个步骤最好不要在evernote的入口进行。一方面这会增加输入的思考成本，阻碍流畅的输入流程。另外，多数情况下输入的情景不适合停下思考，可能会影响你思维质量，影响你对笔记重要性的判断，甚至打断你正在进行的任务。所以我推荐把所有的输入放在inbox中，在inbox中进行集中的加工和决策，判断笔记的重要性和轻重缓急，然后放入自己的个人管理系统中。

在巨大的信息洪流中，有了evernote这只装备精良的战船为你乘风破浪。万事均已具备，但是唯独还缺少“笔记深度管理”的这股“东风”。只有对笔记进行深度的加工，才能让自己的知识管理系统“去粗取精”，保持活力。