时间管理是一项人生基本功,做好这项基本功可以让我们走上高速发展的快车道。
【进阶课第十六讲】日理万机的秘密:执行三大流程日理万机的技术,行动的三大流程---记录、排程和执行!
一、正确的“记录”
需要把所有的事情都记录下来,让它们能清晰地展现在我们眼前,这时我们才能解放大脑低级的记忆功能,释放大脑高级的思考判断功能,从而识别并根据情况动态调整那些对我们来说,什么是真正重要的事。
排除大脑干扰的方法就是:凡事做记录!记录要快,不用对事件进行任何的细化加工处理。
只要不是立刻就非处理不可的事情,建议就把它们先统统记录下来,等做完眼下手头上的事务之后,再安排时间去妥善处理它们。
找一张纸一支笔,或者打开一个自己的手机或电脑里的记录软件或者app,找一个安静不被打扰的时段,把自己脑子里的所有事物,大到环球旅行,小到今晚吃什么,等等一切都记录下来,进行一次批量记录之后,再养成“随手记”的习惯。
二、准确的“排程”
对于每一件事,你都要认真地问自己一个问题:这件事我要不要做?如果你心里的答案是:它不重要,不要做,那么就把它从你的记录中删掉;如果你想来想去还是没想好要不要做,那么就把它暂时搁置,推迟行动;
如果你的答案是这件事很重要,必须做!这时你就要遵循“近细远粗”的原则,选出最近2周要完成的事务,有明确截止时间的就把它放进“日历”,没有明确截止时间的就把它放进“弹性清单”。
不管是日历里的事件,还是弹性清单里的事件,只要是确定最近2周内要做的事,我们就要把它们优化细化,按照重要程度和紧急程度分别找到每件事的行动第一步。
三、严格的“执行”
在排程中,我们拥有了两周内的事务,被分解成为日历和清单。
两周的视角非常好,日历事件严谨必须完成,清单事件灵活可以提前推迟。
在此过程中,还可以继续执行易效能的4D原则。
1、删除(Delete):把与目标无关、不重要、没意义的事情从自己的记录中删掉,不执行;
2、推迟(Delay):把和重要不不紧急或者暂时没有考虑好的事件暂且搁置,推迟执行的时间;一旦没有重要紧紧事件的时候,一定要抽出时间来关注这些被推迟的事件。
3、委托(Delegate):学会授权与合作,将能委派出去的事情尽量派给更适合干这件事的人去完成;
4、执行(Do):那些无可推脱,非你不可的重要紧急事情,就不要犹豫,马上去做!做完以后,去关注重要不紧急的事件,并思考如何改善。
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